貸し会議室を予約・利用する際に注意すべきポイントとは？

近年では、貸し会議室の利用目的が、会議や打ち合わせなどのビジネス利用だけでなく、パーティーや懇親会など、プライベートな利用へと多様化しています。
一方で、利用状況によっては施設側と利用者、または利用者同士でのトラブルが発生することも出てきました。
トラブルによってはイベントの進行が滞るだけでなく、施設自体が利用できなくなってしまう、違約金が発生してしまうということもあるようです。
そんな事態を回避するためにも、貸し会議室を予約・利用する際に、いくつか注意しておきたいことを確認しておきましょう。

貸し会議室を利用する際に、なぜトラブルが発生する？

貸し会議室で起こるトラブルの原因は、冒頭でも説明したような用途の多様化にあります。
現状、貸し会議室はビジネス目的だけでなく、個人がプライベートな目的で利用するケースも増加傾向にあるため、施設側と利用者のあいだにおいて、認識の違いからトラブルになることがあります。

例えば利用者は、下記のような基本情報については、事前にしっかり確認するでしょう。
・利用料金
・キャンセル料
・損害補償
・利用時間
・広さ

しかし、細かい利用規約については見落としがちです。
そのちょっとした見落としから、施設側とトラブルになってしまうことがありますので、しっかりと注意事項を確認しましょう。

貸し会議室の利用でトラブルを予防するために注意すべきポイントは？

では、具体的にどのようなことに注意すれば良いのか、ポイントを絞ってご紹介していきます。

・飲食の持ち込み

飲食物の持ち込み自体NGの施設や、持ち込み料・清掃料といった別料金が発生する施設など、規約はさまざまです。必ず確認するようにしましょう。

・レイアウト変更

室内のレイアウトを変更する場合、別途料金が発生することがあります。また、利用者自身がレイアウト変更を行う場合は無料であることが多いので、しっかり事前に確認して選択すると良いでしょう。

・大きな声や音響

セミナーやプレゼンテーション、パーティーなどで、大きい音を出すことが予想される場合は、施設側に防音状況を確認しておきましょう。騒音は、近隣の利用者とトラブルになる恐れが一番高いです。
どれくらいの大きさなら迷惑にならないのか、事前に音量を調節しておきましょう。

・部屋の開錠時間

利用する部屋の開錠時間は、予約時間の何分前になるのか確認しましょう。イベントの準備やセッティングが、開錠からでは時間が足りない場合は、予約時間を前倒しする必要があります。

・定員以上での使用

特に懇親会やパーティーなどで、急遽参加人数が増えてしまったときに多いトラブルです。施設によって規約も変わりますので、事前に確認しておきましょう。

・喫煙

基本的に、室内での喫煙を禁止している施設がほとんどです。喫煙コーナーが別に設けられていることが多いので、場所を確認して参加者にマナーを守った利用を呼びかけましょう。

・ゴミ

貸し会議室の室内に設置されたゴミ箱を利用できる施設から、施設側でゴミを処分するので部屋にそのまま残して良い施設、すべて持ち帰らないといけない施設など、規約はその施設によってさまざまです。
当日困ることのないよう、事前に確認しておきましょう。

・第三者への転貸

申込者と異なる第三者への転貸は、基本的に禁止されています。万が一そのような事象が発生した場合は、速やかに施設に相談するようにしましょう。
規約を破れば違約金が発生する場合や、使用許可が下りなくなってしまうなどのトラブルになりかねません。

このように、貸し会議室を借りる際は、トラブルにならないよう注意事項を十分に確認しておく必要があります。基本的にマナーを守って利用すれば、特殊な違約金が発生したり、利用許可を取り消されたりすることはありません。
少しでも疑問に思うことは、事前に運営会社に相談して、当日はスムーズに進行するよう準備しましょう。

注意事項は貸し会議室を利用する全員に共有する

利用規約は貸し会議室の施設や、部屋ごとに変わってきます。
どの施設や部屋を選べば利用目的と合致するのか、施設選びに失敗しないのかは事前の確認次第で大きく変わります。特殊な規約が存在することは少ないので、一般的なマナーを守っていれば問題なく利用できる施設ばかりです。
ただ、喫煙やゴミは利用者によって認識が異なる場合がありますので、注意事項は必ず全員で共有しておきましょう。もしくは、部屋の入室時やイベントの開始時に、しっかりと案内をしておくことが大切です。

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