会議室に求められる設備・環境とは

取引先や協力会社を招いたり、大人数での会議を行ったりするために、貸し会議室を使うのはよくあることです。そんなときは、スムーズで充実した会議を行うために、事前に確認しておきたいポイントがいくつかあります。
今回は、貸し会議室を使う際のチェックポイントをご紹介します。

立地や広さに加えて机・椅子をチェック

貸し会議室を選ぶときには、まず参加者全員が集まりやすい立地を選ぶことです。もしも車で来場する参加者がいるなら、近隣に駐車場があるかどうか調べておきましょう。
次に部屋の広さです。5～6人の会議に、学校の教室ほどの広さは必要ありません。これでは寒々とした雰囲気になってしまい、活発な議論は期待できないでしょう。
逆に、通勤電車のようにすし詰めの状態も困りものです。人は他人との距離が近すぎると、一気に緊張が高まります。ごく親しいメンバーだけならともかく、会議の環境としては好ましくありません。
貸し会議室を選ぶときには、参加人数よりも少し余裕のある部屋を選ぶといいでしょう。

椅子や机などは、あまり問題にされることはないようです。しかし、1時間、2時間と長時間に及ぶ会議となると、椅子の座り心地は無視できません。パイプ椅子では疲れも溜まってくるでしょう。会議の所要時間を考えつつ、こうしたところにも注意しましょう。
また、机については、資料を広げたりすることを考えると大きいほうがいいように思えます。ですが、あまりに大きな机では参加者同士の距離が遠くなり、会議には逆効果となってしまうことがあります。

必要な設備がそろっているかをチェック

会議の参加人数や目的にもよりますが、プロジェクターやモニター、ホワイトボードなどは、有無だけでなくサイズも確認しておきましょう。
いずれも大きいほうが使いやすいものですし、特にホワイトボードはサイズが小さいと書き込める情報量が少なくなってしまいますから、できるだけ大きな物を使いたいところです。
なお、ホワイトボードの中には、書き込んだ内容をそのままスキャンしてプリントできるものもあります。このタイプでは、書き込んだ内容をすぐに参加者に配ることができて便利です。
プロジェクターやモニターについては、当日になって「使い方がわからない」というトラブルも起こりがちです。取扱説明書があれば済むことですので、事前に管理会社へ問い合わせるなどして、準備しておくといいでしょう。
また、最近では、多くの貸し会議室がPCの持ち込みに対応していて、無料で使える無線LANを用意しています。こうした環境があれば、議論の流れに合わせて必要な情報を検索することも容易になりますので、参加するメンバーによって必要性を検討しておくと良いでしょう。

防音対策や窓からの眺望をチェック

参加者が会議に集中するために忘れてはならないのが、防音対策は万全かという点です。交通量の多い幹線道路沿い、あるいは人通りの多い繁華街の中などは、外の騒音が部屋の中にまで入りやすいものです。こうした騒音は、イライラを募らせる原因になりますから、できるだけ避けたいところです。
また、大きな部屋を簡易的な壁で小さく仕切っているような会議室では、「隣の部屋の声がうるさい」ということも起こります。これは、外からの騒音以上に煩わしいものですので、やはり避けるべきでしょう。

窓からの眺望も、会議の雰囲気に影響を与えます。あまりに殺風景であったり、「窓の外は隣のビルの外壁」などという環境であったりでは、参加者のモチベーションも下がってしまいます。
これらのことを確認するには、現地の写真や周辺の環境などを事前に調べておくことです。ある程度はWeb上でチェックすることもできますが、一度現地に足を運ぶのが確実です。

貸し会議室を選ぶ際のチェックポイントまとめ

このように、貸し会議室を選ぶ際のチェックポイントは多々あります。前述した内容と重複するところもありますが、おもなところをリストアップしておきましょう。

・参加者の交通の便は良いか、周辺に駐車場はあるか
・参加人数に合った広さがあるか
・必要な設備や機材はそろっているか、利用方法は確認できているか
・持ち込み機材がある場合は、それが使用できるかどうか
・予約時間に余裕はあるか、当日の延長は可能か
・飲食は可能か、ケータリングは使えるか
・防音や眺望について、写真や現地の事前確認をしたか
・予算内に収まっているか、オプション料金は必要か

これらの点について事前に確認しておけば、まず問題ないでしょう。あとは議論に必要な資料などを用意して、充実した会議を目指してください。

〈参考〉
『会議に呼ばれる人はずされる人』（野呂エイシロウ／日経BP社）
『不毛な会議・打ち合わせをなくす技術』（齋藤孝／PHP研究所）

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