施設利用料の勘定科目は？セミナー・イベント運営・貸し会議室など

近年、業種や業態を問わず日々多くのセミナーが開催されています。BtoBビジネスマーケティングのひとつとしても人気のセミナーですが、自社で「セミナーを開催したい！」と思うものの、費用の内訳や計上する勘定科目について悩んでしまうことはないでしょうか。

1回のセミナー開催でどのくらいのお金がかかるのか、詳しい内訳を把握しておくことは今後の企画立案にも有用です。本記事では、セミナー運営費はどのように処理すればわかりやすいのか、勘定科目の扱い方を中心に解説します。

セミナー運営にかかる費用とは？

ひとことにセミナー開催といっても、準備などを含めると、さまざまな費用がかかることをご存知でしょうか？企画・準備から始まり、集客のための告知、開催当日の運営からアフターフォローまで、セミナーの開催には多くの手順が必要となります。そのため、会場や講師にかかる費用はもちろんのこと、参加者を募るための費用やその他もろもろ、思いのほか細かいお金が必要となるでしょう。
セミナー運営にかかる費用の内訳については、ざっと次のとおりです。

集客のための費用

セミナー開催でもっとも重要となるのが、参加者を募集することです。セミナーの参加者を集めるためには、さまざまな方法で広告や宣伝をおこなう必要があります。
告知の方法は、ダイレクトメールの送付やメールマガジンの配信、チラシ・フライヤーの配布、プレスリリース、コーポレートサイトやブログへの記載など多種多様。企業によって告知方法はさまざまで、集客にかかる費用は宣伝方法により大きく変わってきます。

会場のレンタル費用

セミナーを自社開催する場合、必ず必要となるのが「会場の確保」です。会場は多くの場合、貸し会議室やレンタルスペースを利用するのが一般的でしょう。会場レンタル費用のほか、必要に応じて机や椅子、音響装置やプロジェクターなどの備品を借りる費用もかかることがあります。
貸し会議室は立地や広さ、設備や使用時間によって料金がさまざまなので、参加人数に見合った条件の会場をレンタルするとよいでしょう。

講師への謝礼

講師の選択は、集客にも大きな影響を与えるでしょう。自社の社員が講師を務める場合は、講師料はかかりません。しかし外部の講師に依頼するとなると、別途費用がかかってきます。
講師料については、実績や知名度・人気度によって料金に差がありますが、だいたい1日5万～6万円程度が平均とされています。また、講師料とは別に現地までの交通費が必要となることもあります。著名人や誰もが知る有名人の場合は、講師料が数十万～100万円を超えるケースも珍しくありません。

運営スタッフに関する費用

セミナー開催にあたっては、当日のスムーズな進行のため、最低限のスタッフを配置することが望まれます。管理責任者・進行役・アシスタントのほか、誘導スタッフ・受付スタッフなどそれぞれ数名程度が必要となるでしょう。
これらを社員で対応することが難しい場合は、セミナー運営スタッフを雇う必要があり、人件費や交通費などの費用がかかります。

資料など配布物の準備費用

セミナー当日は、参加者に配布する資料の準備も必要です。アジェンダやアンケートなどのほか、必要な資料があればすべて印刷・製本しなければなりません。セミナーの規模が大きく参加人数が多ければ多いほど、印刷費もかかることになります。

勘定科目の基本

企業の経営状態を把握するためには、勘定科目について知る必要があります。勘定科目は、「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」の5つのグループに分類され、資産や負債の増減、費用や収益の発生について、誰が見てもわかるようにするために必要です。

勘定科目は法律による決まりごとはなく、同じ内容の支出でも各企業のルールに従って自由に設定することができます。
たとえば、筆記用具は事務用品費や消耗品費に、打ち合わせでの飲食代は会議費や交際費・福利厚生費などになります。勘定科目は「何にどのくらいのお金を使ったか」を把握するために必要なので、目的や状況に応じた仕訳をおこなうことが大切です。

勘定科目は基本的に利用目的で分ける

前項で「目的に応じた仕訳が大切」と解説しましたが、セミナー開催にまつわる費用はどうなるのでしょうか。勘定科目を設定するポイントは、名目ではなく「目的」です。つまり、「何に支出したか」ではなく、「何のために支出したか」ということです。

仕訳の具体例（会場のレンタル費、配布資料の費用など）

では、会場のレンタル費用について考えてみましょう。通常の会議が目的で会場をレンタルした場合は、「会議費」として計上します。しかし、セミナーや研修の目的で会場を借りたとすれば、勘定科目は「研修費」となります。

配布資料についても同様です。通常の会議で使用するなら「会議費」ですが、セミナー開催に必要な場合は「研修費」として計上することができます。ほかにも交通費や消耗品費など、セミナー開催にまつわる費用であれば、研修費とすることができる場合がほとんどです。

研修費として処理が可能なものは次のとおり

セミナー開催にかかる費用は国税庁が定める教育訓練費であり、「研修費」として処理することができます。前述の会場レンタル費や配布資料の費用以外にも、次のような費用が研修費として計上可能です。

【研修費にできる項目】
・他社が主催する研修会や研究会、セミナーや教育訓練などへの参加費
・自社が主催する研修会やセミナー、教育訓練などの開催費用
・自社が主催する研修会などの講師への謝礼金及び交通費
・研修時に使用するテキストなどの印刷消耗品費
・研修などで必要な書籍などの購入費
・研修などの運営費
・研修などで使用するための外部施設費用

研修先までの交通費や宿泊費などは含めない

国税庁によると、教育訓練費とは「法人がその使用人（役員の親族など役員と特殊の関係のある使用人及び使用人兼務役員を除く）の職務に必要な技術又は知識を習得させ、又は向上させるために支出する費用」と提示されています。

そのため、研修会場までの交通費や宿泊費、夜の懇親会にかかった費用などは職務の習得に直接関係がないため、研修費とは別に計上したほうがよいでしょう。会場までの交通費や宿泊費は「旅費交通費」、懇親会の費用については「接待交際費」などと計上するのが一般的です。

まとめ

セミナーを開催するには、多くの費用がかかります。次回の参考とするためにも、正しい仕訳をおこなうことが大切でしょう。勘定科目は「交通費」や「会議費」といった名目で見るのではなく、何のために使ったお金なのか「支出の目的」を考えてみるとわかりやすくなります。

ただし冒頭でも解説したように、勘定科目については、法律による厳格な決めごとはありません。そのため、たとえばセミナーで使用した筆記用具の代金を「研修費」にする企業もあれば、そのまま「事務消耗品費」とする企業もあります。
このように、企業によって費用のとらえ方が異なることは珍しくないので、自社の仕訳ルールや支出の目的に応じた勘定科目を使用するようにしてください。

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