目的別！活発なやりとりにつながるミーティングスペースのレイアウトアイデア集

情報共有ミーティングの場合

定例の営業会議や来期の部門目標発表会など、情報共有がメインのミーティングには、参加者の人数が多いことのほかに、発表者の話をその他の参加者が聴くというスタイル上の特徴があります。
ミーティングスペースのレイアウトとしては、大人数を収容する必要があるために、前方にある演壇に対してデスクとチェアが正対して並ぶスクール型を採用することが多くなるでしょう。
しかし効率的に大人数を収容することだけに目がいきすぎると、デスクの前後間隔が窮屈で疲れるとか、前に座っている人が邪魔で発表者が見えないなどの問題が発生するので注意が必要です。

また大人数でおこなう情報共有ミーティングは、長時間になることが想定されます。平面的に大空間であっても天井高が低いと圧迫感を与えやすく、採光がない部屋だと息が詰まると感じる人が出るので、大人数がストレスを感じずに参加できるような空間とレイアウトを意識するとよいでしょう。
情報共有ミーティングでは、大人数に正しく情報を行き渡らせる必要があります。それに伴い大きく見やすいプロジェクターやマイク、スピーカーシステムなどの備品準備をしっかり行いましょう。

情報共有ミーティングにおすすめの都内レンタルスペース

●ワテラスコモン　ホール, ギャラリー, サロン
●丸の内vacans（バカンス）

アイデア出し、ブレストの場合

チームでのアイデア出し、ブレストが目的のミーティングの場合、参加者が10名以内と少人数でおこなうことが多いため、レイアウトの選択肢は豊富でしょう。しかしデスクを前にチェアに腰掛けてという型にはまったスタイルとは限らず、クリエイティビティが高まるほど立ち上がったり、歩き回ったりという行動を想定したミーティングスペースの準備をすることが大切になります。
また、内装についても気を配りましょう。ビジネスライクな白一色の色使いや、無機質な家具ではなく、創造性を刺激するような素材や色を使ったミーティングルームであればベターです。

会議室に必要な備品としては、ポストイットを貼る場所としてホワイトボードは1つではなく複数用意しておくとよさそうです。

ブレストにおすすめの都内レンタルスペース

●銀座 伊東屋 の貸し会議室『HandShake Lounge』＆多目的ホール『Inspiration Hall』
●ヒカリエホール・カンファレンス

問題提議、課題議論の場合

チームでの問題提議、課題議論（課、部長クラス出席）を目的とするミーティングの場合、10人以内の参加者が活発に意見を交換するというスタイルが想定されます。
したがって、落ち着いた雰囲気の中で集中して討議できる環境が求められます。レイアウトは大きな会議テーブルを囲む配置にし、資料が広げやすいようゆとりのある座席配置が望ましいでしょう。

また会議室に必要な備品として、ホワイトボードの設置がおすすめです。課題議論ではさまざまな意見交換が発生しますから、どういう過程を経てどのような意見が生まれたのかを視覚的にわかりやすく記録する必要があるからです。プロジェクターで課題共有しながら、ホワイトボードに議論をまとめていくやり方がとれるといいでしょう。

議論におすすめの都内レンタルスペース

●日比谷国際ビルコンファレンススクエア
●トラストシティ カンファレンス・京橋

意思決定の場合

役員がメインの意思決定を目的とするミーティングの場合、参加者の数が絞り込まれることや、会社の経営事項に関わる意思決定の場として重要な役割を果たすこともあり、重厚な空気感を持たせるようなレイアウト作りができるといいでしょう。具体的にはよくあるロの字、コの字形でいいかと思いますが、座席にゆとりを持たせるなどして各参加者が広々とスペースを使えるとばっちりです。

会議のスタイルとしては事前に配布された資料により付議された議案について選択肢の中から方針を選ぶか、YESかNOかの決定をすることが多いかと思います。備品としては意思決定までの過程を記録するためのホワイトボードと、プロジェクターがあれば十分でしょう。外部のレンタルスペースなどを使用する場合は、コーヒーサーバーなど会議備品+αのおもてなし要素もチェックしておくと便利です。
また備品とは別に、情報漏洩リスク対策が取れるような工夫も必要になってきます。外に音が漏れにくいようなスペースを利用するようにしましょう。

意思決定におすすめの都内レンタルスペース

●赤坂インターシティコンファレンス
●銀座フェニックスプラザ
●エッサム神田ホール1号館

目的に合わせてミーティングスペースやレイアウトを工夫しよう

ミーティングの質を上げていくためには、ミーティングの目的をはっきりさせて、目的に合ったスペースを用意することが重要です。自社のなかで、どのようなミーティングが開かれているかをまずは把握して、停滞感が出ているものがあれば、解決策の一つとして場所を変えてみるのもよいでしょう。

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