ファシリティコスト（スペースコスト）ってなに？スペースの有効活用でコストも削減！

「ファシリティコスト」とは、少し聞きなれない単語かもしれませんが、これは会社の利益を大きく左右する費用のひとつです。
これまで当たり前のように支払っていた事務所の賃料ですが、スペースの使い方を見直すことでぐっと安く抑えられる可能性もあります。

今回は、会社の負担となりやすいファシリティコストの削減方法について、わかりやすく解説します。

ファシリティコスト（スペースコスト）とは

会社の経費は、大きく分けると固定費と変動費の2つです。
変動費というのは、毎月の使用状況や売り上げによって変動する費用で、交通費や通信費、水道光熱費、材料の仕入れ費用などが挙げられます。対して固定費は事務所や駐車場の賃料、OA機器などのリース代や人件費などがあり、どれもなかなか費用を削減するのが難しいものが多いといえるでしょう。

このように、会社を運営するにはさまざまな費用がかかりますが、その中でも「場所」にかかる費用、すなわち経費でいえば賃料にあたるものをファシリティコストといいます。
固定費の中でも、とくに大きな負担となってしまう事務所の賃料。
会社の業績とは関係なく毎月定額で支払わなければならず、「こればかりは絶対に必要な固定費だから仕方がない…」と、あきらめてしまってはいないでしょうか。

しかし近年スペースコストへの関心が高まり、なんとか無駄をはぶいて費用削減につなげられないかとさまざまな方法が試されているようです。
ファシリティコストを削減するためにはどうすればよいか、スペースを有効活用する方法についてこれから順にみていきましょう。

コストの削減方法

事務所の使い方を見直す

【本当に必要な広さかどうか】
今の事務所は、無駄に広すぎるということはないでしょうか。
余分なスペースがないかどうか確認したり、机やロッカーなどのレイアウトを変えてみたりすることで、あまるスペースがでてくるかもしれません。

このようにもともと広すぎる事務所の場合は、移転も視野に入れて考える必要があるでしょう。事務所の引っ越しとなるとまとまった費用が必要ですが、今後払い続ける賃料の総額を考えると、思い切って移転したほうが得策な場合もあります。

【書類の保管】
事務所の悩みで多いのが、どんどんたまっていく書類の数々。
いつしか膨大な量になり、気がつけば書類の保管場所が事務所の大部分を占領しているなんてことも…。事務所に保管している書類については、本当に必要なものかどうか、一度大々的に見直してみるのがおすすめです。
保管が義務付けられているもの以外は、書類別に期限を設けるなどして処理していくことで、無駄なスペースを使う必要はなくなります。

年に数回しか見ないが保管が必要な書類に関しては、外部の書類保管サービスを利用するのもひとつの方法です。高いセキュリティー能力のほか、耐火性・耐水性・防湿性などに優れた建物で保管できるため、場合によっては社内で保管するよりも安全なこともあるでしょう。いざ書類が必要になった場合は、わざわざ現地へいかなくても、電子化されたPDFファイルとして閲覧できるサービスもあるようです。

フリーアドレス制の導入

事務所内を見渡してみると、部署ごとにまとまって配置されたアイランド形式の机と椅子。営業部・総務部・管理部など、それぞれが決められた場所で、個別に自分専用の机を持って仕事をしているのが一般的ではないでしょうか。
机の上には、自分専用の資料や作業に必要なアイテムなどが数多くあり、みるからに「マイデスク」といった印象が強いでしょう。

しかしこのマイデスク、会社の形態によっては、必ずしも必要だとは限らないこともあります。たとえば、社内でずっと仕事をしている人は少人数で、社員のほとんどは外回りが中心の営業マンばかり…。
このような状態では、机があっても日中はガラガラの状態なので、なんだかこのスペースがもったいない気がしますよね。

そこでおすすめなのが、近年増えている「フリーアドレス」という形態のオフィス。
フリーアドレスというのは日本独自の呼びかたで、海外では「ノンテリトリアル・オフィス」と呼ばれ、領域のないオフィスという意味で使われています。

フリーアドレス制では一人ひとりが決まった席を持たず、社内の空いている席に座り、それぞれが自分の仕事をするというスタイルです。
マイデスクという概念を捨てることで、事務所の省スペース化にもつながります。

対面式や横に連結できる仕様のデスクを使用することで、長方形やL字型など目的に合わせて好きなようにレイアウトができますし、キャスターつきなら移動も楽におこなえます。

フリーアドレス制のメリット

フリーアドレス制のメリット

【メリットその1】賃料
机の数が必要最低限ですむので、借りる事務所の面積が少なくてすみます。
事務所の面積が少ないとその分賃料が抑えられるほか、電気代や清掃費用などについても削減が期待できるでしょう。

【メリットその2】社内レイアウト
社内で座席レイアウトの変更などをおこなう際、部署ごとに席が固定されていると少々面倒なことになってしまいます。
電話回線やパソコンのLANケーブルの移設工事など、席の移動による新たなコストが発生するのが通常ですが、フリーアドレス制のオフィスならこのような心配は無用です。
目的に応じて席の連結や切り離しも簡単にできるのも、便利なところです。

【メリットその3】空きスペースの活用
現在のオフィスをフリーアドレス制にした場合、事務所内にいくらかの空きスペースがでてくるかと思います。
この空間は、打ち合わせの場所として使うなど、会社にとって必要な方法で有効活用することができます。

しかしこのあまったスペース、どうも良い使い道が浮かばないという場合もあるでしょう。
ぴったりの広さの事務所に移転できればよいですが、費用もかかりますし、またさまざまな理由から「場所は変わりたくない！」ということもあると思います。

そのようなときは、あまったスペースを上手く活用して利益をえるという方法もあります。たとえば、あまったスペースに日ごろあまり使わない部屋をつくり、外部へ「レンタルスペース」として貸し出す方法です。
もちろん普段は必要なときに自社で使うことができますし、頻繁に使用しないときは、レンタルすればその分会社の収入へとつながります。

グループアドレスという方法も

すべての企業に、フリーアドレス制が向いているとは限りません。
たとえば「ほとんど外出せず一日社内で仕事をする」「チームを組んで仕事をする必要がある」という場合、コストカットという面に関してだけでいえば、あまりフリーアドレス制にする意味がないかもしれません。

この場合は会社全体ではなく、部署ごとに領域を設定してそのエリア内でフリーアドレスにする、「グループアドレス」という方法もあります。
部署ごとで柔軟に対応できるので、フリーアドレスを取り入れたいがすべては無理がある、という場合におすすめです。

まとめ

フリーアドレス制の導入によりスペースを削減したり、反対にあまったスペースを外部へレンタルして収入をえたりすることで会社の利益につなげることもできます。固定費の中でも賃料の負担は比較的大きいため、ここを節約できれば、会社にとっては大きなメリットとなるでしょう。

そもそもフリーアドレス制では、自由に空いている席を使えるため、企業によっては「会議室自体が不要」ということも考えられます。どうしても会議室が必要なときは、外部の貸し会議室を借りることで解決できます。

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