失敗しない！貸し会議室の選び方3選

企業がおこなうセミナーや会議のほか、研修会や懇親会など、さまざまな用途で利用される貸し会議室。

「自社に適当な大きさの部屋がない」「会社が郊外にあるので集まってもらうのに不便」などという場合、貸し会議室の存在はとてもありがたいものといえます。
最近では企業だけではなく、個人でおこなうちょっとした催し物や習い事の場としても利用されるなど、貸し会議室の利便性はいろいろと広がりを見せているようです。

しかし、いざ貸し会議室を借りるとなると、さまざまな疑問が浮かび上がるもの。あとから「しまった！」と後悔しないために、貸し会議室選びのノウハウについて、事前にしっかりと把握しておきましょう。

予算はどれくらい？

場所や広さなどによって料金設定はさまざま

ひとことに貸し会議室といっても、場所や広さや設備によって、そのレンタル料は実にさまざまです。都心にあるか、乗り換え便利なターミナル駅の近くかどうかなど。ほかにも、さまざまな要因によって、料金は変わってくるようです。
一般的なレンタル体系としては、ざっと次のとおりとなっています。

・終日使用
・午前/午後の半日使用
・夜間使用

朝から晩まで1日借りるか、午前や午後の半日のみか。また、ほとんどの貸し会議室では、1時間ごとのレンタル料も設定されています。午後の1～4時までの3時間だけなど、必要な時間だけ借りられると無駄が省けて便利ですね。

予算と照らし合わせて貸し会議室を選ぼう

貸し会議室を借りる場合は、予算に合わせた場所を見つけなければなりません。ただし先に説明のとおり、場所や広さなどで、貸し会議室のレンタル料金は大きく異なります。そのため、予算をだしたらまず、全国の貸し会議室を扱っている企業に問い合わせてみるのも1つです。

貸し会議室を専門に扱う企業では、あらゆるニーズに対応できるよう、実にさまざまなタイプの会議室情報を登録しています。会議室の使用目的や収納可能な人数など、予算と照らし合わせたうえで、条件に合う貸し会議室を紹介してもらうことができておすすめです。

設備・備品をチェック

会議室を借りる目的はなにか、その用途に応じて、当然必要な設備も違ってきます。手元の資料を見ながら会議などする場合は、椅子とテーブルがあればそれで事足りますよね。しかし、セミナーやプレゼンなどをおこなうとなれば、また話は別です。

皆が見れるホワイトボードが必要だったり、準備したデータを共有したい場合などは、映像を映し出すスクリーンやプロジェクターも必要になってきます。また、建物内でWi-Fiが使えるかどうか、パーティーや懇親会で利用するなら、隣室への防音対策についても確認しておきたいところです。

これらの設備や備品は、予め備わっていることもあれば、別料金がかかる場合もあります。貸し会議室のレンタル料の中には、どのような備品が含まれているか、また、借りる場合の費用はどのくらいかなど事前にチェックしておくことも大切。

うっかりしていると、思っていたよりも予算オーバーとなってしまうこともあるので注意が必要です。

便利なサービスを提供しているところも

貸し会議室を利用する際は、それに付随する、さまざまなサービスを提供している企業もあります。例えば、講演会などではお花があれば、殺風景な会場も華やかになりますよね。また、セミナーや講演会が終了したあと、ちょっとした懇親会などおこなう場合は食事の準備も必要です。

このような手配を自分でするとなると、手間がかかるうえに効率も悪くなりがち。また、貸し会議室によっては、飲食物の持ち込みを禁止しているところもあります。そのため企業では、演台や卓上に飾るお花の手配や、お弁当や食事のケータリングなどのサービスを提供しているところも多いようです。

貸し会議室を借りるときは、目的に応じたサービスが受けられるかどうかも、必ず確認しておきましょう。

立地や建物のイメージは？

土地勘がなくてもわかりやすい場所がおすすめ

貸し会議室を借りるときは、建っている場所や、どのような建物なのかということも考えなくてはなりません。どんな目的で、どのような人たちを会場に呼ぶのかを念頭において、会議室の場所を決める必要があるでしょう。

立地についていえば、当日利用する人たちがどこから来てもわかりやすく、さまざまな沿線の乗り換えがスムーズなターミナル駅近くがおすすめ。もしも、駅から離れた場所の場合は、近隣駐車場の有無も確認しておく必要があります。

建物については、ビルの中の一室を会議室としてレンタルしていたり、すべての部屋が貸し会議室用としてつくられているビルもあります。また、ホテルの中の会場を、貸し会議室としてレンタルしていることも珍しくはありません。

例えば懇親会やパーティーなどで利用する場合、ホテルの会場だと、パーティー料理などスムーズな手配が可能です。そのほかにも、ホテルならではのサービスが受けられる場合もあるでしょう。

周囲の環境についてもチェック！

貸し会議室を借りるときは、周囲の環境にも目を配ることをおすすめします。例えば、目的が会議やセミナーなどの場合、部屋の中はもちろんですが、周囲が騒がしくない静かな場所でないと集中できませんよね。

一方、パーティーや懇親会などで利用する場合は、多少周囲が賑やかな方が、気兼ねせず楽しめていいかもしれません。

まとめ

貸し会議室を借りるなら、事前にしっかりと情報を集め、抜かりなく手配をしたいものです。当日になって「あれがないこれがない！」とバタバタしたり、思わぬ出費がかさんで予算オーバーなんてことは避けたいですよね。

また、会議室を借りる幹事役の人は、目的の場所に土地勘があるとは限りません。自分でいろいろと情報を集めて最適な会場を確保するのは、なかなか骨の折れる作業ではないでしょうか。

そんなときに役に立ってくれるのが、国内最大級の会議室検索サイト「会議室.COM」です。会議室.COMなら、北は北海道から南は九州・沖縄まで、それぞれの目的と要件にマッチした貸し会議室を見つけることができます。

企業の試験・セミナー・学会、展示会といった大型イベントのほか、懇親会やパーティーなどの催し物会場として。また、宿泊を伴うホテルでの研修会場など、会議室.COMならサッと検索できて便利です。無駄な時間をかけず、ストレスフリーに貸し会議室を見つけたいなら、ぜひ一度サイトをチェックしてみてください。

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