会議がスムーズにいかない！？NGレイアウト

会議をスムーズに進めるためには、会議室のレイアウトを発言が引き出しやすいようにすることが大切です。会議に向かないレイアウトや目的に合わないレイアウトを避け、最適なレイアウトを選択するようにしましょう。
具体的な会議室のレイアウト例は、「会議室のレイアウトや椅子の配置・並べ方」で紹介しています。

会議に向かないレイアウト

会議は、参加者を収容できるだけのスペースと机、椅子さえあれば、どんなレイアウトで行っても構わないというものではありません。会議に適さないレイアウトの部屋では、会議の進行にさまざまな問題が出かねないからです。

それでは、会議の際に避けるべきレイアウトとはどのようなものなのか考えてみましょう。
まず、ほかの参加者との距離が近すぎたり、遠すぎたりするレイアウトです。
このようなレイアウトでは、隣の人の息遣いやペンの音、動作などが気になって気が散ってしまったり、周りの人が遠すぎて発言が聞き取れなかったりするといった問題が起こります。大型の椅子を利用する場合や、部屋の収容人数以上の椅子を無理に並べる場合などは、隣の人との距離が適切かどうか考えてみましょう。

椅子の間隔や隣の人との距離がちょうど良くても、机が狭すぎて必要な資料が置けなかったり、書くことに支障が出たりするレイアウトも問題でしょう。資料が多い場合やパソコンを利用する場合などは、必要な作業スペースが確保できるようにしてください。
また、ホワイトボードやスクリーンが見づらい席がある、司会者のそばに時計や観葉植物などが置かれていて気になってしまうといったレイアウトも、会議には不適切です。

会議の種類や目的に適さないレイアウト

会議のレイアウトには、そもそも会議に向かないもののほかに、会議の種類や目的によって適さないものもあります。
会議には、セミナーのように講義を聞くことがメインのものや、活発に全体で意見を交わしたいもの、中心的な人物がメインとなって質疑応答を行うものなど、さまざまな種類があります。会議の効率化のためには、会議の種類や目的に合ったレイアウトを選択しなければいけません。

ロの字型のレイアウトは、参加者の顔が見渡せるという理由で、重役会議でよく使われるものです。仮に、参加者全体で意見を交わし合うのが目的で、このレイアウトを組んでしまった場合、人によっては、圧迫感を覚え、意見を出すことに躊躇してしまう人が出てくるかもしれません。さらに、参加者同士の距離も遠くなるため、意見が聞き取りにくいという問題も起こります。
そのほか、スクリーンで資料を見ながら話を進めるべきシーンで、縦長のテーブルに向かい合わせで座る「島型対向式レイアウト」だと、スクリーンが見づらい席ができてしまいます。

用途別に会議室のレイアウトを使い分ける

会議のレイアウトを決めるときは、どのような会議を、何名程度の参加者で行うのかについて意識する必要があります。目的に応じた形にレイアウトを変えることで、会議の効率をアップさせましょう。
さらに、レイアウトを目的によって変えるだけでなく、実際に参加者が着席したときの快適さや動線、声の通り方なども意識すると、よりストレスのない会議を実現することができます。
参加人数や広さの都合で、自分の会社にある会議室での開催が難しい場合は、貸会議室を利用するといいでしょう。貸会議室には、会議に特化した部屋が複数用意されているため、用途に合った部屋を見つけることができます。また、会議室の担当スタッフに、用途や人数、希望の配置を伝えることで、目的に合致した部屋を提案してもらうことも可能です。

NGなレイアウトにしないことで、スムーズな会議の進行を目指しましょう。実際に体験してみないとわからないという場合は、実際に会議室に出向いて座ってみたり、実際の会議の流れを模してシミュレーションをしてみたりするのもおすすめです。

色々試してみてしっくり来たものがない場合は、貸し会議室を利用するのも一つです。国内最大級の貸し会議室検索サイト「会議室.COM」ではさまざまな用途に合った会議室・会場を紹介しています。重要な会議を成功させるためにも、会場は重要な要素です。会場探しには貸し会議室検索サイトを活用してみてください。

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