「ノマドワーカー」の登場や総務省が推進する「テレワーク」などにより、「働く場所＝オフィス」という図式があてはまらない、自由な働き方が注目を集めるようになりました。インターネットやモバイル環境の発達によって、そもそも会社に属さない、「フリーランサー」という選択も容易になったといえるでしょう。
しかし、通常業務は問題なくこなせても、やはり「オフィスを構えていない」ことによるデメリットもあります。ここでは、その中のひとつである、「客先との打ち合わせ」について考えてみましょう。
目次
対面での打ち合わせが生じるケース
フリーランサーは、インターネットや電話を介して客先とやり取りをすることが多いです。しかし、新しいプロジェクトが始まる際や、細かい打ち合わせが必要なときなど、直接顔を合わせる必要もあるでしょう。また、客先だけでなく、同じフリーランスの協力者と打ち合わせをすることもあるかもしれません。
フリーだからといって、常に一人で仕事をするわけではない以上、実際に仕事相手と顔を合わせて話をする機会も少なからずあると考えられます。
アクセスに優れたカフェが便利？
対面で打ち合わせをする場合、双方が同じ場所に出向く必要があります。そのため、打ち合わせには、都心部のどこからでもアクセスできる場所を設定しなければいけません。さらに、駅からの近さや場所のわかりやすさも重要です。
こうした問題点を解決できる場所として、「カフェ」が挙げられます。都心にあり、アクセスも良く、参加者が4人程度までであれば広さも問題ないでしょう。
しかし、カフェには、オープンなスペースであるが故の注意点もあります。それが、セキュリティの問題です。カフェでは、隣の席や店員に話の内容が聞こえてしまうことがありますし、ノートパソコンの画面や書類が通りがかりの人に見えてしまう可能性もあります。
そのため、カフェでの打ち合わせは、セキュリティを大切にする仕事上のやり取りには、あまり向いていないのです。
打ち合わせには貸し会議室がおすすめ
貸し会議室は、ターミナル駅の近くなどにあるため、アクセス面での問題はありません。さらに、机や椅子はもちろん、ホワイトボードやプロジェクター、コピー機など、ビジネスに必要な設備も整っています。
また、ほとんどは個室ですから、セキュリティ面も安心です。最近は、「スピーチプライバシー」を守るためのシステムを導入している貸し会議室もあり、安心感も高まっています。
このシステムは、会話内容を外部に漏らさないために開発されました。会話の邪魔にならず、居心地を悪くさせない音を被せることで、意味の通る形で会話が漏れ聞こえてしまうのを防ぐ効果があります。こうしたシステムが利用できる貸し会議室を使えば、よりセキュリティに配慮した打ち合わせを行うことができるでしょう。
貸し会議室を使う際の注意点
フリーランスが場所をセッティングして打ち合わせをする際、貸し会議室を使うのは非常に便利な方法です。しかし、時間貸しであることから、「打ち合わせが終わっていなくても、予定時間が終わったら退出しなければならない」「事前に予約が必要な場合が多い」といった問題もあります。また、設備についても、必要な物がそろっているかどうか事前に確認しておかなければなりません。
貸し会議室を利用する際は、このような点についても理解した上で予約を取りましょう。
オフィスを持たないフリーランサーにとって、打ち合わせや仕事のやり取りを行う場所は悩みの種です。セキュリティ面を考えると、カフェなどのオープンスペースよりも、やはり貸し会議室を利用したほうが安心です。相手からの信頼を得るためにも、ビジネスに適した場所を検討しましょう。
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