講師を招いた勉強会は貸し会議室が便利！

勉強会は、社内の人間だけで行うとは限りません。講師として、著名人や業界の第一人者、士業の方、大学教授などを招くこともあるでしょう。また、外部の参加者が加わって、大々的に行われることも珍しくありません。
講師の方に気持ち良くお話しいただき、講師、参加者ともに満足度の高い勉強会を開催するためには、どのようなことに気を付ければいいのでしょうか。

社外で勉強会を開催するメリットとは

外部講師を招く勉強会では、設備面やアクセス面に気を配る必要があります。
社内のミーティングルームなどでは手狭な場合も多く、講師の方を出迎える環境が整っていないこともあるでしょう。さらに、外部から参加者を募る場合は、社内に多くの人が出入りすることになるという、セキュリティ上の問題もあります。
これらの問題を回避するためには、貸し会議室を利用するのがおすすめです。

社外で勉強会を開催するための事前準備

貸し会議室には、「設備が充実している」「専門スタッフがいる」「収容人数が多い」「駅からのアクセスがいい場合が多い」といったメリットがあります。しかし、反対に「場所や設備の状況を社内の人間が熟知しているわけではない」というデメリットもあります。
そのため、社外で勉強会を開催する場合は、貸し会議室の運営会社との打ち合わせを綿密に行う必要があります。タイムスケジュールやレイアウト、設備について積極的に話し合いましょう。

それに加えて、講師側とは詳細な講演内容やタイムスケジュール、必要な機材、想定される参加者の人数といった打ち合わせを行います。事務的な話はもちろんのこと、勉強会の目的や参加者のペルソナなどについても話し合いの時間を持つことが大切です。
講師はその道のプロですが、何を求められているのかということが共有されていなければ、的確な講義を行うことはできません。

会場となる貸し会議室の確認は万全に

貸し会議室は、収容人数だけを見て予約するのではなく、実際に足を運んで、駅からのアクセスや建物の中の様子、机の配置、参加者や講師の動線などについて、見て確かめましょう。

また、勉強会における机の適切な配置は、会の内容によって変わってきます。講師や貸し会議室のスタッフとも相談して、効果を最大に発揮できるレイアウトを考えましょう。

参加者の邪魔にならない機材配置や、手配した備品がきちんとそろっているかといったことも、当日の朝早めに現地入りして確認しておく必要があります。土壇場になって不足した物があると、講師の方にも参加者にも不満を抱かせることになります。
さらには、参加者の上着や荷物をどこに置くのか、雨の日の傘はどうするのか、室内での飲食はどこまで可能とするのかといったことも決めておかなければなりません。

参加者と講師に好印象を抱いてもらうコツ

参加者にも講師にも「充実した時間だった」と感じてもらうためには、準備が必須です。特に、外部から参加者を募って貸し会議室で行う場合、主催者以外はすべてが「外部の人間」「外部の場所」になるわけです。そこで、何らかのトラブルが発生したり質問をされたりしたときに、主催者側の人間がスムーズな判断ができないと、一気に満足度は低下してしまうでしょう。
せっかく勉強会を開催するのであれば、集中した時間を過ごせるよう、環境づくりにも留意すべきです。事前打ち合わせの一つひとつが、こうしたトラブル回避へとつながっていくはずですから、綿密な打ち合わせを行いましょう。

また、勉強会開催後のフォローも大切です。参加者や講師から感想を聞いたり、参加のお礼メールを送ったりするといったケアを行いましょう。

勉強会の成功は、講師と参加者がともに意欲的に取り組めるかどうかにかかっています。貸し会議室を利用することで、設備面や環境面での条件は整えられますから、あとは準備をしっかり行い、ヒューマンエラーを起こさないようにしましょう。

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