会議室からライブで情報発信をするメリットとその方法

今や、個人でも気軽に動画が配信できる、そんな時代になりました。企業がセミナーや新商品発表会などを、動画でライブ配信する機会も増えてきましたが、どのような点がメリットとなるのでしょうか。
ライブ配信を行う方法や、注意したいポイントなどと併せて紹介していきます。

ライブ配信とは？

ライブ配信とは、インターネットを通じてセミナーや発表会の様子などを、リアルタイムで中継することです。ライブ配信には2種類あり、一方的に配信だけを行うものと、リアルタイムで視聴者からの質問などに答えるものがあります。このライブ配信した動画は、配信後にも広告として利用することができるため、世界中の方に情報発信をすることができます。

始業前の朝礼や定例会議、外部に向けて行う発表会やセミナーなどは、一般的には現場まで出向く必要がありますよね。参加者側は移動にかかる時間や手間が発生しますし、主催者側にも、会場を借りるための準備や費用がかかってしまいます。

しかしライブ配信なら、パソコンやスマートフォンといったデバイスさえあれば、準備は完了です。会場を確保せずとも、その場で情報を発信することができますし、視聴者も指定された会場へ足を運ぶ必要がなくなるので、お互いに負担が軽くなります。

企業が動画を配信するメリットは？

近年は、手軽に動画配信を行えるツールが多数あるので、個人でも気軽にライブ配信ができるようになりました。そんな中、企業が動画をライブ配信することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。

・臨場感があり、参加者に内容が伝わりやすい
ライブ配信をすることで、現場にいなくとも、その場にいるかのような臨場感を味わうことができます。そのため、視聴者に参加意識がわきやすく、集中して視聴してもらえるので情報が伝わりやすい、というメリットがあります。また、実際に話す様子を見ながらの視聴は、出演者（社員）の人柄や企業理念などをより深く理解することにもつながり、企業と消費者との距離を近づけてくれることでしょう。

・リアルタイムな情報発信
情報の発信と受信が同時に行える点が、ライブ配信の良さです。編集されていない情報がリアルタイムで流れるため、いち早く情報が伝わり、その時点での正確な情報を届けることができます。これは、企業としての信用にもつながる大きなメリットといえます。

外部顧客へ向けて配信

動画のライブ配信は、見込み顧客への商品PRなどにとても有効です。
実際に商品を使っているところや、特徴などを説明しながらアピールできるので、視聴者も商品についての理解を深めやすく、購入決断までの時間の短縮へとつながります。

社内に向けて配信

会議や決算報告、研修やセミナーなど、社内においてもライブ配信は非常に役に立ちます。拠点数や社員数が多い企業では、社長の訓示や朝礼などがライブ配信で行われることも。

ある企業では、毎年の年頭所感をDVDにして社員に配布していたそうですが、収録時との時間差があるため、リアルな情報ではなくなってしまうという懸念がありました。しかし、ライブ配信に変更してからはそのような心配がなくなり、企業の方向性など、臨場感をもって社員に伝えることができるようになったそうです。

貸し会議室などからライブ配信が可能

動画のライブ配信は、機材さえあればどこからでも可能ですが、セキュリティや設備の観点から、貸し会議室などで行うのがおすすめです。

自社で行う場合、外部へ公開すべきでない内部資料や、ライブと無関係の社員などが映り込んでしまう可能性があるほか、設備などの事前準備もしなければいけません。しかし、貸し会議室であれば、セキュリティ上の問題はありませんし、設備についても、予めどのような機材があるのかを確かめた上で契約をすることができます。ライブ配信をする日時が決まったら、事前に音響機材や中継機材が整っているかどうか、確認しておきましょう。

動画の配信方法や使用ツール

動画配信には、さまざまな方法・ツールが存在しますが、誰にどのような目的で配信したいかによって、使用するツールを使い分ける必要があります。

消費者に向けて配信

ターゲットが消費者であれば、FacebookやInstagramといったSNSを利用することで、比較的簡単にライブ配信をすることができます。

ツールは、YouTubeライブやLINEライブ、ツイキャスライブ(TwitCasting Live)、インスタライブなど、いくつか種類があります。年齢やターゲット層に最適なSNSを選択し、その配信機能を使って、より多くの人に観てもらえるようにするのがおすすめです。

上記SNSの動画配信アプリでは、どれも必ずリアクション機能が備わっているのが特徴です。ライブ配信中に意見や感想がチャットで反映されるため、視聴者の反応を見ながら随時ライブを進めることができます。

社内向けに配信

一般消費者ではなく、社内に向けて配信したい場合は、セキュリティ面なども考慮して、有料の動画配信サービスを利用するというのも1つの方法です。

【有料サービスの主な内容】
・視聴者のIDや閲覧履歴の管理
・視聴者制限機能
・内容を保存してオンデマンド配信できる
・SSL通信による暗号化にて動画の複製や流出を防ぐ
・自社HPへの動画埋め込み機能

上記の機能を中心に、利用するプラットフォームによって機能はさまざまです。
気になる費用については、月額3万円～10万円程度が一般的で、初期費用は無料のものもあれば、数万円～10万円ほどかかるものもあります。

【選ぶ際のポイント】
動画配信サービスを選ぶ際は、費用以外に「配信方法」「動画の保存容量」「ライブ中継が可能かどうか」を考慮して決定しなければなりません。配信方法は、視聴者の端末に動画データが残る心配のないストリーミング配信がベストです。また、動画は静止画と違ってファイルの容量が大きいため、保存容量は大きい方がサーバーへの負担が少なくなります。

また、ライブ配信がオプションになっていることもあるため、内容をよく確認し、自社にあったサービスを選ぶようにしましょう。

ライブ配信を行うまでの流れ

動画のライブ配信を行う場合は、「配信をする」ということを広く周知する必要があります。企業ホームページなどに動画へのリンクを張って、訪れた方がすぐに見られる状況を整えておきましょう。動画配信サービスを利用する場合は、事前に、配信サイトの企業アカウントを取得しておくことも必要です。

また、撮影を自社で行いたいという場合は、機材の準備が必要になりますし、放送当日は問題なく配信が行えるかどうかのチェックやカメラ位置の確認、ライティングは適切かといったチェックなども行う必要があるでしょう。そして、参加者や講演者に対して、ライブ配信を行うことと、顔が映っても問題がないかについても忘れずに確認しておきましょう。

配信サービスの中には、「撮影→動画のエンコード作業→必要デバイスで配信」というように、配信における一連の流れを一括で管理してくれるものもあるようです。

トラブル発生時に慌てないために

自社でライブ配信をする場合、トラブルとしてまず考えられるのが、通信機材のトラブルです。画面が乱れたり、通信が途中で途切れたりした場合などでも、音声はそのまま届いている場合がありますから、不用意に慌てるとそれもすべて配信されてしまいます。冷静な対応を心掛けましょう。

一番確実な対処法としては、カメラを予め2台以上用意しておき、ほかのものに切り替えるという方法があります。それが難しい場合は、音声のみの配信に切り替える、時間を変更するなど、どのような対応を取るか事前に決めておきましょう。
なお、一番良くないケースは、問題が起こっているにもかかわらず、配信者が異変に気付かずに配信を続けることです。トラブル発生時には、瞬時に視聴者に対して状況説明を行い、適切な対応を取るためにも、必ず配信状況を確認するチームを別室に用意しておきましょう。

高品質のライブ動画は、その後の宣伝にも大いに役立ちますし、セミナーであれば、次回以降の集客にもつながります。貸し会議室の担当者や配信業者と綿密な打ち合わせを行い、万全の体制で配信を行いましょう。

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