貸し会議室をキャンセルする場合の注意点とは

貸し会議室を利用した会議やセミナーなどが中止・変更となると、貸し会議室の運営会社と参加者側両方への対応が発生します。
このような事態は避けたいものですが、状況によっては、どうしても変更や中止となってしまうこともあるでしょう。そのような場合のキャンセル方法や利用料金、連絡方法などについてご説明します。

貸し会議室をキャンセルする理由とは

貸し会議室をキャンセルする理由には、「参加者が増えて、予定していた貸し会議室では手狭になった」「講師の急病などによって予定自体が白紙になった」「やむをえない事情で開催日程が変更になった」などが挙げられます。
このような会場の変更や日程の変更、開催中止などは、参加者全員に情報が行き届かないと大きなトラブルに発展してしまいます。信用問題にかかわる部分ですから、しっかり対処するようにしましょう。

キャンセルすることが決まったら

貸し会議室のキャンセルが決まったら、できる限り早く貸し会議室の運営会社に連絡を取りましょう。多くの貸し会議室では、キャンセル料を開催日程までの日数によって定めているからです。
また、それと同時に、参加者への案内や新たな申込者への対応も必要になります。参加者を公募している場合は、すぐに情報を更新しなくてはなりません。開催中止の場合は受け付けを停止し、変更の場合は会場や日程の案内を修正します。
併せて、すでに参加を申し込んでいる方に対する連絡も行います。ホームページなどに大きくお知らせを出すほか、個別にメールでも連絡をしましょう。その際、広告メールや単なるリマインドメールと勘違いをされることがないよう、タイトルに「【※重要：会場変更のお知らせ】○○セミナー」など、ひと目で内容がわかるようにすることが大切です。メール本文には、日程変更などに伴って参加できなくなった方がいた場合の、キャンセル方法についても記載しておきましょう。

悪印象を与えにくい対応方法

開催中止以外の理由で貸し会議室をキャンセルする場合は、決定前に「もしかしたら変更が起こるかもしれない」という、判断を迷う時期があるはずです。大規模な貸し会議室の場合、別の部屋に変更をすることなどで対処できる場合もありますから、まずは貸し会議室の運営会社に相談をしてみましょう。
これは、日程変更についても同様です。同じ会場で別の日程に変更できないか相談してみてください。なぜなら、参加者への案内を行う際に、できる限り変更点が少ないほうが混乱を招きにくいからです。「会場も日程も変更になる」よりは、「日程だけが変更になる」「同じ場所のA会議室からB会議室に変更になる」というほうがわかりやすいのです。

なお、まったく違う貸し会議室を利用する場合でも、当日間違ってしまう方が出ないとも限りませんから、なるべく同じエリア内で探すようにするといいでしょう。
また、変更のお知らせは、一度送るだけでなく、開催前日などに送るリマインダーメールにも書いて、周知を徹底しましょう。

事前に確認しておきたい「キャンセルポリシー」

貸し会議室の利用規約には、「キャンセルポリシー」が定められています。キャンセルをした場合に何％の請求をされるのかといったことが記載されていますから、必ず事前に確認しましょう。
申込み直後からキャンセル料がかかるところもあれば、31日以上前のキャンセルにはキャンセル料が発生しないところもありますし、キャンセル料の割合も10％や30％などさまざまです。
ケータリングや備品の利用料についても、それぞれキャンセルポリシーが違います。中には、キャンペーン価格かどうかや、どの会議室を使うかによってキャンセル料が異なることもあるため、事前確認は必須です。

貸し会議室のキャンセルは、できれば避けたいことですが、やむをえない場合もあります。いつまでも迷っていると、どんどん対応が後手に回ってしまいますから、素早い判断と的確な対処を心掛けましょう。

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