トラブル発生!?会議中に不測の事態が起きたときの切り抜け方

大切な会議を開く際は、会場セッティングやタイムスケジュール、備品の手配などを万全に整えて当日を迎えるはずです。会議中にトラブルが起きたり、不備が発覚したりすると、参加者のモチベーションが下がり、議題とは関係のないところでいら立ちを募らせてしまう結果になるからです。
ところが、どれほど準備をしていても、不測の事態が起こってしまうことはあります。
このようなトラブルを、参加者の悪印象にならないようにスマートに処理するためには、どうすれば良いのでしょうか。
会議室を借りて会議を行う際に、想定されるトラブルの内容とその対処法について考えてみましょう。

不測の事態は「起こるもの」と考える

多くの人が集まって議論を繰り広げる会議の場においては、さまざまなトラブルが発生します。
「不測の事態」とは、予め想定することのできない出来事について使う言葉ですが、会議におけるこのようなトラブルについては、不測の事態ではなく「起こりうるもの」と考えておく必要があります。
準備や心構えをしておくことで、会議中のトラブルに備えましょう。

会議中に起こりうるトラブルとは

会議中には、大小さまざまなトラブルが起こります。たとえ小さなトラブルであっても、積み重なると最終的に会議の時間を長引かせ、参加者の不満を招くことにもなりかねません。まずは、会議中に起こりうるトラブルについてまとめてみました。

・備品に関するトラブル

付箋が足りない、マーカーが書けないといった小さなトラブルは、しばしば起こることです。社内の会議であればほかの部屋から持ってくることもできますが、その作業によって多少なりとも議論が中断されることになるでしょう。誰かが備品を取りに行っているあいだ、参加者は無駄な時間を過ごすことになります。

・人に関するトラブル

会議中に誰かに電話がかかってきたり、参加者がいつまで経ってもそろわなかったりといったこともトラブルのひとつです。会議中は、極力外部からの連絡をシャットアウトする、会議前にリマインドメールを送るなどの工夫をしましょう。
また、大人数での会議の場合、受け付けに時間がかかりすぎると参加者の不満を招きます。スムーズな入場方法を考えておきましょう。

貸し会議室におけるトラブルの対策方法

貸し会議室を利用する際のトラブルには、特に注意が必要です。貸し会議室は、予め時間を指定して予約を取るものですから、トラブルが起こったからといって、安易に利用時間を延長することはできません。
貸し会議室を利用する際に気を付けたいトラブルは、以下のとおりです。

・参加者の遅刻

「場所がわからない」「到着までの時間を見誤った」などの理由から、参加者が遅刻してくる場合があります。
事前にしっかり場所の周知をしておくことや、決まった貸し会議室を継続的に利用することなどが対処法となります。また、同じ社内のメンバーで貸し会議室を利用する場合は、移動する際に声をかけ合い、遅刻者が出ないように気を配りましょう。

・設備に関するトラブル

マイクやプロジェクターなどの電子機器はもちろん、エアコンの温度調節なども、やり方がわからないと時間を取られてしまいます。貸し会議室の予約をするときは事前に会場を訪れて、設備の使用方法や実際の部屋の様子を確かめておきましょう。そうすることで、「あると思っていた設備がない」「思ったよりも狭い」といったトラブルも回避できます。

貸し会議室の備品の破損トラブルについて

貸し会議室には、さまざまな備品や設備があります。会議を行う中で、参加者や主催者がこうした備品を壊してしまうこともあるでしょう。
そのようなときの対処法については、貸し会議室を契約する際の利用規約に書かれています。多くの場合、損害を報告した上で実費を負担することになるでしょう。
しかし、会議中にこのようなやりとりを行うのはスマートではありません。貸し会議室の運営会社への報告はすぐに行うにせよ、具体的な補償のやりとりなどは内々で行うようにしましょう。

会議におけるトラブルを完全に回避することは、残念ながらできません。とはいえ、事前に起こりうるトラブルを想定しておくことで、混乱を招かずスムーズな対処をすることが可能です。
参加者にとってトラブルは喜ばしいことではありませんが、それをうまく切り抜けることで、運営者への評価が上がるケースもあります。そのためにも、あらゆるトラブルを想定した万全の準備をしておくことが大切です。

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