Web会議でプレゼンをする際のポイントと具体的な対応方法を解説！

社内で企画を発表したり、自社の商品やサービスを売り込むためにおこなったりするプレゼンテーション。近年は、IT機器やインターネットの発達により、対面ではなくオンラインでプレゼンをおこなうことも可能となっています。
では、このWeb会議システムを使ったプレゼンの場合、従来のプレゼンと比べてどのようなことに注意が必要なのでしょうか。今回はオンラインでおこなうプレゼンのポイントや、Web会議システムならではの便利機能についても紹介します。

Web会議におけるプレゼンテーションは2種類

プレゼンといえば、パソコン画面を外部モニターに映し出し、参加者を前に発表する対面形式が一般的です。しかしWeb会議システムを使用すれば、わざわざ会場まで足を運ぶ必要がなく、どこにいてもプレゼンに参加することができます。移動時間も交通費もかからないため、主催者・参加者の双方にとって大きなメリットといえるでしょう。
Web会議におけるプレゼンテーションは、大きく次の2つの手法に分けられます。

プレゼン用の動画を事前に準備する

あらかじめプレゼン用の動画を作成しておき、URLをクリックするだけで視聴ができる手法です。補足事項を追加したり不要部分をカットするなどの編集を加え、納得のいく完成品に仕上げた状態で配信できるのが大きなメリットです。

新商品の宣伝、求人募集といった採用現場など、不特定多数の人にアピールしたいときや誰でも気軽に見てもらいたいときにおすすめです。

Web会議でリアルタイムにプレゼンする

前述の手法はCM動画に近いイメージですが、通常のプレゼンは、参加者の前でリアルタイムにおこなうのが一般的です。Web会議システムでも、対面のプレゼンと同じように双方向でのやり取りが可能なので、臨場感のあるプレゼンをすることができるでしょう。
リアルタイムでの質疑応答はもちろん、参加者の反応を見ながら適宜必要な資料を共有するなど、迅速な対応で生産性の高いプレゼンを実現することができます。

Web会議システムにはさまざまな機能が備わっているため、社内企画やBtoBなど、クローズドな場面にも対応できるプレゼンの手法です。

Web会議におけるプレゼンのポイント5つ

Web会議システムは便利ですが、従来のプレゼンと同じ感覚でおこなうと失敗に終わってしまうケースがあります。では、Web会議でプレゼンを成功させるには、一体どういったポイントを押さえればよいのでしょうか。これから順に見ていきましょう。

1．参加者へのこまめなアナウンス

たとえば、複数のプレゼンがおこなわれるような従来のイベントだと、多くの参加者に見てもらうことができます。しかし、各々がWeb会議で発表するとなると「参加者が興味のあるプレゼンだけを見る」という可能性が出てきます。

いかに自分のプレゼンに興味を持ってもらえるか、Web会議におけるプレゼンでは「確実にアクセスしてもらうための集客活動」が重要になってくるでしょう。
定期的にお知らせメールを送ったり、開催当日はSNSを利用して「いよいよ本日です！」「あと〇時間で始まります！」など、直前まで状況をアナウンスするのもひとつの方法です。

2．プレゼンへの参加形態と対応の仕方

Web会議システムでは、ホスト側でさまざまな権限を設定することができます。たとえば参加者の発言について、随時オープンにするのかフリー時間を設けるのかなど、プレゼンへの参加形態について事前共有しておく必要があるでしょう。

通常は、従来のプレゼンと同様に質疑応答の時間を設け、その間だけ参加者の発言機能をONにしておくのが一般的です。

また多くのWeb会議システムには、チャット機能が備わっています。プレゼン進行中でもチャットによる質問を随時受け付けるようにし、ときどき折を見ながら、回答や説明の時間を設けると効率がよいでしょう。
プレゼン中にチャットで流れてくる質問に関しては、チームメンバーが内容を整理して、フィードバックまでおこなった上で発表者に伝えるとスムーズです。

3．参加者の層を把握しておく

Web会議におけるプレゼンは、参加者の反応がわかりづらいというデメリットがあります。従来のプレゼンよりもきめ細やかな対応が必要となるため、事前に参加者の層を把握しておくのがおすすめです。

どのような役職の人が多いか、既存顧客か潜在顧客かなど、参加者の層を把握しておくことでプレゼンの内容や伝え方などをよりよいものにできるでしょう。

4．再生用リンクを作成して多くの人に観てもらう

せっかくWeb会議システムを使うのなら、当日参加できなかった人やほかの人にも見てもらえるように再生用のリンクを作っておきましょう。配信先を管理しておけば、後日商品やサービスの関連資料を送信するなど営業の幅も広がります。

5．伝わりやすい話し方

対面では相手の表情などから場の空気を読んだ対応が可能ですが、オンラインの場合はそれが難しくなります。Web会議でのプレゼンでは、相手に「プレゼンの内容をきちんと伝える」ため、次のことに注意をしながら発表しましょう。

・声のトーンは少し高めでハキハキと話す
・メリハリをつけて話す
・早口にならない

画面越しでおこなうプレゼンは、従来よりも一層気をつかう必要があります。相手にはっきりと伝えるために、声のトーンはいつもより高めで、ハキハキとした話し方が望ましいです。重要な部分は少しゆっくりと話すなどのメリハリをつけ、全体的に落ち着いた口調で話すように心がけましょう。

ツールをうまく活用しよう

従来のプレゼンは、パワーポイントなどで作成した資料をモニターに映し出し、参加者はそれを見ながら発表内容を傾聴するスタイルです。
一方、オンライン上のプレゼンは、Web会議システムに備わっているツールを活用しておこないます。どのようなツールがあるのか、一般的なものについて一部紹介します。

オンラインホワイトボード

オンラインホワイトボードは、誰でも自由に書き込みができるのが大きな特徴です。プレゼンでは、参加者による書き込みというのは少ないですが、発表者側で適宜必要な事柄を書き込んだりするのに便利です。タッチペン形式のツールも多く、その場で手書きをしたり、簡単な図解説明などをおこなう際にも重宝します。

ファイルやアプリケーションの共有機能

多くのWeb会議システムには、ファイルやアプリを共有する機能が備わっています。アニメーションを含む資料や動画なども見ることができるので、プレゼンの完成度を高めることができます。

デスクトップ画面の共有機能

デスクトップ画面の共有機能を使えば、自分のパソコンの画面を相手のデバイスに映し出すことが可能になります。たとえば資料そのものを共有するとなると、相手のデバイスによっては見ることができない拡張子という場合もあります。しかしデスクトップ画面を共有すれば、ファイルの種類に関係なく誰もが同じように資料を見ることができます。

まとめ

近年は、働き方改革の推進やコロナウイルスの影響もあり、さまざまな場面でオンライン化が進んでいます。テレワークやWeb会議のほか、対外的な商談などもオンラインでおこなわれるようになってきました。

プレゼンに関しては、オンラインならではの特徴を把握・活用することで、従来よりも生産性の高い内容となる可能性があります。Web会議システムの機能を上手に活用しながら、参加者を飽きさせない魅力あるプレゼンに仕上げましょう。