会議のスムーズな進行や協議決定には、「ファシリテーター」の存在が欠かせません。近年普及し始めたWeb会議でも、ファシリテーターは必要ですが、従来の対面会議とは求められる役割が異なるため注意が必要です。
対面会議では、その場の雰囲気を感じ取ることで円滑なコミュニケーションができます。一方、Web会議では参加者がそれぞれ離れた場所からオンラインで会話をするため、一体感に欠けるなど議事の進行を難しく感じることもあるでしょう。
そこで今回は、Web会議におけるファシリテーターの役割とはどのようなものか、気を付けたい6つの心得について紹介していきます。
Web会議ならではのルールを共有
ファシリテーターの役割は、対面会議とWeb会議ではほとんど変わりませんが、Web会議ならではの進行方法やルールも存在します。
対面会議に慣れている参加者のなかには、Web会議に違和感を覚える人もいるかもしれません。そのため、ファシリテーターは事前に使用するツールやルールなどを共有しておくとよいでしょう。Web会議を有意義なものにできるかどうかは、ファシリテーターの力量によるところも大きいといえます。
ではこれから、Web会議でも対面会議と同様に積極的な参加を促せる、ファシリテーターに欠かせない6つの手法について説明していきましょう。
- 手法1．オンラインホワイトボードの活用
- 対面会議でも使用するホワイトボードは、Web会議においても必要なアイテムのひとつです。特に、Web会議では参加者がそれぞれ離れた場所にいるため、全員で共有できるオンラインホワイトボードがあると便利です。
- 社内で使用しているツールがなければ、Googleドキュメントを使用してもよいでしょう。ホワイトボードには、会議のアジェンダや出されたアイデア、決定事項などを記入し、通常のホワイトボードと同様に使用します。
従来の使い方と異なる点は、オンラインホワイトボードは、参加者がそれぞれ自由に書き込める点です。会議の活性化を図るためにも、積極的に書き込んでもらうよう促すことが大切です。
- 手法2．チャット機能の推奨
- Web会議システムの多くには、チャット機能が備わっています。Web会議の参加人数によっては、チャット機能を併用することで会議の生産性が向上することがあります。
たとえば、誰かの発言中に気になったことや、ふと思いついたことがあるという場合には、リアルタイムでチャットに書き込んでもらうことで、会議の流れを止めずに意見やアイデアを取り入れることができます。
- ファシリテーターはチャットの流れに目を通して、気になる書き込みがあればホワイトボードに転記したり、議論に加えたりするなどの対応をしてください。チャットの流れが早すぎる場合は、ファシリテーターの指示で一旦書き込みを中止し、今までのチャット内容を参加者と一緒に整理するとよいでしょう。
- 手法3．こまめに相づちを打つ
- Web会議は、対面会議よりもハキハキとしたしゃべり方で、表情なども少々オーバー気味にリアクションした方が伝わりやすいです。これは発言者に限らず聞き手側にも言えることで、相手が話しているときはしっかりと相づちを打つように心がけましょう。
- 発言中に聞き手が無表情だと、「ちゃんと話が伝わっているのかな？」と不安に思う人もいます。顔だけしか映らないWeb会議では、特に表情が目立つため、発言に対してはファシリテーター自らがこまめに相づちを打ち、コミュニケーションを図ることが望ましいです。
- 手法4．内職をさせない
- Web会議は対面の会議とは違い、互いの手元が見えません。そのため会議中に暇だと感じると、つい別の作業をしてしまうことがあるかもしれません。
会議に集中してもらうためにも、先ほどの「チャット機能の推奨」で説明した内容を実践するように促してみましょう。発言だけではなくチャットにも積極的に参加することで、会議中の内職を防止できます。
- 手法5．質問の相手を明確にしてもらう
- 対面会議は、視線を合わせて話すことで誰に対しての発言かすぐにわかります。しかしWeb会議は、従来の会議に比べると誰に話しかけているのかがわかりづらいというデメリットがあります。
- 特定の人に対して発言をするときは「〇〇の件について山本さんにお尋ねしますが」など、質問の相手を明確にするよう事前に共有しておきましょう。
また、チャットの場合も同様です。チャットで質問をするときは「後日確認をお願いします＞田中さん」だったり、「一旦話を戻しましょう＞ALL」とするなど、こちらも表記の仕方について事前に共有しておくとスムーズです。
- 手法6．全員に当事者意識をもたせる
- 対面会議にも言えることですが、決まったメンバーだけが発言をくり返している場合には、一部の人だけしか参加していない状態になっています。参加者が離れた場所にいるWeb会議では、一部の人だけで会議が進行していると、疎外感を感じる可能性があります。
- ファシリテーターは発言が少ない人に適宜質問を投げかけるなど、積極的に声掛けをする必要があるでしょう。参加していない人に気が付かない、または気付いていてもそのまま進めてしまうと、「会議に参加しなくてもいい存在」だと言っているようなものです。参加者全員に目を配り、当事者意識をもって参加してもらえる雰囲気づくりや進行を心がけましょう。
まとめ
一体感のあるWeb会議にするためには、従来の対面会議以上に、ファシリテーターの力量が問われることでしょう。参加者が異なる場所にいるからこそ、オンラインホワイトボードやチャットなどのツールをうまく活用して、全員が当事者意識をもって会議に参加できるような舵取りをしなければなりません。
そのための事前準備として、参加者に共有しておいてほしいことや、会議進行のポイントについてお伝えしました。今回紹介した6つの手法を参考にしながら、スムーズなWeb会議を目指しましょう。
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