新型コロナウイルス蔓延に伴い、ハイブリッドセミナーと呼ばれる新しい講演会のやり方が注目を集めています。
ハイブリッドセミナーは、従来の対面型セミナーとオンラインセミナーのメリットを併せ持っているため、多くの参加者を獲得可能です。
そこで本記事では、ハイブリッドセミナーや講演会のやり方について、詳しく解説します。
最後まで読めば、ハイブリッドセミナーの必要性を把握して円滑な準備が可能です。
セミナーや講演会を開催したい方は、ハイブリッドセミナー開催の必要性を確認しておきましょう。
目次
ハイブリッドセミナーとは？
ハイブリッドセミナーとは、オフラインとオンラインの双方を組み合わせた、複合的な形式のセミナーのことです。
従来のオフラインセミナーとは異なり、一部の参加者が会場に集まり、他の参加者がオンラインでセミナーに参加します。
ハイブリッドセミナーでは、物理的な会場でプレゼンテーションを行う様子をオンラインで中継するため、リモートでの参加が可能です。
新しい形式の知識共有やコミュニケーションの手段として、ハイブリッドセミナーの導入を検討しましょう。
セミナーをハイブリッド形式で開催するメリット
セミナーをハイブリッド形式で開催するメリットは、次の通りです。
・参加者の上限を増やすことができる
・参加のハードルを下げることができる
・参加者の意見を収集しやすい
それぞれのメリットを確認して、ハイブリッドセミナーの導入を検討してください。
参加者の上限を増やすことができる
セミナーをハイブリッド形式で開催するメリットは、参加者の上限を増やすことができる点です。
ハイブリッドセミナーでは、会場に直接来場できる参加者に加えて、オンラインでのリモート参加者も受け入れられます。
オフラインセミナーとオンラインセミナーを同時開催することにより、多くの人々がセミナーに参加できるようになりました。
参加のハードルを下げることができる
セミナーをハイブリッド形式で開催することで、参加者のハードルを下げることができます。
オンラインでリモート参加が可能なハイブリッドセミナーでは、参加者は自宅やオフィスから手軽にセミナーに参加可能です。
対面型のオフライン参加だけでなく、リモートでのオンライン参加が可能になるため、参加のハードルが低くなります。
参加者の意見を収集しやすい
ハイブリッドセミナーでは、参加者の意見やフィードバックを収集しやすいメリットがあります。
オンライン上であれば、チャットやアンケートなどの機能を活用してリアルタイムで意見を集められます。
オフライン参加者に対しても、セミナー終了後にアンケートを実施するなど、より多くの参加者の声を取り入れることが可能です。
セミナーをハイブリッド形式で開催するデメリット
ハイブリッドセミナーを開催すべきか悩んでいる企業は、メリットとあわせてデメリットを確認しておきましょう。
セミナーをハイブリッド形式で開催するデメリットは、次の通りです。
・参加者の温度差が生じやすい
・開催のための工数や準備が増える
・コストが増加する
参加者の温度差が生じやすい
ハイブリッドセミナーでは、オフラインとオンラインの参加者が混在するため、参加者の温度差が生じやすいです。
オフライン参加者は直接講演者や他の参加者と交流できるメリットがあります。
一方でオンライン参加者は、円滑なコミュニケーションが難しかったり、質問や意見を述べにくかったりと交流が難しいです。
ハイブリッドセミナーを開催する際は、参加者の温度差が生じやすいことを理解して、オンライン参加者への配慮を工夫しましょう。
開催のための工数や準備が増える
ハイブリッドセミナーの開催には、オフラインとオンラインの両方の要素を準備する必要があります。そのため、セミナー開催のための工数や準備が増える点がデメリットです。
会場の手配や設備の準備だけでなく、オンライン会場の用意やウェブ会議ツールの導入・ネット環境の確保などの準備が増えます。
また両方の参加者への適切な案内や対応、進行管理なども求められるため、セミナー開催にかかるタスクが多いです。
コストが増加する
セミナーをハイブリッド形式で開催するデメリットは、コストが増加することも挙げられます。オフラインとオンラインの両方の要素をカバーするため、従来のセミナー開催よりコストがかかります。
オフライン会場の費用や機材レンタル、オンライン会場のウェブ会議ツールやライブ配信の費用など、追加的な経費が必要です。
さらに、オフライン参加者とオンライン参加者それぞれに向けた特典やサービスを提供すれば、追加コストが発生します。
ハイブリッドセミナー・講演会のやり方を6ステップで解説
ハイブリッドセミナー・講演会の開催を検討している企業は、正しい開催方法を理解しておきましょう。
ハイブリッドセミナー・講演会のやり方を6つのステップに分けて解説しますので、セミナー開催に向けて確認しておいてください。
1.セミナーの日程・参加人数を確定する
2.セミナーの会場を決める
3.ZoomなどのWEB会議用ツールを選定する
4.セミナー講師や機材の専門オペレーターを依頼する
5.当日使用する資料を準備する
6.会場設営に加えてオンライン配信の環境を整備する
1.セミナーの日程・参加人数を確定する
ハイブリッドセミナー・講演会を開催する第1ステップは、セミナーの日程・参加人数を確定することです。
参加者がオフラインとオンラインの両方から参加することを想定し、参加者数やセミナーの内容に応じて適切な日程を検討します。
また、会場の収容人数やオンライン会議ツールの受け入れ可能な参加者数を考慮して、適切な参加人数を設定してください。
2.セミナーの会場を決める
ハイブリッドセミナー・講演会を開催する第2ステップとして、セミナーの会場を決めましょう。
オフライン会場を決める際は、アクセスや設備の便利さ・収容人数などを考慮して選定します。
オンラインでもセミナーを配信する場合は、ウェブ会議ツールを利用するため、安定したインターネット環境や視聴性の確保が重要です。
また、ハイブリッドセミナーの会場を探す際には、「会議室.COM」をご活用ください。
「会議室.COM」では、利用シーンに合わせて、貴社に適した会場をご提案します。
3.ZoomなどのWEB会議用ツールを選定する
オンライン参加者との円滑なコミュニケーションを実現するため、ZoomなどのWEB会議用ツールを選定しましょう。
ZoomやTeamsなどのWEB会議用ツールを活用することで、多くの参加者とリアルタイムでの対話や質疑応答ができます。
機能やセキュリティ・利用料などを比較し、セミナーに適したWEB会議用ツールを選びましょう。
4.セミナー講師や機材の専門オペレーターを依頼する
ハイブリッドセミナーの成功には、優れた講師と適切な機材のサポートが欠かせません。セミナー講師や機材の専門オペレーターを依頼することで、ハイブリッドセミナーを成功へと導くことができます。
セミナー講師は、オフラインとオンライン両方の参加者に対して、わかりやすく伝えるスキルを持っている人材を選定しましょう。
機材の専門オペレーターは会場の設備やオンライン配信の技術サポートを担当し、スムーズな進行をサポートする人材です。
5.当日使用する資料を準備する
ハイブリッドセミナーを開催するために、当日使用する資料を準備しましょう。
セミナーで使用する資料は、オフラインとオンラインの両方の参加者に向けて適切な形式で準備する必要があります。プレゼンテーション資料や配布物は視覚的にわかりやすく、オンライン参加者にも十分に伝わるように工夫しましょう。
ハイブリッドセミナーを開催するために、オンラインとオフライン両方の準備をしておいてください。
6.会場設営に加えてオンライン配信の環境を整備する
ハイブリッドセミナーでは、オフライン会場の設営だけでなく、オンライン配信の環境を整備しなければなりません。
オフライン会場では参加者の快適な過ごしやすさを重視し、必要な機材やサポートを用意します。オンライン配信環境では、カメラの配置や映像品質・音声のクリアさなどを確認しておきましょう。
ハイブリッドセミナーに必要な機材
ハイブリッドセミナーを開催するためには、下記の機材が必要です。
・マイクなどの音声関連機材
・カメラやパソコンなどの配信機材
オンライン・オフライン両方の参加者が満足できるセミナーを開催するため、ハイブリッドセミナーに必要な機材を確保しましょう。
マイクなどの音声関連機材
ハイブリッドセミナーでは、オフライン会場とオンライン会場の両方から参加者に向けて明瞭な音声を提供しなければなりません。そのため、マイクなどの音声関連機材が必要です。
オフライン会場では講師や参加者が使用するワイヤレスマイクやヘッドセットマイクを準備し、聞き取りやすい音声を伝えましょう。
また、オンライン参加者に聞き取りやすい音声を伝えるため、PCのマイクやスピーカーなど、リモートの音声環境にも配慮する必要があります。
カメラやパソコンなどの配信機材
ハイブリッドセミナーでは、オンライン会場からリアルタイムで映像を配信するために、カメラやパソコンなどの配信機材が必要です。
オフライン会場では、講師やスクリーン・プレゼンテーション資料の映像を適切に捉えるカメラを配置します。
また、会場で撮影した映像を配信機材を通して、オンライン参加者に映像を提供します。
高性能な配信機材を用意し、セミナー全体の品質向上に努めましょう。
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ハイブリッドセミナーなどのウェビナー会場選びの際には「会議室.COM」をご利用ください。
「会議室.COM」では、ハイブリッドセミナー開催に向けたオンライン・オフライン両方の会場をご提案できます。
会場スタッフによる配信サポートまで提供しているため、初めてハイブリッドセミナーを開催する方でも安心して利用可能です。
詳しくは下記ホームページより、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
セミナーをハイブリッド形式で開催することで、参加者・企業側にとってさまざまなメリットを得られます。
メリットとデメリット双方を比較検討して、セミナーをハイブリッド形式で開催すべきか検討してください。
ハイブリッドセミナーを開催する際には、正しいやり方を理解して必要な機材を準備しておきましょう。
また、ハイブリッドセミナーの会場選びに悩んだ際には、専任のプロがサポートしてくれる「会議室.COM」の利用をご検討ください。
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