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出社すると、朝のあいさつやランチ休憩時など、自然とコミュニケーションをとる機会は増えるものです。
互いに顔をあわすことはコミュニケーションの第一歩であり、何気ない会話をするきっかけとなります。
たとえば、何かに困っている様子や「仕事が大変なのかな？」と感じることがあれば、声をかけたり業務を手伝ったりというサポートもスムーズにおこなうことができるでしょう。
また、確認したいことや質問などは、その場ですぐに聞くことも可能です。
しかし、業務がリモートに切り替わった場合、ほとんど顔を合わせる機会がないためコミュニケーション不足になりがちです。
その結果、各々が担っている役割や業務の進捗状況がわかりづらく、チームの状況を汲み取ることが困難になってしまうこともあるでしょう。
このように、テレワークでは業務効率化が見込めることも多いですが、コミュニケーションという面では不利といえるかもしれません。
一般的にチームビルディングというと、体験型・参加型のイベントやゲームなどを思い浮かべる人も多いと思います。
宿泊型のチームビルディング研修などもあり、いずれもメンバー同士がさまざまな体験を通して結束力を高めることが目的です。
テレワークがが浸透しつつある昨今、リモートでのチームビルディングは難しいと考える方も多いでしょう。
しかし、チームビルディングは体験型アクティビティだけではありません。
そもそも、チームビルディングとは「個人がもつ能力やスキルを最大限に発揮できるチームづくり」を目的としています。
すなわち、テレワークにおけるチームビルディングとは、リモートの課題である「コミュニケーション不足」をいかに解消するかという取り組みだともいえるでしょう。
オフィスの現場とは違い、点在する場所で仕事をするチームをまとめるには「密なつながり」が求められます。
そのため、リモートでコミュニケーションを活性化させるには、従来とは異なる新しい取り組みが必要とされるでしょう。
顔を合わせる機会が少ないテレワークでは、日ごろからチームメンバーと会話をする機会が減ってしまいます。
そのため、発言の意志はあるが「こんなことを言って大丈夫だろうか」と躊躇してしまうなどの心理的安全性への配慮が必要となってきます。
互いが気軽に会話やチャットができる環境にするためにはどうすればよいか、その方法について順に見ていきましょう。
テレワークでコミュニケーションを図るには、まず仕事においてこまめな「報連相」を心がけることから始めましょう。
そのためには、日頃の業務にICTツールをうまく取り入れることがポイントとなります。
たとえば、ミーティングは「Zoom」などのオンライン会議システムを使用し、日ごろの連絡業務は「Chatwork」や「Slack」といったチャットツールを活用するなどです。
また、「G Suite」や「OneNote」などのクラウドストレージを活用した情報共有はテレワークをする上での共有ツールとして役立ちます。
テレワークでは、互いにまったく面識がないことも珍しくありません。
まずは仕事上でかかわりを増やすことが、チームに慣れることにもつながるといえます。
チームの結束力を強めるには、それぞれの価値観を知ることが大切です。
ふとした会話から得るものは意外と多いため、仕事以外のことを気軽に話せる雑談の場を設けるとよいでしょう。
テレワークで効果的な雑談の取り入れ方をいくつかピックアップしてご紹介します。
チャットツールを活用して気軽にコミュニケーションをとれる場を作成します。
チャット上では情報交換の場となるようにテーマを設定するとより効果的です。
また、部下たちがちゅうちょせずに雑談のやり取りができるよう、上司が話を切り出すのも大切です。
会議用ツールを用いて、オンラインコミュニケーションの機会を意識的につくります。
朝礼の時間や就業前、午後のコーヒーブレイクなど、一日のリズムをつくりやすい時間に設定し、担当しているの業務内容の共有や、今日の振り返りなどを報告すると、そこから話題が広がったり、気分転換にもなります。
オンライン会議の際にカメラをオンにし、互いの顔が見えるようにすると会話が弾みやすくなります。
会議ではカメラをオンにする等の社内ルールを設けてみると効果的でしょう。
また、会議が始まる前に雑談を取り入れるのもチーム内の関係構築において重要です。
1on1(ワンオンワン)とは、上司と部下が一対一で行う面談のことです。
テレワークでは社員の心理的安全性の確保やエンゲージメントを高めるために、この「1on1」の時間が非常に重要です。
1on1を取り入れると、ちょっとした質問や悩み等も相談しやすく、心理的安全性の確保につながります。
月1回程度で取り入れるとよいでしょう。
いかがでしたか？
昨今、テレワークが普及しつつありますが、企業の生産性を向上させるには、チーム力を強化することが重要なポイントです。
またテレワークにおいては、オフィス・現場で働く以上に心理的なつながりが重要となります。
離れて仕事をしていても、さまざまなツールを活用して「密なコミュニケーション」を心がけることで、チームとしての一体感を高めることが可能です。
テレワーク時のチームビルディングを高めるためにも、ぜひ今回ご紹介した内容を業務に取り入れてみてください。
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