失敗しないワークショップの進め方

近年、当たりまえのように聞かれる「ワークショップ」というワード。イベントなどのほか一般の企業でもよくおこなわれており、実際に参加して体験・学習などができるとして主催者側にも参加者側にも大きなメリットがあるようです。
そんなワークショップですが、内容を充実させるには実はちょっとした条件があるのです。
そこで今回は、失敗しないワークショップの進め方について、いくつかのポイントを踏まえながら説明していきたいと思います。ワークショップ経験者もそうでない人も、ぜひ参考にしてみてください。

ワークショップとは？グループワークと何が違う？

ワークショップと似たようなものに、グループワークがあります。実際おこなう内容も似ているので、『単なるネーミングの違いでは？』と思う人もいるようですが、この二つには少し違いがあります。
グループワークは、与えられた目的についてグループで協力して結果を出し、それを主催者側が評価する。
対してワークショップは、疑問点などがあれば指導してもらいながら実践することができる、参加型のセミナーといえます。
グループワークとワークショップ、それぞれどのような内容となっているのか、詳しく見てみましょう。

グループワーク

まずは、グループワーク。
そのネーミングから、おおよその内容は予測できるかもしれません。
グループワークは特に最近、企業の就活などでよく用いられています。
企業側は就活生を複数のグループにわけ、1つのテーマを与えます。グループワークは、与えられたテーマについてグループ内で意見を出し合いながら、最終的な結果を出す作業の場ということになるでしょう。
グループワークでは、各々のコミュニケーション能力や人をまとめる力（リーダーシップ力）のほか、決断力・実行力などをチェックすることができます。
グループ内の様子を観察しながら、一人ひとりの適材適所について検討できるわけです。

ワークショップ

対してワークショップは、以前はおもに美術や芸術などのアート分野でよくおこなわれていた「参加・体験型」の学習法です。
一般的なセミナーといえば受講者が講師の話をただひたすら受け身で聞くスタイルになっていますよね。しかし、ワークショップは単に受動的に聞くのではなく、実際に自らが参加して体験することができる学習の場といえます。
ただ説明を聞くだけではなくいろいろな意見を出し合いながらの共同作業は、達成感を味わったり理解力が深まることにもつながります。
近年では、一般的な企業でも新人研修などで取り入れることが増えてきたため、「ワークショップ」というワードも聞きなれたものとなりました。
ワークショップの主催者側のメリットは、実際に参加者の疑問や悩みを聞いたり、出された意見に寄り添いながら的確なアドバイスができるという点です。
参加者側のメリットは、堅苦しい雰囲気ではなく複数人でコミュニケーションを取りながら学習ができるということ。また参加者同士だけではなく、主催者側とコミュニケーションを取ることができるのも、ワークショップのよい点といえるかもしれません。

会社でワークショップを活用するシーン

会社ではワークショップ形式で会議をおこなうこともありますが、どのような場面でワークショップを取り入れるとよいのでしょうか。主体性を発揮できるワークショップではあらゆるシーンで活用できそうですが、テーマや状況によって向き・不向きがあるようです。
次に挙げるのは、一般的な会議の種類です。

1．報告・連絡型会議
2．コーチング会議
3．ブレスト会議
4．問題発見型会議
5．課題解決型会議

このうち1と2の「報告・連絡型会議」「コーチング会議」については、情報共有や意思決定の徹底を図ることが主目的であるため、わざわざワークショップ形式にする必要はないと考えられます。

会社でワークショップがおすすめの会議は、3～5の「ブレスト会議」「問題発見型会議」「課題解決型会議」の3つです。
トラブルとなった原因を探求したり解決したいとき、また、いろいろなアイデアが欲しいときなどにワークショップ形式の会議が向いています。簡潔にいうと、報告・連絡といった情報の共有は、会議を開かなくても済む場合があります。ワークショップは参加者の「知識・意欲・アイデア」などを引き出す目的でおこなうため、会議の種類によって使い分けましょう。

研修にワークショップを取り入れるメリット

まず新人研修をおこなう目的ですが、業務に必要なスキルを身につけてもらう、円滑なコミュニケーションを図るなどが挙げられます。これらは業務遂行を円滑にするために必要なことで、どの会社でも新入社員に対しておこなっています。

では、新人研修にワークショップを取り入れるメリットとは、いったい何なのでしょうか。
ワークショップは一方向ではなく双方向でのコミュニケーションが可能です。そのため参加者は、受動的ではなく自発的に、研修に参加することができます。特に新しい環境で初対面の人に囲まれる新人は、どうしても最初は緊張しがち。新人研修にワークショップを取り入れることは、その緊張をほぐし、自発的に参加する意欲につながります。

ワークショップで重要な3つのこと

では、実際にワークショップを開催するうえで、どのようなことに注意する必要があるのでしょうか。失敗しないワークショップの進め方には、いくつかの重要なポイントがあります。

これを知っているのと知らないのとでは、ワークショップの充実度や満足度に格段の違いが出てしまうので要チェックでしょう。

ワークショップに必須！進行役であるファシリテーターの存在

一般的な会議でも進行役は必要ですが、特にワークショップのような共同作業では場を仕切ってうまくまとめるファシリテーターの役割がとても重要です。ファシリテーターの技量によって、ワークショップの充実度が左右されるといっても過言ではないくらい、大切な存在といえるでしょう。

ファシリテーターの適任者として挙げられる条件としては基本的には次の通りです。
・観察力があり目配りの利く人
・参加者の質問や疑問に対して的確に回答できる人
・場をまとめてリードすることができる人

ファシリテーターは、参加者の作業がうまくはかどっていないようなら声掛けをして何について困っているのか聞きだしたり、質問や疑問について的確に答えてあげる必要があります。

また、ワークショップでありがちなのが議論するうちに本来の目的を見失い横道にそれてしまうこと。慣れない作業で場が混乱していたらうまく軌道修正してあげることも、ファシリテーターの大切な役割です。

堅苦しすぎず少しフランクになれる雰囲気が必要

先述の通りワークショップは参加型の学習・研修会です。そのため、どんどん意見を出し合うのが理想的ですが、中には思ったことをすぐに発言するのが難しい人もいるでしょう。
ワークショップを開催する側としては、参加者にはあまり堅苦しく感じすぎずできるだけリラックスして参加してもらいたいもの。そのためには雰囲気づくりも重要な課題といえます。

例えば、周囲の環境。
ワークショップをおこなう場所がガヤガヤしていては、主催者の説明や指示が聞き取りにくいですし、実際におこなう作業にもいまいち集中できません。「建物の周りの騒音はどうか」、「隣室の声や音漏れがないか」なども事前にチェックしておきましょう。

また、部屋の大きさや机のレイアウトにも、ちょっとした工夫が必要です。
部屋の大きさについては、部屋が狭いと圧迫感を感じて息が詰まりそうになってしまいますし、逆に参加人数に対して部屋が広すぎるのも落ち着きませんよね。
机のレイアウトについては、ワークショップを複数人のグループに分けておこなう場合、議論しやすいように対面式やアイランド形式に配置するのがおすすめです。

ワークショップを充実したものにするには、このように周囲の環境や開催する部屋についても気を配ることが大切。参加者の緊張をほぐすため、邪魔にならない程度にBGMを流すなどもよいでしょう。

効率のよいワークショップにするための便利ツール

『ワークショップの内容をさらに充実したものにしたい』、『無駄を省いて効率よく進めたい！』という場合はツールをうまく活用することも大切です。

例えば出し合った意見を書き込むホワイトボードや、全員が情報を共有できるPCなど。
皆の前で成果を発表する際はプロジェクターやスクリーンがあれば便利ですし、参加者が多い場合はマイクも必要になってくるでしょう。

このように、ワークショップを成功させるためには「参加者が気負うことなく発言し合える環境づくり」がとても大切なのです。開催場所や部屋の雰囲気のほか、スムーズに作業がおこなえる設備が整っているかどうかなどですね。
また、参加人数に応じたキャパの部屋も必要ですし、ワークショップを開催するならまずは「最適な場所探しから」ということになるのではないでしょうか。

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まとめ

近年、積極的に取り入れられているワークショップ。
当日バタバタしてしまうことのないよう、事前にきちんとリサーチしておきたいものですよね。参加者も主催者も気持ちよく参加できるよう、しっかりと環境を整えておきましょう。