【スマート会議術第8回】会場に足を踏み入れたときからスタート 満足度を上げ、スムーズなセミナー運営を行うポイントにご登場いただいた、Web制作者向けのセミナーイベント「CSS Nite」を主宰し、12年にわたり、700回、延べ60,000人が参加するセミナーイベントを運営してきた鷹野雅弘さんが、セミナーを成功させるコツをご紹介する特別企画「集客セミナー塾」。
第2回は、セミナーイベントの参加者の満足度は、内容はもちろんですが、それ以外での、ほんの小さな違いで差が出ます。今回の集客セミナー塾では、運営部分において、こだわったほうがいいポイントをいくつかご紹介します。
どれが正しいかは、イベントの方向性や目指すところ、また、参加者の属性によって変わります。あくまでもひとつの検討材料として、納得のいくところのみを導入してみてください。
最低限、パソコンの投影チェックだけは行うのは当然ですが、意外に行われていないのが「ランスルー」です。
ランスルーとは、実際の流れに沿って段取りを確認する作業。セミナーが始まるまえに、講演者だけでなく、関係者全員で流れを確認しておきます。
どのタイミングで、誰が照明を落とすのか（どこに照明のボタン類があり、どのように調整するのか）。講演開始のキュー（合図）は、どのようにするのかなど、本番を意識しながら、動きや流れを確認します。
また、「それでは、○○さん、お願いします」と紹介してから、パソコンをプロジェクターにつなげるイベントをよく見かけます。しかし、ほんのちょっとした間が不自然ですし、接続トラブルがあった場合には焦ってしまいますので、投影が正しく完了していることを確認してから、司会は講師にスタートのキューを送るのがいいでしょう。
主催者や協賛企業によるちょっとした紹介などで、パソコンを用いることがあります。そのような場面ほどもたついたり、接続トラブルがおきたりしやすいので、必ずランスルーにて接続チェックと段取りを確認しておきましょう。
パソコンをプロジェクターに接続し、「映ったらOK」と判断するだけでなく、次の点を確認するようにしましょう。
会場によって、プロジェクターの解像度は幅640ピクセルや1920ピクセルなど異なります。PowerPointのみの講演であれば、さほど問題にはなりませんが、ブラウザーを表示したり、ちょっとした操作デモを行ったりする場合には、解像度は低すぎても高すぎても見にくくなる場合があります。幅1280ピクセル程度を基準に設定するといいでしょう。
4：3のスクリーンに16：9のスライドを投影すると、上下が余ります。今時、4：3のスクリーンが設定されている会場は、天井が低く、スクリーンサイズが小さめの会場が多い傾向があります。そのため、スクリーン全面に投影しても下部は見えにくく、聞き手がストレスを感じることもあるでしょう。つまり、上下に余白が生じるくらいがちょうどいいのです。
一方、16：9のスクリーンに4：3のスライドを投影すると、一回り小さくなって表示されてしまいます。
イベント開催時には、イベントの様子がわかる写真を撮影しましょう。写真を撮ることは、さまざまなメリットを生みます。カメラマンを手配したり、撮影の腕に覚えのある人を担当にできたりするのが望ましいですが、スマホでの撮影でも十分です。
最後に、イベントの撮影において注意しておきたいポイントをまとめました。
イベントの性質によっては、欠席された人に案内することもできますし、講演者が了承すれば、イベント動画そのものを公開することで、多くの人に内容を共有したり、講演者の露出にもつながったりします。イベント全編でなく、部分的な公開でもいいでしょう。
公開する際は、YouTubeやVimeoに、パスワードで保護してアップロードしておくほか、プライベートリンクという形式で、URLを知っている人のみ見られるようにしておくのが、ハンドリングしやすいのでおすすめです。
