製品モニターをしてもらう場合の注意点と対応方法

自社の製品を利用しているユーザーに製品モニターを依頼したり、ユーザーを集めて座談会を行ったりしたい場合、どのようなことに注意すればいいのでしょうか。
企業ではなく、個人のユーザーと仕事をするときに気を付けたいポイントをご紹介します。

セキュリティへの配慮が必要

会社の中には、一般のユーザーに見せてはいけない社外秘の資料が多くあります。また、社内で未発表の製品について打ち合わせが行われていることもあるでしょう。協力企業や関係会社以外の、一般の人を社内に招くということは、こうした情報の漏洩に関する配慮も必要になるということです。
事前に、携帯電話などの記録が可能な機械類を預かり、知り得た情報を外に漏らさないという取り決めの書類を交わすといった対策も効果的ですが、そもそも、できる限り不要な情報に触れさせないことが大切です。
そのためには、社内の会議室などに招くのではなく、社内文書が置かれていない外部のスペースを借りるのがおすすめです。

貸し会議室の中でも特におすすめなのが、「スピーチプライバシー」に配慮されている場所です。
座談会では、複数の人が発言をして意見を交わすことになりますが、そういった話し声が隣の部屋や廊下に漏れてしまうと、情報漏洩につながるおそれがあります。その点、スピーチプライバシーを守るための設備を利用できる貸し会議室であれば、思う存分、意見を交わすことができるのです。

製品モニター・座談会参加者の集め方

製品モニターや座談会の参加者を集める方法は、大きく分けて自社で探す方法と、外部に依頼する方法があります。
参加者を自社で探す場合は、ユーザーアンケートなどに答えてくれた方の中から選ぶか、最初から「製品モニター募集」「座談会への参加者募集」として集めるのがいいでしょう。参加者が写った写真などを公開する場合は、事前に条件を明記した上で募集する必要があります。
外部企業に参加者を集めてもらう場合は、アンケートサイトなどを運営している会社に依頼することになります。
いずれにしても、活発に意見を述べてくれる人で、ドタキャンをしない誠実な方を選ぶ必要があります。

製品モニター・座談会参加者を募集する際の注意事項

製品モニターや座談会にユーザーを呼ぶ場合、欠席者が出ないように、リマインドメールなどを送って、確実な参加を呼びかけましょう。小さなお子様がいる方などのために、同行者の可否についても周知が必要です。
当日は、参加者が運営側よりも先に着いてしまうことがないように、早めに会場に着くようにします。参加者が道に迷わないために、案内係を用意するのもいいでしょう。また、当日の急な予定変更やトラブルが起こったときのために、連絡がつく電話番号を事前に参加者に伝えて、万が一の事態に備えておくことが大切です。

製品モニターや座談会の参加者は、社外の人間であり、一般のユーザーです。自社の情報についても、参加者の情報についても、十分な管理を行わなければいけません。きちんと協力してくれる参加者を探すとともに、社外秘の資料などの多い社内ではなく、外部のスペースを利用するのがおすすめです。
参加者側と企業側の双方が、不満や不安を感じることがない環境を用意しましょう。