【なぜ必要？】ビジネスマナーが必要な理由と身につけてないと起こること

ビジネスマナーが必要な理由

そもそも、なぜビジネスマナーが必要なのでしょうか？

多様性に富んだ社員を一つにまとめるための共通の指標

企業は自社の活力を高めるためにある程度人材の多様性を確保するものですが、同時に多様な人材がバラバラにならないための工夫が求められます。全社レベルでは理念やミッションでベクトルを揃えつつも、個々人における協調性への取り組みも必要です。

この協調性において、ビジネスマナーが欠かせません。

あらゆる業務は一人でなく、さまざまな人と関わって行われるため、相手を尊び、思いやる姿勢を持ち合うことが大切です。

ビジネスマナーというのは、普段の仕事の中で関わる人へ思いやりや尊重の気持ちを持って接する一番分かりやすい表現技法なので、単純に「失礼を生まないように」というだけでなく、円滑な業務を行うにあたって関わる人への気遣いのためのものという意識で、マナーを捉えてみてください。

取引先の信頼を勝ち取る第一歩としての役割

取引先とは、約束を違えずに誠実な仕事をすることは当然です。

しかし、特に新規の取引先に対しては、信頼して仕事を任せられる会社であることを先に示す必要があります。その際、目前の担当者の言葉遣いや立ち居振る舞いが信頼感を生み出すためのキーポイントになるため、ビジネスマナーをきちんと身に付けていることが必須の条件になるのです。

ビジネスマナーの本質

「うまい、安い、早い」というある牛丼屋の有名なキャッチフレーズがあります。商品やサービスの機能、価格、オペレーションが優れていることの大切さを端的に伝えるものですが、うまくて、安くて、早かったとしても、店員が無愛想の塊だったり、お客に暴言を吐いたりするようならば、その店は決して繁盛しませんよね。

ビジネスが成功するためには、優れた商品やサービスだけでは不十分で、お客を敬い、思いやり、感謝する姿勢が不可欠であり、ビジネスマナーが必要とされる本質的な理由がそこにあります。

ビジネスマナーを身につけていないと起こること

重要なビジネスマナーを身につけていないと、つぎのようなトラブルに発展することも。

言葉遣いを知らず、相手からの信頼を失う

社内の人に対して挨拶をしなかったり、取引先で不適切な言葉遣いをしたりすると、相手からの信頼を失うことにつながります。

特に、社外での振る舞いが悪い場合、自分だけでなく会社全体が悪い評価を下げることにもなるでしょう。

ビジネスマナーを知らないとインシデントに発展するリスクも

例えば、メールのCCとBCCを確認する習慣が身についていない場合、メンバー全員が閲覧可能なメールに対し、社内のメンバーにだけに返信するつもりで、取引先に機密情報を漏らしてしまうと、相手からの信頼を失うのはもちろん、会社が大きな損害を受けることにつながりかねません。

そうなると、「メールの基本的な知識を知らなかった」では済まされませんよね。

いずれも、ビジネスマナーを身につけ、重要性を理解していれば事前に防ぐことができます。

ビジネスマナーは「なぜ必要なのかを理解する」ところに本質があります。マナーは人対人で行われるものなので、ヒューマンエラーは100%防げるものではありませんが、重要性を理解していれば、すぐ事の重大さに気づき、大きなミスが起こる前に自分で考え対処することができるでしょう。

最低限必要なビジネスマナー

ビジネスマナーは数多くの種類があります。もちろんあらゆるマナーを身につけておく事で臨機応変に対応しやすくなり、より仕事を円滑に進めることができます。しかし新入社員には難しいでしょう。最初は最低限必要のビジネスマナーを身につけてみてください。

挨拶

出社時・退社時、感謝の気持ちを伝える、労いの気持ちを伝える、取引先訪問時などのシチュエーションにおける適切な挨拶を身につけましょう。挨拶にもさまざまなパターンがありますが、まずは取引先に対しての挨拶マナーを身につけておけば、トラブルを防げます。

言葉遣い

敬語、謙譲語、丁寧語を状況や相手に応じて適切に使い分けられるようにしましょう。これもまずはトラブルをできるだけ防ぐべく、取引先向けのルールを身につけておくのがおすすめです。

身だしなみ

TPOを的確に判断して、清潔感があり礼節をわきまえた服装や持ち物、メークを身につけておきましょう。まずは自分から見て「清潔感があって好印象だな」と思える同僚や先輩を見つけ、彼彼女らの真似から始めるのがおすすめです。

ビジネスマナーの効率的な身につけ方

基本的なビジネスマナーについては、会社側で研修を行う場合が多いので、研修をきちんと受けて、その後もテキストを読み返すということが最も効率的に身につける方法になります。

研修が不十分な場合や特定の分野に強い興味を持った場合などは、市販のビジネスマナーに関する本を購入して勉強するとよいでしょう。

軽視しすぎず、しかし気軽な気持ちでビジネスマナーに向き合おう

仕事を始めると、学生時代には無縁だったビジネスマナーの数の多さに驚くかもしれません。でも、覚えてしまえばよいだけのことですから、あまり難しく考えず前向きの気持ちで新しいビジネスマナーを積極的に吸収していきましょう。