ビジネスマナーの基本！相手に好かれる「名刺交換」テクニック

名刺の役割

一般的に名刺というのは、名前や所属を知ってもらう役割の元で交換されます。しかし名刺の役割は単に「私のことを知ってください」だけで収まりません。相手に興味を持ってもらい、その後のコミュニケーションの糸口になるような役割が、最も重要な名刺の役割です。

単純に交換するだけでなく、関係性構築の第一歩として、名刺は重要な意味を持ちます。ゆえに名刺交換での振る舞いは、ビジネスにおける第一印象に左右します。取引先との関係を上手く作っていくためにも、基本的な名刺交換のマナーは身につけておきたいところです。

基本の流れ

名刺交換の基本の流れをご紹介します。

・名刺を胸前で両手に持ち、相手の真正面に立つ
・名刺を相手に渡すときは、右手で名刺を持ち左手は添えるようにして差し出す
・相手が差し出してきた名刺を両手で受け取る

この流れがわかっていれば、基本的にはスムーズに立ち回れることができます。

差し出す時のポイント

名刺は財布やバインダーの中に入れて持ち歩くのではなく、必ず名刺入れを使います。
名刺入れは普段からオフィスバッグに入れておき、初めての取引先など名刺交換がありそうな時には前もって上着の内ポケットに準備しておきましょう。いつでも取り出せるようにしておきます。

名刺を渡すときは、相手が読みるような向きで差し出すようにします。その際、無言で渡すのではなく、会社名と氏名を名乗りながら渡しましょう。名刺交換はテーブル越しにせず、着席していた場合は必ず立って、テーブルの脇で行うこともマナーとして重要です。

受け取る時のポイント

相手の名刺を受け取るときは、無言ではなく「頂戴します」とひと言添えるようにしましょう。また相手の名刺を受け取るときは軽く押しいただくようにすると、相手に対して敬意を表すことができます。

相手が先に名刺を差し出してきた場合は、お待たせしないようにまず受け取り、その後「申し遅れました」といって自分の名刺を渡すようにしてください。

交換後の扱い方

受け取った名刺はすぐに名刺入れにしまうのではなく、面談や商談中はテーブルの上に出しておきます。
相手が1人の場合は、自分から見て左前方に置いておきましょう。その際、名刺を直接テーブルに置くのではなく、名刺入れの上に置いておくと大事に名刺を扱っている気持ちを表現することができます。

また会社に戻った後の扱い方にもポイントがあります。
いただいた名刺に付箋などで、
・日付
・交換した場所
・要件
の3つの情報を記入します。ただし、この作業を相手の目の前でしないこと。名刺を汚すことになるため失礼になるからです。必ず交換場所を辞してからにします。

名刺交換と初回の面談や会議だけでは、関係作りがスタートしただけに過ぎません。その場限りで終わらせないようにするために、名刺記載のメールアドレス宛にお礼のメールを簡潔な文面で入れましょう。

いただいた名刺は名刺の空き箱に放り込んでおくのではなく、50音順や業種別、日付順など自分の仕事のスタイルに合った方法で保管管理します。保管管理方法にはアナログ式とデジタル式の2つがあるので、メリットとデメリットを理解して選択するようにしてください。

こんな時どうする？状況別ポイント解説

名刺交換のマナーは一対一の場面が基本になりますが、実際には複数人で名刺交換を行うことが珍しくありません。名刺交換マナーの応用編としてどのような点に注意をしたらよいのか見ていきましょう。

複数人で名刺交換を行う場合のマナー

大原則：役職の高い人から順に交換する
たとえば、Ａ社に所属するあなたが課長のＸ氏と得意先であるＢ社を訪問して、Ｙ課長とＺ氏と名刺交換をする場合をつぎの順番になります。
1番目：Ｘ課長とＹ課長
2番目：Ｘ課長とＺ氏
3番目：あなたとＹ課長
4番目：あなたとＺ氏
実際には、2番目と3番目の名刺交換は同時に行われることになります。

3社以上が登場する場合のマナー

では、3社が一堂に会して名刺交換をする場合のマナーはどうなるのでしょうか。3社の関係性によって微妙に名刺交換の順番が変わってきます。

たとえば、同じＣ社を得意先とする業者3社に自社が含まれている場合、得意先Ｄ社とその仕入先Ｗ社と自社という場合などシチュエーションは多岐に渡ります。ただし、大原則は変わりません。立場が上の会社や人から順番に名刺交換をしていきます。

そのためには、そこに居合わせているメンバーの立ち位置を正確に理解しておくことが大切です。事前に上司によく確認をしておくことで失敗をせずに済むでしょう。

基本だからこそ最低限のマナーを身につけて、好印象を与えよう

名刺交換のマナーなど形式張っているだけで意味がないと思うかもしれません。たしかに、マナーよりも実際によい仕事をすることの方が重要なのですが、人間は感情の生き物なので、第一印象で選別が行なわれてしまうことがあります。マナーが悪かったために肝心の仕事に結び付かなかったという失敗は避けたいので、名刺交換の最低限のマナーは身に付けておきましょう。