OJT・OFF-JTとは？研修目的の違いとメリット・デメリット

OJTとOFF-JTは、ともに新人育成の代表的な方法ですが、この2つの研修の具体的な内容と目的はしっかり理解できていますか？
OJTはOn The Job Trainingの略称で、仕事を通じての人材育成を、OFF-JTはOff The Job Trainingの略称で、実務を離れた集合研修でおこなう人材育成を意味しています。

今回は、OJTとOFF-JTの違いとそれぞれのメリット・デメリット、期待される成果に関してまとめました。

OJT・OFF-JTとは？

OFF-JTでは、座学・集合研修などを通じてビジネスの一般知識・業界の一般知識を学びます。
働くにあたって必要な知識をインプットし、基礎を作るのが目的です。

しかし基礎ができても、それを実際の仕事の現場で使いこなせるかどうかは別の問題。
仕事の現場において研修で得た基礎をアウトプットするために、OJTをおこないます。

OFF-JTで身につけた知識をOJTで実践し、現場で経験を積むことで成長していくのです。
したがってOJTとOFF-JTは連動しておこなわれるものであり、どちらか一方のみで成立するものではありません。

OJTのメリット・デメリット

このようにOJTとOFF-JTは密接な関係にあり、どちらか一方だけで完結するものではありません。それぞれのメリット・デメリットを考察してみましょう。

まず、OJTのメリットとしては、仕事をするためのノウハウを身につけられるという点が挙げられます。
対して実務では偶然の要素が多いため、必要な要素を体系立てて網羅することが困難である点はデメリットといえるでしょう。

OFF-JTのメリット・デメリット

では、OFF-JTのメリット・デメリットはどうでしょうか？

OFF-JTのメリット
・必要な要素を体系的に網羅して学べる
・一斉に行える
・社内外から専門知識を持った講師が呼ぶことができる
・集中して教育ができる

OFF-JTのデメリット
・基本的な知識だけでは実践に役に立つか否か不明
・従業員の拘束時間が売り上げに直接結びつかない
・会場・講師・テキストに経費がかかる

OJT・OFF-JTの今後の課題

OJTとOFF-JTは、今後どのような課題が考えられるでしょうか？

そもそもOJT・OFF-JTが必要な理由

OJTとOFF-JTの相乗効果に関しては、さまざまな考え方があります。
企業のなかには、さまざまな事情から研修はOJTのみというところも少なくありません。「基礎知識は働きながら身につくはず」という意見の方もいるためでしょう。

しかし通常は、業務をおこないながらの指導・育成には限界があるのではないでしょうか？
組織のなかには繁忙期・閑散期が混在します。また、指導的立場にある人の指導力にも個人的差が存在します。
このような環境の違いのなかでは、指導しなければいけない重要事項が抜け落ちてしまうという問題が生じる可能性も考えられます。

OFF-JTで基礎・基本の知識を身につけておけば、指導に関して十分といえない環境でも、ある程度はOJTを進めていけるのです。

うまく運用できない背景

OJTとOff-JTを組み合わせて研修を実施するなかで、運用がうまくいっていないケースを見てみましょう。

Off-JTはプログラム内容がしっかり準備されていれば問題なく進みます。その一方で、OJTで苦戦するケースは多々あるようです。それには以下のような理由があります。

・現場で指導的立場にある担当者の指導時間の確保が困難
・現場の人員がOJTを理解していない
・現場の人員が長期的視野で業務指示をおこなえない
・指導担当者に指導者としての適性が不足している

OJTをうまく活用するための方策

上記のような問題を解決するためにはどうしたら良いのでしょうか？解決策を確認していきます。

人事担当者による全体の管理
人事担当者による研修全体の管理が大切です。Off-JTは人事部門で行いOJTは配属された現場で行うのが一般的ですが、人事担当者が双方の研修の内容と目的・進捗状況を把握し、長期的視点で人材育成を行います。人事担当者はOff-JTが終了してもOJTの内容を常に把握し、人材育成の進捗状況を管理していくことが望ましいのです。

OJTの準備
OJTは、そのときに必要な業務を手伝ってもらうだけの事態になりかねない研修です。
その場しのぎの状況を避け、成果のともなう研修にするためには、事前準備が欠かせません。人事部門の担当者と現場の担当者はしっかり連携し、Off-JTの内容と連動した受け入れプログラムを用意しておく必要があります。

意識的な環境整備
また、受け入れ現場における人員全員の意識の持ち方も大切です。担当者を中心に新入従業員を迎えてサポートしていくという気持ちをその職場の全員が持っていれば、緊張している新入従業員も安心してOJTに取り組めます。OJTは、受け入れる側が成長する機会でもあるということを、しっかり理解してもらいましょう。

OFF-JTもOJTも早めのプラン設計が大切

OFF-JTとOJTのそれぞれで成果を上げるためには、事前の計画をしっかりとおこなう必要があります。

OFF-JTの場合

OFF-JTの場合、指導内容自体は研修のプロに任せるので安心できます。企業側に注意点があるとすれば、「早い段階で計画を立てる」ということでしょうか。

社外研修の場合、参加人数によってはそれなりの施設が必要になります。特に新入社員研修の場合は、どの企業も開催時期がだいたい同じです。そのため、早めに計画を立てて研修施設の予約をしなければ、予定していた日にちに研修ができないことも考えられます。

OJTの場合

OJTの場合は、特に事前準備が重要です。「社内で教えるのだから、おおまかな計画があれば大丈夫だろう」はNG。行き当たりばったりのOJTは、研修対象者だけではなく、教える側にもデメリットとなる可能性があるでしょう。
OJTにおける計画の手順は、ざっと次のとおりです。

1．育成対象者の現状について把握する
OJTに参加する社員の能力やスキルによって、指導の内容は変わってきます。
たとえば、学校を卒業したばかりの新卒社員には、ビジネスの基本から教える必要があります。

しかし、過去に社会人としての経験がある中途採用であれば、求める人物像と比べて不足する部分を補うかたちで進めることができるでしょう。

2．理想の人材像を確認する
先述のとおり、育成対象者の現状を把握したうえで、現場をよく知る社員や人事関係者を交え、今回のOJTで社員にどのような能力やスキルを習得してほしいのかを確認します。

3．社内指導者を選出する
OJTをおこなうにあたり、指導者の選出はもっとも気をつかう項目です。
まず指導者の適性としては、コミュニケーション能力が高いこと、世代間ギャップが大きすぎないことが挙げられるでしょう。

教える内容が専門的である場合は、選出者が限られてしまうかもしれませんが、そうでなければ入社5～6年目くらいの中堅社員に任せるのがおすすめです。

4．OJTの内容を立案する
指導者の選出が済んだら、OJTに参加する育成対象者と一緒に今後のスケジュールについてミーティングをします。まず現状を把握し、OJTでクリアしたい目標の設定、具体的な達成方法などについて話し合いましょう。

5．OJTを実施→フィードバックをおこなう
OFF-JTにはないOJTのメリットといえば、「現場で実践しながらスキルを習得できる」ことでした。そのため、OJTを実施するときにはただ知識を伝える・見せるだけではなく、可能な範囲内で体験させることがポイントとなります。

実際に体験することは、知識やスキルの定着率アップへとつながるでしょう。OJTが終了したら、4の「OJTの内容を立案する」で計画した内容について、結果への評価をおこないます。
その後は必ずフィードバックをおこない、今後の業務に活かせるようにしましょう。

OJTは継続的におこなうことが大切

OJTは1度おこなえば終了ではなく、段階的に指導をすることが大切です。フィードバックした内容は改善されているか、新たに習得した知識やスキルはどの程度かなど、短いスパンでチェックし、繰り返し指導することが望ましいでしょう。

現場作業であるOJTは、OFF-JTで得た知識やスキルをアウトプットする場でもあります。企業側がきちんとPDCAサイクルを回すことができれば、育成対象者が戦力となるまでのスピードアップにつながります。

OFF-JTとOJTがもたらす効果

OFF-JTとOJTは人材育成以外にどのような効果をもたらすのでしょうか？

業務フローの見直し

OFF-JT・OJTはともに新人のための人材育成プログラムです。一方で、組織全体および業務に関わる従業員全員の成長を促すプログラムでもあります。
それはなぜでしょうか？

OFF-JTの内容を決定する際は、社内の業務内容の基礎・基本を体系的に整理することになります。当然、整理の過程において非合理的で無駄が多く、慣例でしかない事柄が明らかになってくることでしょう。
同時に不足している部分や手薄な部分も顕著になります。特に近年のように、仕事に必要なツールが急速にIT化・デジタル化されている環境下では、業務フローを見直すいい機会になるはずです。

OJTの受け入れ現場にも、同じことが言えます。
受け入れOJTプログラムを検討する際は人事担当者とよく相談して、業務内容に無駄がないかどうかをしっかりと見直しましょう。

社内的な連帯強化

人事部門と現場が一体化し、人を育てていくなかで生まれる仲間意識や協調性は、企業にとってかけがえのないものです。過剰な馴れ合いは不要ですが、組織に属して働く以上、信頼関係は何よりも大切。
研修を機会に、社内で新たな人のつながりが生まれることも期待できるでしょう。

まとめ

いかがでしたか？
OFF-JTとOJTは、その目的をしっかり理解して準備・実行するのであれば、研修対象者・研修準備者・研修準備部門が業務内容を見直しブラッシュアップできる、いい機会です。
また組織にとっては、人材育成と同時に従業員間の信頼関係を強化するきっかけにもなるでしょう。結果的に、効果的な研修が生産性向上の機会をもたらすことになります。

「研修」という言葉には、どうしても堅苦しい義務感のイメージがともないがちですが、そういった先入観に惑わされることはありません。自分の労働環境や職場の人間関係をいい方向に向かわせる絶好の機会と考えて取り組みましょう。
その気持ちがあれば、OFF-JTとOJTはあなたの職場に相応の成果をもたらしてくれるはずです。

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