会議における進行表の重要性とは？上司にほめられる作成のポイント＆例を紹介

進行表の必要性

会議進行表のことをアジェンダと呼ぶことも最近では多くなりました。生産性の高い会議を行うために、進行表は必要。その理由は、大きく分けて2つあります。

会議前、参加者に十分な準備をしてもらう

進行表には、会議の日時や場所だけではなく、会議の目的や具体的な議題と議題毎に検討に使う時間割りまでを記載してあります。そのため、進行表を事前に配布しておくことで、決められた日時に決められた場所へ来て、なんとなく会議に参加することを防げます。

会議が始まってから、会議の目的や議題を提示していると、それだけで本題へ入るまでの時間が余分にかかりますよね。結果会議の時間が長引いたり、決められた時間内で十分に議論を尽くせなかったりします。
会議が始まり次第すぐ議題の検討に入れるようにするため、また参加者に事前の下調べ等の準備をしておいてもらうためにも、進行表の作成と事前配布は必須です。

会議当日、司会進行役がタイムマネジメントをしやすくなる

会議当日、司会進行の担当者には、時間内に必要な結論を導き出す役割が求められています。なりゆき任せで会議を進めてタイムオーバーし、なにも決まらずに終わる事態を避けなければなりません。
とくに最近主流のWeb会議では各々自由な場所で参加できることから、時間の制約が曖昧になりがちです。参加者全員に時間を意識してもらえるような仕組みづくりのためにも、進行表はきちんと作っておきたいところ。

導入や議題検討、まとめ部分など会議の構成それぞれに使う時間をあらかじめ決めておけば、タイムマネジメントが格段にしやすくなるでしょう。また時間配分を共有しておくことで、参加者も時間を意識して討論やブレストができ、楽な司会進行に繋がります。

タイムマネジメントは、いい会議の必須要素。進行を任された際は、「いい会議にするためにどのような部分に気を配るべきか」きちんと考え、身につけておきましょう。

進行表の必須項目＆作成例

進行表には必ず載せるべき項目がいくつかあります。まず下記の基本内容をよく理解しておきましょう。

会議名

定例で開かれている会議の場合は、会議名をどうするかについて考える必要はありません。しかしはじめて開かれる会議については、参加者がわかりやすい会議名をつけるようにしましょう。

開催日時

開催日、開始時刻、終了時刻を明記します。会議の長さについても目的に合わせて、長すぎず短すぎない時間を設定することが大切です。

開催場所

社内会議の場合は部屋名などで十分でしょう。社外に場所を設定する場合は、アクセス方法についても明記しておけるとベストです。

参加者

どのようなメンバーが会議に参加するかを知ることは、とても重要。部署名とフルネームを間違いなく記載するようにします。

会議の目的

会議の目的は最重要項目です。会議の目的を勘違いする参加者が出ないよう、簡潔かつ明瞭に書きましょう。簡単に書きすぎて抽象的な表現をしてしまうと、人によって目的解釈がずれてしまうので要注意。

議題

会議の目的に照らして、適切な議題を具体的かつ明確に記載しましょう。ひとつの会議で議題が多すぎると集中力が切れる可能性が出ます。1時間程度の会議の場合、議題の数は多くても3つまでに抑えるべきです。

配布資料

配布資料がある場合には、資料名、ページ数などを明記しておきます。会議前に配布してよい資料の場合は、事前に参加者に目を通してもらうように促しておきましょう。状況によってはレジュメの作成が必要になることもあります。

わかりやすい進行表作成のコツ

せっかく進行表を作成しても、参加者が事前に目を通してくれなければ意味がありません。また、せっかく読んでも意図が伝わらなければ意味がありませんので、進行表作成では見やすい、わかりやすいことが大切なポイントになります。

そのためのポイントは、「議題」の書き方になります。
議題の書き方として、たとえば「来期の春夏物プロモーションについて」という表現をよく見かけますが、これでは具体性に欠けていて、議論を通じてどこがゴールなのかわかりません。「春夏物のプロモーション媒体の決定」「春夏物のプロモーション予算額の決定」などゴールを明確にする書き方を心がけるようにします。

また議題の検討に入るといっても、いきなり決定プロセスに入るのではなく、状況把握や意見出し、決定というサブプロセスが必要な場合があります。会議でどのようなプロセスが必要かを予測し、進め方を分解して時間を割り当てる工夫もいれたいところです。

まとめ

質の高い会議を実現するためには、よくできた進行表がとても大切です。上手な進行表の作り方を身につけて、スムーズな会議進行、ひいては生産性の高い会議を生み出していきましょう。