会議・打ち合わせでの議事録をメール送付して共有する方法を解説

感謝される議事録メールのポイント

ボリュームにもよりますが、メール本文そのものに議事録の内容を記載して送るのは文章として見づらくなります。

そのため、完成した議事録をメールで共有する際は、添付ファイルとして送付するのが一般的でしょう。

では、実際にメールの文面については、どのように書けばよいのでしょうか。

まず、議事録を添付ファイルとして送付する際の書き方について説明します。

議事録の概要を端的に表記する

会議に参加した人は、会議の内容についてはもちろん理解しているはずです。

では、議事録をメールで送る際は「議事録を添付します」と、一言添えればそれでOKなのでしょうか。

確かに、内容を把握しているので問題ないようにも思えますが、これだけでは少し不親切な印象を与えてしまいかねません。

また、再度会議の内容を確認したいものの、すぐにファイルを開けられない環境の人もいるでしょう。

そのため、議事録をメールで添付する際は、メール本文をパッと読んだだけでおおよその内容がわかるようにすることが大切です。

議事録の概要がわかるように、決定事項などの重要ポイントをメールの文面に記載するようにしましょう。

記載の仕方

以上がメールで議事録を送る際の例文となります。

今回は社内メールを例に挙げましたが、もし社外の人に向けて議事録を送信する場合は、冒頭のあいさつ文は対外的なものへと変更し、メールの最後に、自身の会社名と部署名・氏名・連絡先も忘れずに記載しておきましょう。

また、送付した議事録については、加筆や修正を求められることがあるかもしれません。

そのため、「加筆修正がある場合は〇月〇日までにご連絡お願いいたします」というように、期日を記載しておくと相手にもわかりやすいです。

また近年議事録について、便利なクラウド管理型議事録アプリなども多く配布されていますね。

このようなツールで議事録を作成している場合は、添付ファイルなどはなく、共有のURLを通知するだけで済むことも多いようです。

しかし、受け取った相手によっては、通常のテキストを好まれるかもしれません。そのため、テキストファイルやPDFとしてエクスポートできる場合は、その旨を一言添えてあげましょう。

議事録メールの注意点

議事録をメールで送付する際は、いくつか注意すべきポイントがあります。

せっかく送付した議事録も、分かりにくかったり不便なものだったりすると、内容を確認するのが手間だと感じてしまいかねません。

相手が、気持ちよくスムーズに確認できるよう、メールで送信する際は次の点に注意するようにしましょう。

ダラダラと長文を書かない

前項で紹介した文章例からもわかるように、メール本文はあいさつだけではなく、決定事項やTODOなど重要なポイントをきちんと記載するのがおすすめです。

しかし、あくまでも簡潔に書くことが大切。議事録の中身をツラツラと書き綴っているような長い文章では、要点がわからなくなります。

メール本文には、「議題・決定事項・TODO(やるべきこと)・決定に至った理由」などの重要事項を端的に記載し、そのほかはメールに添付した議事録で内容を確認してもらうのがベストでしょう。

ファイルが重い場合は圧縮

添付する議事録について、相手がどのような端末で受信するかわかりません。

画像が挿入されているなど、議事録のボリュームが多くて添付ファイルが重いという場合は、ファイルを圧縮して送るのもひとつでしょう。

まとめ

今回は、議事録をメールで共有する方法について、いくつかのポイントをピックアップして紹介しました。

メールで受け取った相手に、「内容がわかりやすい」と思ってもらえるよう、ぜひ今後の参考にしてみてください。