活発になる良い会議・ミーティングの進め方やルールについて紹介

会議の事前準備は、できるだけ念入りに

充実した会議にするためには、まず参加者が事前に準備しておくことが大切です。それによって会議開始と同時にスタートダッシュができ、スピード感あふれる会議になります。

テクニック1：会議の目的を理解しておく

何のためにその会議をおこなうのか、それを理解しておくことは、基本中の基本です。「そんなの当たり前じゃないか」と言われそうですが、目的があいまいな会議は意外と多くあります。

テーマや目的を明確にしないまま会議を進めると、参加者はどのような意見を求められているのかわからないため、当然発言しづらくなってしまいます。すると話が違う方向に脱線したり、結局は何について話し合っているのかわからなくなってしまいがちで、何も決まらないまま無駄に時間だけが過ぎていく羽目に陥ります。

会議のテーマが、たとえば「売り上げアップの方策を検討する」だったとしましょう。これでは「どれほどの売上増を、いつまでに狙うのか」がまったくわからず、解決にいたる具体的なアイデアにたどりつくまでには、かなりの回り道が必要です。
これは、会議の主催者の責任ではありますが、こうした場合はより突っ込んだテーマを求める方がよいでしょう。

また会議の種類についても、事前に理解しておく必要があります。決議会議や情報共有会議、アイデアを集めるブレスト会議のほか、社員のコミュニケーションをはかることを目的とした会議などもあります。

会議の目的が明確にされていないと、どうしてもダラダラと長くなってしまいがちです。きちんと道筋を立てて進めていけば、会議は短時間でも実のある内容となることも少なくありません。

テクニック2：アジェンダや配付資料を読み込み、活用する

会議の連絡がきたら、当日のアジェンダが共有されることもあるでしょう。まず会議のテーマと目的について理解したら、当日の会議をスムーズなものにするため、アジェンダに沿って必要な情報を収集しておくのがおすすめです。

事前に資料が配られているのであれば、業務の合間にできるだけ読み込んで、テーマの背景を頭に入れておきましょう。細部についてあらかじめ調べておくこともできますし、自分の意見をとりあえずまとめておくこともできます。思わぬ問題点を発見したり、より優れたアイデア、質問がひらめいたりすることもあるかもしれません。

主催者がせっかく用意してくれた資料なのですから、存分に活用しなくてはもったいない。あらかじめ会議の内容をイメージするのとしないのとでは、当日の作業効率にかなりの差が出るでしょう。自分の意見や考えを事前にしっかりまとめておけば、当日は会議の内容に集中できるというものです。
会議を有意義なものにできるかどうかは、事前準備にかかっているといっても決して過言ではありません。しっかりと準備を整えたうえで参加し、会議をより生産性のあるものにしましょう。

会議にあたって心掛けておくこと

会議そのものとは直接関係しませんが、参加するにあたって守るべきマナーやエチケットがあります。社内の定例会議などではルーズになりがちですが、会議の緊張感を維持するためにも、日頃から気を付けておきましょう。

テクニック3：携帯・スマホは持ち込み禁止

会議室では、バイブレーターの振動音でさえ煩わしく感じるものです。また、スマホを持ち込むと通知が気になってしまい、今ひとつ会議に集中できないということも懸念されます。ですから、基本的に携帯やスマホは持ち込み禁止にする方がよさそうです。

ただし、顧客や取引先から急な電話が入るかもしれない場合は、会議前に「○○社から急な受注の電話が入るかもしれませんので」などと断りを入れ、了承をもらっておくとよいでしょう。

テクニック4：会議で発言しないのは、欠席と同じ

会議に参加するのは、そこで発言するためです。有意義な発言ができなければ、そもそも会議に参加している意味がありません。会議に慣れていない新人の場合や、幹部クラスが出席している会議では、発言したくても尻込みしてしまうこともあるでしょう。

そこで、先ほど取り上げた「テクニック1・2」が鍵となります。せっかく会議に参加しても、だんまりを決め込んで座っているだけでは、無意味な存在でしかありません。どのような状況でもきちんと発言できるよう、しっかりと事前準備をして、万全の体制で会議に臨みたいものですね。

わざわざ言うまでもないことを無理に発言する必要はありませんが、「これは言っておくべきだ」と思うことがあれば、臆さずに発言しましょう。

発言ひとつにもルールとマナーがある

慣れていないと非常に難しいのが、会議での発言です。言いたいことを頭の中でとりまとめていても、いざ発言するとなると思ったように言葉が出ず、しどろもどろになってしまう…。そうした経験は、誰もが持っているものです。

そうならないためにも、発言にあたっては以下の2つを心掛けておくようにしましょう。

テクニック5：自分の役割を理解した発言をする

会議の参加者は、それぞれ立場が違います。たとえ同じ課内の会議であっても、普段の仕事で担当する顧客が違えば、ものの見方や考え方にも違いが表れることでしょう。複数の部署を横断しての会議であれば、それぞれの立場からの発想・提言が求められますし、役職に相応しい発言をしなければならないのも当然のことです。

ですから、会議に参加するときには、議題とともに参加者の顔ぶれもチェックしておきましょう。そうすれば、あなたにどのような視点からの意見が求められているかがわかるはずです。

参加者それぞれが期待された役割をきちんとこなすということも、充実した会議には欠かせない要素です。

テクニック6：短く適確な発言を心掛ける

会議での発言は「3S」（Short＝短く、Simple＝簡潔で、Straight＝直接的に）のルールでおこないましょう。長いばかりでわかりにくい発言は、時間の無駄になるうえに、あなたの意見を歪めて伝わってしまう危険もはらんでいます。

発言の際、できるだけ多くのことを伝えたいという気持ちは理解できますが、ダラダラと話をしても聞き手側は要点をつかめません。「これを伝えたい！」というポイントについて、なぜそう思うのか明確な根拠を準備し、端的にわかりやすく伝えることが大切です。

GoogleやAppleなど有名企業が取り入れている、スムーズな会議進行のコツ

会議の効率化をはかるため、各社どのような工夫をしているのか気になりますよね。超有名企業と呼ばれる会社の会議について、これからいくつかの事例をご紹介します。

事例1：Google

【意思決定者が会議を主宰】
Google社の会議では、1人の意思決定者を決めます。意思決定者は、責任を持って会議の目的を達成することが求められますが、これはダラダラと何も決まらない無意味な会議となることを避けるためです。
また意思決定者は会議の主宰でもあります。参加者の選定やテーマ決め、内容のとりまとめと共有など、会議を一括管理します。

【データを元に意思決定】
Google社の会議室には、必ずデータ閲覧用のプロジェクターが置いてあります。会議は個人の見解ではなくデータに基づいた議論が大前提となり、決定事項に関しては意思決定を裏付けるデータが必ず存在します。

【コンパクトな会議】
コンパクトな会議を目指し、参加人数は8人から多くても10人までとされています。これは参加人数が多すぎると、議論の質が低下すると考えられているためです。

【会議を待たずに意思決定】
会議は「決定を下す場ではなく話し合いの場である」というのが、Google社の考え。そのため、会議を待たずとも決断できることは随時おこない、意思決定までの時間のロスを少なくしています。

事例2：Apple

【少人数かつ必要なメンバーのみ】
Apple社では議論の錯そうを避けるため、会議への参加人数は少人数と定めています。また、会議には「関係者」ではなく「当事者」のみの参加を基本としており、会議に必要がないと思われるメンバーは、その場を退席させられたことも過去にあるようです。

【責任者を指名】
ひとつの決定事項につき、DRIと呼ばれる責任者を1名決定します。このように「責任者のタグ付け」をおこなうことで、決定事項のプロセスの明確化をはかり、せっかく会議で決定した事項を宙ぶらりんにしないという効果が期待できます。

【形式的なプレゼンは不要】
ププレゼン資料をつくった時点で問題に向き合ったつもりになりがちだとし、「会議では形式的なプレゼンはしない」という方針を打ち立てました。パワーポイントなどのプレゼンツールは使用せず、とにかく顔をつき合わせてディスカッションをたくさんします。
互いのアイデアに疑問を次々ぶつけることで、メンバーは自分のアイデアについて深く考え抜く。洗練されたアイデアはそのようにして生まれるのだと、スティーブ・ジョブズは考えていたようです。

事例3：トヨタ自動車

【本音で語り合う】
トヨタ自動車の会議のルールは、「本音で語り合う」ということ。そのため、役員を含むミーティングでも上座下座のない円卓を使用しています。

ほかには、会議に資料を持ち込まないというルールがあります。資料があると議論の方向性が自ずと決まってしまうため、自由なディスカッションができず、社員から本音を聞きだすことができないためだそうです。

【会議は毎週火曜日】
会議は月曜日という会社も多そうですが、トヨタ自動車では毎週火曜日の朝に役員ミーティングがおこなわれます。土日を挟んですぐの月曜日だと、金曜日に得た情報に大きな変化はなく、会議の内容が薄くなる可能性があるためだそうです。

事例4：日産自動車

【議事録はつくらない】
議事録の作成は、意外と手間と時間がかかる作業のひとつ。日産自動車では会議の生産性を上げるため、従来の議事録を廃止しました。代わりに取り入れたのが、V-upプログラムによる会議のやり方です。
まず、事前に会議の目的を参加者で共有しておきます。会議中は、アイデアや気づいたことなどを大きな付箋に匿名で書いて、すべて模造紙に貼り出します。それぞれについて議論した後でアクションプランとしてまとめ、最後に模造紙をデジカメなどで撮影して関係者に共有します。
画像を見るだけでもプロセスは理解できますし、議事録のようにテキスト化された文章ではないため、共有者による余計な解釈が入りにくく修正や訂正作業が発生しないというメリットがあるようです。

【意思決定者は会議に参加しない】
日産自動車では、意思決定者は会議に参加しません。最初と終わりだけ参加し、会議終了後には再度顔を出して採否のみおこないます。会議中は気をつかわず存分に本音で語ってほしいという思いから、このようなルールを設けたそうです。

まとめ

慣れた人は実に手際よく発言しますが、そんな人でも最初から上手だったわけではありません。「短く、簡潔で、直接的に」を心掛け、少しずつ発言に慣れるようにしましょう。
有意義な会議のためのテクニックは、決してこれだけではないはずです。多くの会議に参加し、経験を積みながら工夫を重ね、実りのある会議の実現を目指してください。

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