会議で使うレジュメとは？アジェンダとの違い＆書き方のコツを徹底解説

仕事中、上司から「次回の会議に向けてレジュメを準備しておくように」と依頼されたものの、どのように作ったらよいか悩む若手社員は多いでしょう。とくに大学でよく使われるため馴染みはあるものの、作られる目的や意味は曖昧な人がほとんどです。

会議関係の資料としてアジェンダというものもあります。アジェンダ作成はできても、レジュメ作成はピンとこないことも多いはず。
今回は会議におけるレジュメの意味や使用目的、アジェンダや議題との違いを解説。上手に作るコツもご紹介します。

会議用レジュメの意味と使用場面

レジュメという言葉はフランス語を起源としていて、その意味をひと言で表すと「要約」。具体的には、学問の分野で論文や講演内容の要点を簡潔にまとめた文章を指します。
レジュメをビジネスの世界、会議に関わる言葉として使う場合も、要約という意味になります。重要なポイントは「何を要約したものか」。下記で詳しく見ていきましょう。

「サマリー」とは、同じ要約でも少し意味が違う

要約を意味するカタカナ言葉には、ほかに「サマリー」があります。サマリーもビジネスの場でよく使われますよね。レジュメとサマリーは類似していますが、明確な違いがあります。
たとえば会議で「ターゲットとするセグメントの購買動向について」という資料にもとづいた発表がある場合。サマリーはレポートを読まなくても内容がわかる程度の詳細さをもった要約を意味します。
一方で、レジュメはレポートがどういう視点で書かれているか、項目立てて箇条書きにするぐらいの簡潔な要約版になります。

会議に向けてレジュメを作るという場合は、使用される資料の内容を事前に知るという目的よりも、会議における議論の方向性や論点について参加者にブレがないように、事前にベクトルを揃えておく目的にウエイトが置かれていると言えるでしょう。
たとえば会議で複数の資料が用いられる場合、一つひとつの資料をサマリーしたうえで、会議のレジュメを作成する、という使い方になります。

レジュメは、よりよい会議進行に欠かせません。レジュメ作成を頼まれたら、下記の記事もセットで確認しておくと、よりレジュメ作成が捗りますよ。

「アジェンダ」「議題」との違い

会議前に準備しておくものとしてメジャーなのが「アジェンダ」と「議題」。しかし、それぞれ目的は全然違います。どのような違いがあるのかを見ていきましょう。

アジェンダとの違い

アジェンダはラテン語を源とする言葉で、予定、なされるべきことという意味を持ちます。
ビジネスの世界で使われる場合、狭い意味では会議の議題のリストを指し、広い意味では会議の5W1Hを指します。

たとえば来期の営業施策の決定を目的とした会議で、「今期の営業施策の評価」「来期に向けての改善点の明確化」「来期の営業施策の決定」という3つの議題がある場合。会議の目的と3つの議題のみを記したものが、狭い意味でのアジェンダになります。
広い意味でのアジェンダは、会議の開催日時や場所、参加者、会議の進め方までを含んだ内容です。

議題との違い

議題とは、ある目的のために開かれる会議において、討論をおこない結論を導きたいと考えている一つひとつのテーマを指します。アジェンダで挙げた例に当てはめると、議題は3つあると言えます。もちろん議題は1つのこともあれば、2つ3つと複数のこともありえるでしょう。

レジュメは、たとえばアジェンダに記載されている議題「今期の営業施策の評価」において、今期の営業施策評価報告書を発表する人がいる場合。発表資料について内容を簡潔にまとめたものを指します。
比較してみると、それぞれ似ているようで作る、使われる目的は全然違いますよね。

会議用レジュメのわかりやすい作り方

レジュメが配布されるタイミングは、会議でプレゼンや調査報告発表などが開始される前。したがってよいレジュメを作成するためには、内容を正確に要約するだけではなく、留意すべきポイントがいくつかあります。

聞き手の興味を高める

これから発表される話の内容が退屈なものではなく、ぜひ聞いてみたいと思わせるようないい掴みになることが大切。そのためにはフラットに要約するのではなく、話のフリだけをしておいて、オチは実際の話の中で聞いてもらうという工夫も必要です。

聞き手にアピールしたい点を強調する

配布資料の中には伝えたいメッセージが必ずあるはずなので、そこを理解してレジュメの中で強調しておくことが大切。場合によっては発表時に時間の関係で省略されそうな「細かいけれど重要な点」について、事前に拾い上げておくことも必要です。

上記のポイントに留意すれば、はじめての人でも会議用のレジュメが形になるでしょう。
ただ資料を読んでまとめるではなく、会議内容や目的、発表者の目論見を事前にきちんと理解しておかないと、作るのが難しいものでもあります。レジュメは、長く複雑な議題を与えられた会議でとても重要です。文章要約力を身につけておくと、より作成がスムーズになりますよ。

まとめ

会議に関わる言葉には、アジェンダやレジュメ、議題、サマリーなど多数あります。言葉の意味の違いを知りきちんと使い分けできるようになることが、仕事の質をあげていくための第一歩になるでしょう。
ただし会社ごとに独自の意味を持たせて言葉を使っている場合もあります。取引先とやり取りするときは、一般的なレジュメやアジェンダの意味を念のために確認しておくのがベストです。