今回はエクセルやワードで議事録を効率的にまとめるためのテクニックをご紹介。また会議形態別にエクセルとワードの向き不向きについても触れています。議事録フォーマットの準備時に、ぜひご参考ください。
目次
エクセルで議事録フォーマットを作るコツ
エクセルは表形式の体裁を整えやすい長所がありますが、議事録を作成するときは、体裁をよくすることを優先してセルの結合をしないことが大切です。
具体的には使用する列を2つだけにし、
1つ目の列：項目名（会議名、開催日時、参加者など）を記入するエリア
2つ目の列：内容を記入
というシンプルな構成がおすすめです。
またエクセルの場合、ひとつのセルに長い文章を入れようとするとうまくいかなくて悩むことがあります。そのときに役立つテクニックを2つ紹介しておきます。
- セルの書式設定
- セルを選択
右クリックして[セルの書式設定]を選択
[配置]のタブを選択
[文字の制御]で[折り返して全体を表示する]にチェックを入れる
この設定をしておくと、セルの幅を超える文字数を入力した場合でも、自動的にセル内で文章を折り返して格納してくれます。
- セル内での改行
- セル内で文章を改行する際、Enterキーでは改行されず次のセルへカーソルが移動してしまいます。その場合はEnterキーと同時にAltキーを押すことで、セル内で改行することが可能。
フォーマット作成に関しては、下記でも詳しくご紹介しています。この記事とセットでぜひご参考ください。
あわせて読みたい
ネットで調べてみると、無料でダウンロードして使用できるエクセルテンプレートがたくさん用意されています。その中から、自分の会社に合ったテンプレートを見つけて使うというやり方でもよいでしょう。
【参考】エクセルの議事録テンプレート配布サイト
・会議HACK!流 議事録テンプレート
・見やすい議事録テンプレート｜bizroute
・無料のビジネス書式テンプレート
・Excelフリーソフト館
ワードでの議事録フォーマットの作り方とおすすめテンプレ
ワードで議事録を作成する場合には、アウトライン機能を使いこなすと効率的に作業を進められます。
1. リボンで［表示］を選択
2. ［文章の表示］グループで［アウトライン］を選択
こうすることで入力した文章の左側に、現在の設定レベル（1から9）とレベルを変更するためのボタンが表示されます。この機能を活かして「タイトル」「見出し1」「見出し2」などのようにアウトラインレベルを設定することで、文章の構成がひと目でわかるようになります。
タイトルや見出しではない本文については、［本文］を選択しましょう。
とくに議事録が長文になる場合は、アウトラインレベル機能を使うことで、項目単位での表示切り替えや順番の入れ替えなどが簡単にできます。議事録作成の効率化にもおすすめですよ。
またワードの「変更履歴機能」もおすすめ。出席者に議事録のレビューをしてもらった際、議事録の表現に異議がある場合に元の表現を残したままで修正依頼を行えます。
議事録を出席者に回すときには、変更履歴機能をオンにしておきましょう。
すぐにワード版の議事録フォーマットが必要な方は、ぜひ下記もご利用ください。
ワードスタイルの議事録フォーマットは、Microsoft公式で配布しているものもあります。
【参考】Microsoftから展開中のワード議事録テンプレ一覧
ワード議事録とエクセル議事録、それぞれに向いた会議形態とは？
- エクセル議事録は進捗会議や報告会議に最適
- エクセルは表計算機能をメインとしているため、本来は文章を作成するためのソフトではありません。したがって、長い文章によって構成される議事録作成に向いていません。一方で、同じ部署内で開かれる進捗管理会議や営業報告会議のように記録すべき議事が簡単明瞭な会議の場合、一文が短いうえに議事録全体も長くならないためにエクセルを使う方がよいという場合もあります。
- ワード議事録はプロセス記入が必要な戦略会議などに最適
- ワードは文章作成をメインとしているために、長い文章を書く必要がある議事録作成に向いています。具体的には議題が経営レベルや戦略レベルの高度な内容で、結論だけではなく議論のプロセスも記録しておく必要がある会議などです。
とくに出席者以外の人にも議事録を公開するような会議の場合には、文章ベースで説明しやすいワードを使って議事録を作成した方がよいでしょう。
- 自社でよく使われるツールをベースにした方が、作成共有がしやすい
- そのほかに、自分の会社のソフトの主流がエクセルなのかワードなのかも考慮する必要があります。たとえば、あらゆる資料をエクセルで作成する文化の会社があります。そのような会社に「複雑で意見が分かれる可能性がある会議では、ワードを使って議事録を作成した方が効率的だ」という正論をぶつけても、ワードを使い慣れていないために作業に時間がかかってしまうのは本末転倒ですよね。
エクセルやワード以外にも選択肢は多様 各ツールを理解した上で選ぼう
エクセルかワードかではなく、テキストファイルでさらにシンプルに議事録を作成する方法もあります。逆にエクセルのVBAを利用してワードの議事録テンプレートを呼び出し、議事録を作成。さらに議事録の履歴管理をするという、両方のソフトを活用した議事録作成の方法もあります。
議事録作成に使うソフトの選択は、会議の種類や目的、あるいは自分の会社で主流のソフトによって変わってきます。ソフトの特徴を理解したうえで、状況にマッチしたソフトを選びましょう。
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