議事録フォーマット作成のコツ。作成を効率的に！【DL配布アリ】

議事録フォーマットに必要な基本項目一覧

まずは、フォーマット作成に最低限必要な項目を並べます。

基本項目

・年月日
・開始、終了時刻
・場所
・会議名
・議題
・参加者
・議事録作成者

基本項目は「いつ」「どこで」「だれが」「どのような」会議を「なぜ」開いたのかという事実記録のために必要です。議事録を開いて最初に目に留まるよう、先頭に配置しましょう。

決定事項（会議で決定したこと）

基本項目の次に、決定事項が来るような配置にしましょう。会議によって決定事項数は大きく変わるため、ある程度余裕を持たせて記入できるよう、フォーマット作成時は余裕を持った枠取りにしておきます。

議論内容（決定に至った理由）

決定事故の次は、決定プロセスを配置します。ここは決定事項が導き出された背景や、具体的にどのような提案が行われた末の結論なのか経緯を記入するため、議事録の中で最もボリュームの出る項目となります。議事録全体の半分くらい使った枠取りでもいいかもしれません。

今後の課題／TODO（決定事項をうけてやるべきこと）

議論内容の後、もしくは決定事項と並べて、今後の課題やTODOの記入欄を設けます。ここは参加者に共有する上で重要な項目となるため、読みやすく目立つ配置にしましょう。
とくにTODOが多い場合、エクセルにリストでまとめて議事録の補足資料として共有するとわかりやすくなります。案件の度合いや会議参加者数と照らして、議事録に対しTODOをどう記載し共有するか、数パターン考えて準備しておくのも手です。

保留事項（今回は棚上げした課題、今後さらに検討すべき事項）

今度の課題に入れてしまってもいいですが、保留事項欄も設けておくと必要時に便利です。
いわゆる備忘録になるため議事録全体に対し大きく枠取りする必要はありませんが、今後の検討事項として参加者全員が目に留まるよう、見やすい形での記載が必須です。

次回の会議日時と議題

参加者が毎回一緒のミーティングでは、次回会議の日程と議題欄を議事録に入れておくと共有がスムーズです。会議形式や内容によるため必須項目ではありませんが、もしフォーマットに入れるのであれば、最初の基本項目か決定事項あたりに枠取りしておきましょう。

項目と配置を決めたら、次は実際にフォーマット作りに取り掛かります。下記ではエクセル、ワードと主要なビジネスツールを使った議事録フォーマットの作り方をご紹介。ぜひ参考にしてみてください。

「議事録を取る目的」を理解できれば、おのずとフォーマットも固まる

議事録のフォーマットを作成するためには、なぜ議事録が必要なのかという原点に立ち戻るとよいでしょう。議事録として会議の内容をまとめておく目的は、言いっぱなしにせずに、確実に具体的な行動に結びつけるところにあります。

そのための第一歩は、会議の目的を正しく理解することになります。アイデア出しの会議なのか、来週の行動目標を決める会議なのか、来期の営業方針を決める会議なのか・・・・・・会議の目的を的確に把握することで、議事録に記載すべき情報の枠組みがはっきりしてくるはずです。

最初はネット上でDLできるテンプレート使用もアリ！

ただ会議参加経験が少ない、議事録作成に慣れていないと明確な枠組みの見極めは非常に難しいものです。最初は出来上がっているテンプレートをダウンロードして使い、徐々にやりやすい形へカスタマイズしていくのもおすすめですよ。

会議形態別、＋αで追加したいおすすめの項目

ひと口に会議といっても、いろいろな種類の会議があります。会議のタイプを見極めて議事録のフォーマットをアレンジすることで、よりよい議事録になるでしょう。
そこで会議やミーティングのタイプ別に、基本項目に＋αで入れるとより良くなるおすすめの項目について紹介します。

ブレインストーミングにおすすめの項目

アイデア出しのミーティングの場合は、アイデアたちがどのようなプロセスで出てきたかを視覚化することが重要です。ブレインストーミングの際は、最初にご紹介した基本事項に下記をプラスした議事録フォーマットを準備しておきましょう。

・アイデアリスト
・アイデアのグルーピング図

グルーピング図については文字説明のほか、ホワイトボードに貼られたポストイットの実際の画像を添付できるといいでしょう。文章で伝わりにくそうな内容は画像や写真を用いることで、議事録を共有された側の理解が深まります。

クロスファンクショナルなミーティングにおすすめの項目

同一の部署内の会議ではなく複数の部署から参加者を募る会議の場合、前提の共有というプロセスが重要になります。同じテーマに対して部署が変わると考え方が大きく違うことがよく起きますが、よくよく話を聞いてみると、そもそも思考の始点となる情報が違っていただけという場合がおおいからです。

そこで、共有すべき基本情報という項目で
・売上情報
・顧客の購買行動
あたりを追加し、議論の始点をすり合わせることが大切です。

さらに少しだけ高度な話をつけ加えると、クロスファンクショナルな会議が開かれる場合の議題は、会社全体の売上向上、強力なライバル社との差別化など経営レベルの内容になります。ただし、どんなアイデアを出してもよいとは限らないのがブレインストーミングとの違いです。

既存ブランド内での検討なのか、場合によっては新ブランドの起ち上げを手段として検討してよいのか・商品レベルの改善策なのか、サービスレベルまでに拡大した改善策を検討すべきなのか。どのような前提条件や制約条件のなかで行われた議論なのか明記する項目を、議事録に独立して設定するとよいでしょう。

基本項目をベースに、効率化しやすいフォーマットへブラッシュアップしていこう

議事録のフォーマットがあれば、会議中のメモもフォーマットに沿ってとることで議事録作成の効率化を図れます。最初から完璧なものを作成しようとせず実際に使いながらブラッシュアップしていけばよいので、気楽に取り組んでみましょう。

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