会議開催時の案内メール作成のコツ！例文付きで徹底解説

会議案内文の基本的な作成のコツ

会議の案内メールを送る目的を考えれば、おのずと基本的な作成のコツがわかってきます。会議が成立するためには、必要な出席者がその日その場にいることが最も重要な条件です。したがって、会議の案内メールのファーストプライオリティは、出席予定者のスケジュールを確実に押さえることになります。

件名の工夫

そのためにまずメールの見落としが生まれないよう、件名を工夫する必要があります。社内会議であれば【会議出席依頼】と件名の冒頭に明記してアテンションを引くようにしましょう。その後に会議名を入れてもよいのですが、出席の返信やスケジュールが合わない場合には都合のつく日時の返信を必ずもらいたいので、【要返信！】などをつけ加えるのもおすすめです。

メールソフトによって若干異なりますが、長い件名は全文表示されないことがおおいです。中途半端に会議名を件名に入れるよりも件名ではアテンションを引くことを第一に考え、内容はメールを開いてもらった後に本文内で伝えるという割り切りが有効な場合もあります。

簡潔かつ把握しやすいように会議意図を記載しよう

会議の案内メールの二番目の目的は、会議の意図や内容を事前に正しく理解しておいてもらうことです。指定した日時と場所に間違いなく来てもらえたとしても、会議がはじまってから「今日はなんの話をするんだっけ？」という出席者ばかりだと、導入部に時間がかかりますよね。準備不足のためにアイデア出しが次回へ持ち越しになれば、時間のムダにもなりかねません。

案内メールにおいて、「5W1H」を簡潔にわかりやすく盛り込むことは基本のキです。

WHEN：いつ
WHERE：どこで
WHO：だれが
WHAT：なにを

を明らかにするために開催日時や場所、出席者や会議名、議題を記載することは最低限のこと。
さらに「会議が開催される背景」や「あなたに出席してもらいたい理由」についても簡潔に記載されていれば、指定された日時と場所になんとなく足を運んで会議に参加する人を防げるはずです。そのためには、

WHY：なぜ
HOW：どのように

についてもキチンと記載することが望ましいです。

会議意図の把握と要約に関しては、下記もぜひご参考ください

送る直前の最終チェックリスト

会議の案内メールを送信する前には、下記項目を必ずチェックしましょう。とくにWeb会議は各人によって慣れているツール差があり手間取ることも多々あるため、事前の告知が重要です。

1.本文に記載されている会議内容が正確かどうか
2.社内以外に社外の出席者がいる場合、文面の使い分けに間違いがないか
3.メールを同時送信する場合、TO、CC、BCCの使い分けに間違いがないか
4.添付資料がある場合、添付忘れがないか
5.Web会議の場合、推奨環境についての記載があるか
6.Web会議で事前にシステムのダウンロードが必要な場合、インストールするためのURLと手順の記載があるか
7.Web会議への当日の参加方法について記載があるか
8.Web会議の参加用URLが長くなる場合、リンク切れがないか
9.会議当日ネットの不具合や緊急対応など、出席者が時間通りにWeb会議に入れない時のために緊急連絡先の記載があるか

社外＆社内別、案内メール例文一覧

ここからは社外と社内それぞれの案内メール例文をご紹介します。作成時にぜひご活用ください。

社外向け例文

社外向けの会議案内では、議題や詳細をできるだけ丁寧に共有するのが望ましいです。とくに自社側の参加者は名刺交換の有無を把握してもらうためにも、必ず記載しましょう。

社内向け例文

役員レベルの立場に送る場合は社外向けくらいの丁寧な案内文が望ましいですが、一般的には下記ほどの簡潔な表現で問題ないでしょう。「不参加の場合は連絡必須」などの重要事項は回りくどくせず、明確に伝えることがトラブルを防ぐコツです。

Web会議でも案内文の基本は同じ

Web会議が普及するにつれて、メール以外にWeb会議システムから直接依頼する機会も多いでしょう。ツールが違っても、案内文において押さえるべきポイントは変わりありません。基本をしっかり押さえて、的確な会議案内を行えるようにしましょう。

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