顔を合わせて会議をすることに意味はあるか

業務の効率化や生産性の向上を考えるとき、しばしば話題になるのが「会議が長い」「無駄な会議が多い」という問題です。最近では、こうした問題を解消するために、チャットを利用した打ち合わせやWeb会議を採用する企業もあります。ビジネス上のコミュニケーションは、対面で行うとは限らない時代が来ているといえるでしょう。
このような便利なツールがあふれる中、実際に顔を合わせて会議をする意味は果たしてあるのでしょうか。
会議のメリットとデメリットを踏まえた上で、対面でのコミュニケーションの必要性と仕事の効率について考えてみましょう。

対面以外のコミュニケーション手段

対面以外のコミュニケーション手段には、どのようなものがあるのでしょうか。
昔からの方法としては、電話やFAX、メールなどが挙げられます。それに加えて、最近ではSkypeなどのインターネット電話サービスのほか、「Microsoft Teams」などのグループチャットなど、より利便性の高いツールが登場しています。
こうしたツールは、対面でのコミュニケーションのように、複数人でタイムラグのないやりとりができるだけでなく、「参加者に対して数分前に会議開始のアラートを出す」「過去の発言の検索をする」など、対面での会議にはないメリットも多く持っています。
さらに、インターネットを利用したコミュニケーションツールには、ネット環境さえあれば、どこからでも参加することができる高い自由度もあります。また、履歴は自動保存されるため、打ち合わせに参加できなかったメンバーが、あとから発言をたどるのも簡単です。
このように、対面以外のコミュニケーションツールは進化の一途をたどっています。使いこなすことで、より短時間で効率良く業務をこなしていくことができるでしょう。

会議のメリットとデメリット

対面で行う会議には、会議室の手配や参加者の予定調整など、多くのデメリットがあります。会議室への移動時間も必要ですし、会議の目的の再確認といった時間も多くなりがちです。こうしたことから、会議は時間の無駄だとされることも少なくありません。
しかし、その一方で、参加者同士が顔を合わせてコミュニケーションをとることは、文字や画面でのやりとりでは伝わらない、微妙な表情や声のニュアンスをくみ取りやすいというメリットもあります。参加者の発言の真意が伝わりやすいため、より緻密なやりとりが可能になります。また、Web上でのやりとりに比べると、気軽に発言がしやすく、全員の意見を聞き取る際に便利です。

対面でのコミュニケーションの必要性

SNSやオンラインゲームで出会った友人など、顔を合わせたことのないつながりが増えてきている昨今ですが、やはり、実際に会ったことのある人とそうでない人とでは、親しみや相手に対する印象が異なります。
これは仕事相手であっても同じで、メールやWeb会議だけでのつながりしかない相手と、実際に顔を合わせてやりとりをしたことのある相手では、親近感の持ち方が変わります。同じ目標に向かって仕事をしていく相手であれば、やはり、実際に顔を合わせて、お互いの意思や感情を理解しておくことが大切でしょう。
常に顔を合わせたり、しばしば会議の場を持ったりすることは、あまり効率的ではないかもしれません。しかし、スタートアップ時や、重大な決定に臨むときのような重要なタイミングでは、対面の打ち合わせを行うことに意味があるのではないでしょうか。

さまざまなインターネットツールが発展する中でも、仕事仲間と直接顔を合わせてやりとりをすることのメリットが失われることはありません。インターネットツールと対面でのやりとりを、うまく使い分けましょう。

対面でのコミュニケーションの場として、貸し会議室を借りるのもおすすめです。
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