もしかして時間の無駄!?定例会はなくすべき？残すべき？

毎週、あるいは毎日、決まった時間に定例会を開いている会社や部署も多いでしょう。しかし、最近では、このような定例会が時間の無駄だという意見もあります。実際に、「定例会が面倒くさい」「参加したくない」と感じている方もいるのではないでしょうか。
実際のところ、定例会にはどのような役割があるのでしょうか。本当に時間の無駄なのか、あるいはメリットがあるのか、改めて考えてみましょう。

定例会の問題点

定例会には、必ずその時間に会議が行われる場所にいなければならないというデメリットがあります。定例会のために仕事や外出が制限され、しばしば仕事の効率が落ちてしまうようでは、会社にとって有意義な時間とはいえません。
また、参加者一人ひとりが発表をしたり、質疑応答を行っていたりすると、あっという間に1時間や2時間が過ぎてしまいます。ところが、その中には自分にはあまり関係のない報告が含まれていることもあり、かかる時間に対して重要度が低い場合も多くあります。
このような点から、目的がはっきりせず、報告のためだけにだらだらと時間をかけて行われる定例会は、無駄であるといえるでしょう。
さらに、定例会は行われている時間だけでなく、その前後にも時間が取られてしまうことがあります。会議前には、定例会で報告するための資料づくりや進捗確認などを行い、終わったあとに議事録を作るとなると、定例会を開催することによって起こる業務時間は多大なものになります。
ところで、こうした資料づくりや議事録は、本当に必要なものでしょうか。誰も開かない資料や誰も読まない議事録を作ることは、意味のある仕事ではありません。

このような定例会の無駄については、以前の記事でも触れています。
>>会議は特別なこと。定例という意識でやるべきではない。【スマート会議術 第2回】

定例会のメリット

いくつかのデメリットがある定例会ですが、同じチーム内で情報を共有するということは、決して悪いことではありません。
もちろん、チームメンバー全員が閲覧可能な情報共有ファイルを作るなど、Web上で業務内容を共有することもできます。しかし、このような方法だと、見落としや、説明が難しい情報がうまく伝わらない可能性もあります。
参加者全員が知っておくべき情報を、決まった日時に直接伝えるというのは、このような伝達ミスを防ぐために効果的です。
また、それぞれの仕事を行っていたメンバーが一堂に会して、言葉を交わす場を作るという意味で、定例会が利用される場合もあります。顔を合わせて情報共有をすることで、チーム全体のモチベーションが上がったり、仲間意識が高まったりすることもあるのです。

効果的な定例会とは？

定例会は、意見をぶつけ合う場ではなく、あくまでも報告の場です。このことを参加者全員が理解して、スピーディーに行うようにしましょう。
議事録などは作らず、各人が共有ファイルを更新するなどして対応すれば、会議の時間以外の手間が取られることもありません。また、全員が発表するのではなく、必要がある人だけが発言することで時間のロスを防ぎ、効率化が可能です。
開催時間や開催場所についても、日中、会議室に移動して行うのではなく、朝のデスクで手短に行うようにすれば、仕事を中断されることもありません。

なお、下記の記事は、一般的な会議におけるテクニックを紹介したものですが、最後に掲載している「短く的確な発言」は、定例会においても大切です。
>>会議を有意義にする6つの効果的なテクニック

はっきりとした目的を持たずに、惰性で行われている定例会は無駄が多いものです。しかし、定例会を開くことで得られるメリットもあるため、単純になくしてしまえばいいとも言いきれません。仕事内容やチームの特性によっても、開催するかしないかの判断は変わってくるでしょう。
定例会のあり方について、今一度考えてみてはいかがでしょうか。

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