無駄な会議は削減！必要ない会議と有意義な会議の仕分け方

「会議を有意義なものにしたい」というのは、誰もが感じている共通の目標であるはずです。しかし、実際に参加している会議について、「すべて有意義なものである」とは言い切れない方も多いのではないでしょうか。
無駄な会議や意味のない会議に時間を費やすことなく、効率良く有意義な会議を行うためには、「必要のない＝価値のない」会議を見分けるポイントを知っておく必要があります。
仮に、毎週1時間、月に4回の会議を減らすだけでも約半日分の業務時間が生まれます。準備や報告など、関連業務も合算するとそれ以上になる可能性もあります。必要のない会議の特徴をつかみ、無駄な会議を削減することで仕事の生産性を高めましょう。

「会議の価値」とは？

不要な会議を見極めるために、まずは会議の持つ意味を知る必要があります。
多くの場合、複数の人が集まってひとつの議題について話し合う行為を指して「会議」と呼びます。会議を行うことで、多くの人と意見交換をして結論を導き出すことや、新しいアイディアが実行可能か多方面から検討することができます。
また、実際に顔を合わせることで、書面では伝えきれないニュアンスや温度といった情報を伝えることも可能です。

無駄な会議を仕分けるポイント

会議が持つべき価値を理解した上で、その逆の「価値のない会議＝無駄な会議」について考えてみましょう。無駄な会議には、大きく分けて4つのタイプがあります。

・開催自体が必要ないもの

メールやチャットでの打ち合わせや、書面での通知など、ほかの方法で代用できる会議を指します。また、議題が特にないにもかかわらず、「恒例となっているから」といった理由で開催される定例会議なども意味がありません。すぐにやめることをおすすめします。

・開催時間が必要以上に長いもの

明確な目的があって開催されている会議であっても、離席者が続く、段取りが悪い、といった原因から長引くようでは時間の無駄です。ルールを決め、無駄な時間を圧縮する必要があるでしょう。

・参加者が適切でないもの

出席者の半分にとって有意義な会議であっても、残り半分にとっては業務に関係のないことであった場合、その会議は半分の社員にとっては必要のない会議となってしまいます。
人数が多くなるほど削減によって大きな業務時間が生まれます。特に、発言する出席者と発言しない出席者が明らかな場合は、会議の目的と併せて必要性の有無を再確認すると良いでしょう。

・議題以外の話し合いがされているもの

話しているあいだに、本来議論すべきことから話がずれていってしまうことや、以前結論が出たはずのことを蒸し返して再度議論するような場合があります。しかし、これは時間の無駄です。

無駄な会議を減らすために

会議の時間は、多くの場合で1時間から数時間に及びます。会議室への移動や準備、議事録の作成などを入れるとさらにかかる時間は長くなるでしょう。仮に、この時間が丸々無駄であった場合、かかった時間×参加者数の労働力が無駄に浪費されてしまいます。
このような無駄を減らすために、次の2点に意識を向けるようにしましょう。

・会議以外の方法を利用する

メールやチャットなど、積極的に会議以外のツールを利用しましょう。
決まった時間を拘束されることになる会議とは異なり、自分の都合の良いタイミングで発言できるこれらのツールはコミュニケーションの効率化に役立ちます。また、会議でよく行われる進捗報告も、状況を共有できるクラウド型の管理システムを利用することで、そもそも発表する必要がなくなります。

・効率の良い会議をする

会議の参加者が適切かどうかや、進行役（ファシリテーター）の能力に問題はないか見直してみましょう。これまで出席していたからといって惰性で参加するのではなく、会議を行う意義について定期的に見直してみてください。

無駄な会議をなくして時間を有効活用！

無駄な会議をなくせば、それだけ効率良く業務を進めることができます。無駄な時間を過ごすことは、モチベーションの低下にもつながりますから、効率の良い働き方を選ぶようにしましょう。
1週間の法定労働時間は40時間です。この40時間を必要のない会議で無駄にすることなく、フルに活用して充実した日々を送りましょう。