職場でコミュニケーションができない人の特徴は？会話を円滑にするテクニック！

仕事をスムーズに進める要素となるコミュニケーション。若手社員の中には「コミュニケーションがなかなかうまくいかない」と感じている方も多いのではないでしょうか。またチーム内にうまく意思疎通ができないメンバーがいて悩んでいる方も多いでしょう。

今回は、職場でのコミュニケーションを円滑にするテクニックを紹介します。意思疎通に苦手意識をもつ人の特徴を理解しながら、職場での業務に活かしていきましょう。

コミュニケーションが苦手な人の特徴

まずは、コミュニケーションに苦手意識をもつ人の特徴を紹介していきます。傾向を理解することで、適切な対策を用意できるでしょう。

コミュニケーションへの固定概念が強い: コミュニケーションが苦手な人に共通する1つ目の特徴が、固定概念が強いというものです。
意思疎通という言葉からも分かる通り、コミュニケーションの目的は、お互いの認識を合わせることです。

しかし、コミュニケーションに苦手意識をもつ人ほど、「簡潔に話さなければならない」「相手を楽しませなければならない」「間を作ってはいけない」といった固定概念をもっています。こういった固定概念が、円滑なコミュニケーションの障壁となっているのです。

完璧に仕上げたがる: 「完璧に仕上げたい」という気持ちが強すぎる方も、コミュニケーションへの自信を失いがちです。特にマニュアルに頼る若手社員ほど、コミュニケーションの基準を高く設定してしまいがちです。

コミュニケーションを円滑にする方法があることも事実ですが、臨機応変な対応も求められます。意思疎通を行う段取りを用意しつつ、完璧に進まないケースがあることも想定しておきましょう。

相手の反応を気にしすぎる: 相手の反応を気にしすぎることが、コミュニケーションの苦手意識に繋がっている方も少なくはありません。

たとえば、若手社員が知識のある上司や先輩を頼ることは、決して悪いことではありません。しかし、「こんなことを相談して気分を害してしまうのではないか」といった、過剰な気遣いが円滑なコミュニケーションを阻害してしまうこともあります。またミスや失敗を誤魔化してしまう社員は、相手の反応が気になりすぎて言いたいことが言えないケースに陥っている可能性が高いです。

コミュニケーションが円滑になる改善テクニック

コミュニケーションに苦手意識をもつ人の特徴を把握したら、意思疎通を円滑にするテクニックを確認していきましょう。「コミュニケーションの分析」「相手への関心」といった意識をもつことで、コミュニケーションを円滑なものにすることができます。

コミュニケーションを分析する: コミュニケーションそのものを分析することが、職場での意思疎通を円滑にする1つ目のテクニックです。話し方に代表されるコミュニケーションですが、バーバル・コミュニケーションやノンバーバル・コミュニケーション、アサーション・コミュニケーションなど、さまざまな種類に分類されます。各コミュニケーションについて調べてみて、どれが足りていないのかを客観的に確認してみましょう。

コミュニケーション分析には、下記記事も参考にしてみてください。

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また、意思疎通の行い方が、人によって異なることも理解しておきましょう。元来明るい印象を与えられる若手社員はロジックを鍛える、冷静な印象を与えられる若手社員は身振り手振りに気を配るなど、それぞれに異なる工夫が必要です。コミュニケーションの種類や、周囲にどのような印象を与えているかといった事実を書き出すことで、意思疎通に対する冷静な分析を行えるでしょう。

相手への関心を大切にする: 相手への関心を大切にすることも、コミュニケーションを円滑にする重要な要素です。特に画一的な答えを求めがちな若手社員は、マニュアルよりも相手のタイプに合わせた意思疎通に重きをおくようにしましょう。

一例を挙げると、「理路整然とした報告が好きな上司」と「雑談が好きな上司」では、適切な報告の仕方も異なるのです。まずは相手への関心を大切にし、どのような意思疎通が好みかを推測してみると良いでしょう。

下記ではほかにもコミュニケーションを円滑にするためのスキル向上テクニックをご紹介しています。ぜひご参考ください。

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部下や同僚にコミュニケーションの苦手な人がいる場合、どう対応すべき？

最後に、部下や同僚がコミュニケーションへの自信を失っている際の対処法を紹介していきます。「話を最後まで聞く」「話しやすい空気を作る」といった対策によって、部下や同僚に自信をもたせることができるでしょう。

話を最後まで聞く: 職場の人がコミュニケーションに苦手意識をもっている場合は、話を最後まで聞くスタンスを大切にしましょう。相手との人間関係にもよりますが、同じ立場にいる同僚へのアドバイスは、さらに自信を失わせる可能性があります。

また、部下へのアドバイスも、話を最後まで聞いたのちに行うことが大切です。苦手意識をもちながら、なんとか相談を持ちかけた事実を認めることが先決です。

話しやすい空気を作る: 話しやすい空気を作ることも、コミュニケーションへの苦手意識を持つ方への適切な対応です。意思疎通に苦手意識をもつ部下がいる場合には、「仕事以外の話題を振る」といった方法で、壁を作らないことが大切です。
また、定期的な1on1などによって、話せる場を作ろうとしている企業も増え始めています。

画一的なコミュニケーション能力ではなく、自分なりのコミュニケーションスキルを磨こう

多くの若手社員にとって、最初の関門となることが多いコミュニケーション。「得意ではない」という認識から、ストレスを抱えてしまう方も少なくありません。
しかし、意思疎通に苦手意識をもつ根本的な原因は、固定概念が完璧主義といった意識が強すぎることです。「コミュニケーションが苦手」と感じている若手社員は、紙に書き出して分析するといった方法で自分の意思疎通の方法を分析してみましょう。
また、同僚や部下がコミュニケーションへの自信を失っている場合は、聞き役に徹することが大切です。マネージャーを始めとした管理者は余計なアドバイスによって固定概念が強くなり、仕事に支障をきたすリスクがあることを加味し、適切な対策を用意しましょう。