テレワークのコミュニケーション不足を解消する4つの方法

近年、テレワークが浸透し始め「仕事は会社に出社しておこなうのが当たり前」という時代ではなくなってきたように感じる人もいるでしょう。テレワークによって新しい働き方が可能となり、子育てや介護で忙しい人や地方に住んでいるため通勤が大変という人でも働きやすい環境になりつつあります

企業にとっても働き手にとってもメリットがあるテレワークですが、対面でないために生じる問題も少なからずあるようです。ここでは、テレワークでのコミュニケーション不足で起こりうる課題と解決方法を紹介します。

テレワークにおける課題

総務省による「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究（平成29年）」では、テレワーク導入による課題として次のような調査結果を発表しています。

【テレワーク導入により課題となった事柄】
・情報セキュリティの確保　43.7％
・適切な人事労務管理　37.4％
・対象業務が絞られる　29.7％
・導入による効果の把握など　29.2％
・テレワークに対応した社内制度作り　27.8％
・社員同士のコミュニケーション　26.5％

14問ある設問のうち「社員同士のコミュニケーション不足」は26.5％で6番目に入っています。コミュニケーションの活性化は生産性の向上にもつながるため、社員間のコミュニケーションを大切にしたいと考える企業は多いでしょう。

コミュニケーションは、日々の関わり合いのなかで生まれるものです。同じ職場で顔を合わせて仕事をしていると、朝のあいさつや他愛もない会話などをする機会がありますが、テレワークの場合は、通常の働き方と比べて「対面で話す」機会が圧倒的に少なくなります。

コミュニケーションが希薄になると個々のモチベーションの低下へとつながる可能性があり、企業の生産性にも大きく影響を与えることになりかねません。

コミュニケーション不足がもたらすデメリットについて

コミュニケーション不足による懸念材料として「きちんと話が伝わっているかどうか」が挙げられます。私たちが対面で話をするときには、言語・非言語の両方を使ってコミュニケーションをとっています。

・「言語」＝話す言葉そのもの
・「非言語」＝表情やジェスチャー、声のトーンなど

テレワークでは、オンライン会議システムを利用することもあるでしょう。オンライン会議は相手の顔を見ながら話すことができますが、細かい表情や態度まではわかりづらく、非言語コミュニケーションがとりづらい傾向にあります。

そのため場の空気を読むことが難しく、相手にきちんと話が伝わっていなかったり、反対に相手の発言に対する自分の認識が正しいのかどうか不安になってしまったりすることがあるのです。

また、オンラインではチャット機能を活用する機会が多いものですが、活字だけのやりとりが誤解を生むことも少なくありません。言葉尻がきつい文章になったり、要点だけを伝えるそっけない文章になったりしやすく、淡々とした印象を与えてしまいます。

コミュニケーション不足を解消する方法

テレワークは仕事で必要なときにしか相手にアプローチしないため、どうしても人との関わりが希薄になってしまいます。対面で話す機会が少ないからこそ、テレワークでは密なコミュニケーションは必須です。離れていても同じ職場の仲間であるという意識を強めるためには、次のような方法があります。

コミュニケーションの場を設ける

対面で仕事をしていると、息抜きにコーヒーを飲みながら軽い会話を交わすことがあるでしょう。この「雑談」はコミュニケーションの第一歩であり、テレワークでも似たような場所があれば、ぐっと親睦を深められます。月に一度出社日を設けるなど、直接会話をする機会をつくるのが望ましいですが、家が遠かったり介護や子育てがあったりして、出社できない社員もいます。

そこでおすすめしたいのが、「リモートでコミュニケーションをとるための時間と場所」をつくることです。仕事とは関係のないフリーチャットルームを開設し、自由につぶやいたり、会話を楽しむ場を提供したりするのがよいでしょう。

チャットツールの活用方法

テレワークでの連絡は、チャットツールの活用が一般的です。チャットは対面ではなく活字でのやりとりになるため、ちょっとした気づかいが必要となってきます。

文字で自分の思いを伝える手段として、絵文字や顔文字があります。仕事の連絡で多用するのはタブーですが、適度に使うことはコミュニケーションの活性化につながります。

たとえば「よろしくお願いします」という一文の場合、「よろしくお願いします！」や「よろしくお願いします(^^)」などと書けば、相手に与える印象がずいぶんと違ってきます。社内の連絡チャットでは相手の役職や立場を考慮しながら、適度なフランク感を出してみるのがよい方法です。

またチャットで会話するときには、言い回しにも注意が必要です。対面だと相手の表情や口調から感じ取れる部分がありますが、活字ではうまくいかないことも多いでしょう。そのようなときには、たとえば「今後は、忘れないように注意してください」よりも「次からは、忘れないように注意してくださいね」と表現したほうが、相手に柔らかい印象を与えることができます。

メッセージの確認をこまめにおこなう

対面で仕事をしているときに困ったことや確認事項があれば、すぐに聞くことができます。しかし、テレワークではチャットがメインとなるため「質問に対して返信が遅い」「チャットを見逃していた」などの理由で、意思疎通がうまくいかないこともあるでしょう。

テレワークでは、メッセージをこまめに確認することが重要です。すぐに回答できない場合はその旨を連絡しておくことで、相手をイライラさせずに済みます。

ICTツールを積極的に活用

テレワークにおけるコミュニケーションは、ZoomなどのICTツールを積極的に活用するのがおすすめです。説明しづらいことや込み入った話などでは、チャットでコミュニケーションを図るのに限界があります。
でもオンライン会議システムを使えば、たとえ対面には及ばなくとも、活字で会話するよりもずっとコミュニケーションがとりやすいでしょう。

まとめ

テレワークの導入は、企業側と働き手の双方にメリットがある一方でコミュニケーション不足に陥りやすいという課題もあります。しかし、テレワークならではの工夫や気づかいがあれば、十分かつスムーズにコミュニケーションをとることが可能です。

・コミュニケーションの場をつくる
・オンライン会議システムなどのICTツールをうまく活用する
・チャットでは表現方法を工夫する

テレワークでは、これらを意識できるように企業側が体制を整えることが大切です。テレワークのコミュニケーション不足解消は、企業の生産性向上へとつながります。この機会に、社内環境の見直しを検討してみるのはいかがでしょうか。