【施設運営者インタビューvol.4】東京ミッドタウン八重洲カンファレンス

Q.01 会場の特徴を教えて下さい。

東京駅地下直結、オフィスビル直結という立地の良さが強みです。
グローバルな催事内容から、株主総会、研修、ケータリングを呼ぶ懇親会まで幅広いニーズに応えられる会場ですので、ご利用いただく内容もいずれの用途に偏ることなく、均等にいただいている状況です。

当会場は、通常の会議室の他に、大会議室、イベントスペース、スタジオという、それぞれ特徴の異なる3つのスペースがあります。
大会議室は重厚感を押し出した内装でご好評をいただいており、イベントスペースはクリエイティブな発表にふさわしい開放感のある雰囲気にまとめています。また、スタジオは配信などの需要にも対応しており、多種多様なニーズのいずれにもお応えできる会場になっています。同じフロアにあるカフェとも連携しており、柔軟なケータリング対応ができるのも強みです。
また、「POTLUCK YAESU」や「未来特区プロジェクト」など三井不動産の取り組みの活動の場となっている部分もあります。時間貸しの会議室という枠組みにとどまることなく、三井不動産の取り組みと併せた“イノベーションフィールド”として価値を創出していくことが、この会場の特徴と言えます。

運営して数ヶ月という新しいビルですが、すでに多くのリピーターのお客様がいらっしゃいます。また、三井不動産グループが運営する他ホールからの引き合いや、県を越えた遠方からのご利用もございます。アクセスが良いという立地の強みだけでなく、当会場を利用するお客様は当グループの宿泊施設を法人料金で利用できるなどホテルステイを含めた包括的なプランもご用意しており、三井不動産グループの総合力を生かしたご提案を評価頂いております。

Q.02 普段どのようなことを意識して施設を運営されているのか教えてください。

私どものサポートは、お客様が当日のイベントをいかにスムーズに開催できるかだと考えております。イベントそのものの進行はお客様が行われるわけですが、その開催までのおもてなしを的確に行う必要がありますよね。
お電話などでお問い合わせをいただき、そこから打ち合わせまではワンストップで行うわけですが、お客様のご要望はスタッフに逐一共有して、すべてスムーズに進められるよう気を配っています。
また、業界によっては同じ日に同業他社がブッキングするのはNGという企業も多いので、スタッフが必ず予定を確認しています。

どのスタッフが何を質問されてもスピーディにお答えできるよう、準備をしています。
例えば、会場の機材はスペックが高い分、「使い方が分からない」とおっしゃるお客様も少なくありません。私どもも新しい機器は常に勉強しながら、サポートをさせていただいております。

昨今は、ハイブリッド型のご利用ニーズがたいへん高くなっています。お客様はすでに他の会場でハイブリッドを成功させた実績を持っていらっしゃる方が多く、どこまで外部の業者を入れるかといった点についても、お客様とご相談しながら都度ご提案をしております。

機材に関しては、ご自身で操作したいというニーズもあるのでマニュアルを作るようにしたり、iPadで基本的な操作ができるようにしたり、工夫をしています。
例えば、会場の照明や音響操作、壁に備え付けた複数のカメラを切り替える、ズームインズームアウトなどは、機器の操作に慣れていないお客様もiPadなどで簡易的にで操作可能です。
オンライン、オフラインの両方に対応したハイブリッド会議は、コロナが落ち着いても依然としてニーズが高いですが、こちらの機材であれば会議の邪魔をせずに撮影もしやすく、違和感なくイベントの進行をしていただけるかと思います。

Q.03 この会場の魅力を一言で表すとしたらどのようなことか教えてください。

やはり先ほど申し上げたように、交通の便が良いというのが最大の魅力ではないでしょうか。
自社オフィスでやるよりも、気分が変わると言いますか、新しい視点を持てるということはあると思います。
実際にお客様からも「新しくオープンしたところは、勢いがあって良いね」というお褒めの言葉をいただいたこともあります。他の施設と比較すると、2〜3倍ほど予約率が高くなっていますので、そういったところでも勢いを感じられるかもしれません。
空間として会議室をお貸しするのではなく、機材も含めて設備を整えて良いものを提供しようという姿勢で運営しています。

Q.04 会場運営している中で、一番嬉しかったことはありますか。

ホスピタリティへの感謝の言葉をいただけると、やはり嬉しいですね。
イベントが滞りなく無事に終わりましたよ、とお客様から一言いただけると、良かったと胸をなで下ろしています。

会場のスペックは、オープンの段階で最高レベルのものを揃えたという自負がありますが、スタッフのホスピタリティという面ではまだまだ勉強しなければという気持ちもあります。
三井不動産としても、CS（顧客満足度）にこだわり、満足度を高めていくのはもっとも大切にしていることですが、これは機材などのハード面だけでなくソフト面、すなわちスタッフの知識やホスピタリティが充分でなければ達成することができません。

今は幸いにも好評をいただいて、なかなか予約が取れないというありがたい状況ですが、嬉しい状況だからこそ、スタッフとしてこれからも邁進してまいりたいと考えています。

Q.05 過去の会場利用の中でユニークな事例を教えてください。

ブランドの社内発表会も、非常にきらびやかでした。発表会と華やかな立食パーティがセットになっていて、ヨーロッパからデザイナーの方もいらっしゃり、さまざまな言語の言葉が飛び交う空間になっていて、印象的なご利用の一つです。
なお、ケータリングも当会場には複数種の提携先があります。ご利用者様にニーズに合わせたご提案ができるかと思います。

Q.06 過去要望されて困ったこと、また、それに対する解決策の提案を教えてください。

ビル全体の安全にリスクが生じるような事柄は、残念ながらお断りせざるを得ないこともありますね。ここでしっかり判断させていただくことによって、カンファレンスのご利用者様から同じビル内にお勤めの方まで、安心と安全を提供することを優先しております。

Q.07 会場を提供する中で、失敗事例はありますでしょうか。

失敗ではないですが、今後の課題で言うならば、これからは英語で応答できるようになっていると良いかなと考えています。
グローバル化が進み、海外のお客様も増えているので、英語や他の言語で質問をいただいた時に、スタッフ一同がスムーズに対応できたら良いなと。
失敗というより、転ばぬ先の杖、という感じでしょうか。

Q.08 ハイブリッド開催では、一体感の醸成や双方向のコミュニケーションが取りづらいことが課題という声がきかれます。演出やコミュニケーションの方法など、リアルイベントに負けない体験をつくるための工夫があれば教えてください。

オンデマンドで何度も再生して楽しめるのは、ハイブリッド開催の醍醐味のひとつと言えるのではないでしょうか。
グリーンバックを使ってさまざまな画面構成ができる、会場の外にいる参加者がコメントを投稿して、それをリアル会場で読んで、というのもリアルイベントのみではできない楽しみだと思います。
今後は、こうしたデジタル面は常にアップデートをして、快適にご利用していただけるように整備していく予定です。

Q9. コロナ5類変更でイベントの開催制限がなくなったことによる影響や変化はありますか？

先ほど申し上げた「スタートに勢いがある」というのは、この5類変更というタイミングと重なったこともあるのではないかと思います。
パーテーションを用意する必要がなくなったり、催事を控える風潮から当たり前に開催できるという風潮へ変わっていったり、ということですね。
こういう会場を求めていた、という企業様のお声を多くいただいているのも、コロナ5類変更によるところが多少あるのではないでしょうか。

Q10. 会場として今取り組んでいること・挑戦していることを教えてください。

ケーブル1本、変換器ひとつのような小さな備品、小物のご要望を受けて、足りないものを少しずつ充実させていくことが、今取り組んでいることです。
始まったばかりなので、お客企業様の「これが必要」、「これが足りなかった」ということを共有させていただき、最新の設備に見合う備品を一つずつ揃えていく最中です。
タブレットにしても今はさまざまな種類がありますから、なるべく私ども当方で準備しておけるように心がけています。

また、設備が最新ですので、機材の使い方を覚えて、私どもが体制を整えていくというのも意識しています。
具体的には、日報や週1回のスタッフ全体会議で、お客様の意見を共有する、課題進捗状況を確認し合って進めていくということを行なっています。

Q11. ゆくゆくやりたいと思っている挑戦を教えてください。

他の会議室や会場の運営をどのようにしていらっしゃるか、というのがとても気になります。
同業他社様がどのようにされているのかは、見学したり勉強会に行ったり、してみたいですね。
現実的なお話をすると、今は三井不動産としてやりたいことをすべて詰め込んで船出したと言う状況ですので、これを続けて何が見えてくるか、それが分かってから「ゆくゆくやりたい」という挑戦が見えてくるのではないかと思います。

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