会議に“解釈”は不要。「すごい会議」が提唱する会議の問題点【スマート会議術第4回】

ビジネスのプロたちがどのようにして会議を効率化、高品質化しているのかを探る連載企画「スマート会議術」。今回は独自のノウハウで企業に改善提案を行う「一般社団法人すごい会議」のメンバーであり、数々の企業にコーチング、ファシリテーション、コンサルティングを提供しているデルフィー コンサルティング株式会社の代表取締役・久保田記祥氏にお話を伺いました。
世の中に存在する多くの会議は、共通した大きな問題点を抱えていると久保田氏は話します。その問題点とは、どのようなものなのでしょうか？

推測を真実のように話すから「問題」を発見できない

――多くの企業をコンサルティングされる中で、会議における一番多い問題点はなんですか？

“解釈”で話す、ということに尽きますね。
自分が学生のころは、大人はちゃんと数字を見て判断していると思っていました。でも、実際に社会人になってみると、そんな人はどこにもいませんでした（笑）。みんな憶測を真実のように話すんですよ。たった数個の事実を基に解釈しています。

例えば、「あの営業の人はすごい」とか言いますよね。でも、具体的には何がどうすごいのか、漠然としています。売上額が大きいのか、成約率が高いのか、訪問件数が多いのか、わからずに「すごい」とだけ言いがちなんです。
実際に何がどうすごいのかを分析してみると、成約した単価が大きいだけだったりすることがよくあります。

――そうした“解釈”が、どのような弊害を生むのでしょうか？

解決すべき問題が何かを特定できない、ということです。
解釈で話していると、本当に得たい成果を得るためには、何を解決すればいいのか問題がわからない。会議において共通する課題は、ほぼこの1点に尽きます。とにかく「事実」と「解釈」を区別することが重要です。
区別をせずに会議をしても変化は生まれませんし、実際には単なる「情報共有」に終始してしまっていることが多いのです。

――「変化を生もうとしていない会議」というのは確かに多い気がします。

約束が交わされていない会議が多いのも問題ですね。ふわっと「こんな感じならいいよね」と言うけど、誰がいつまでに何をするのか決まっていないんです。
それで、あとになって「え、俺がやるの？」となる。会議には参加者×時間分のコストがかかっていることを考えると、何も生んでいないどころか、逆にかなりの損失です。

でも、何かを変えるのは、正直なところ面倒なんですよね。ルーティンワークに慣れてしまっていると、それを壊すのは本当に面倒です。改善提案なんて、そのへんにしまっておきたいというのが人間の本音でしょう。
だから、会議で何かを変えるためには、明確に約束を交わして、やることをリストにしないといけない。会議で重要なのは、その約束を交わすこととリストを作ることです。

多くの会議で見落とされている3つの問題

――指摘されているとおり、注意すべきポイントが明確化されると改善案を実行できそうな気がします。

約束とリストを作って進捗を追う企業って、実はとても少ないです。
良い会社はしっかり進捗を追うんですけど、多くの会社では「こういう理由でできません」という言い訳が出てしまいがちです。そこで、僕ら「すごい会議」のメンバーは、「どうやったら予定どおりできますか？」と聞くようにしています。このように、世の中の会議における問題のほとんどは、これら3つの「問題を特定する」「約束する」「進捗を追う」ができていないことが原因です。

――そうした状況を変えるためには、やはり外部から人を呼ぶ方が効果的なのでしょうか？

そうですね。だからこそ、僕らがコンサルティングをする意味のひとつは、ムードを持ち込むということなんです。
会議を変えようとしても、多くの場合においてはそれまでと同じ雰囲気でやってしまいがちです。雰囲気が変わらずに新しいことをチャレンジするのは難しいんです。
確かに僕らは、テクニカルなノウハウも持ち込みますが、何よりも「雰囲気を持ち込む」というのはとても大きいですね。

例えば、世の中にある名言や格言の後ろに「松下幸之助」とついていたら、どれも「おお！」って納得しますが、そこに「40歳フリーター」とついていたら説得力がなくなりますよね？そういう「コンテキスト（文脈）」を、雰囲気で持ち込むようにしているんです。「これなら新しいことをやれるぞ」と思える雰囲気ですね。

――そうした問題を、外部から人を招かずに組織の中だけで解決するには、どのようなテクニックがあるのでしょうか？

テレビでクイズ番組を観ていると、別に商品がもらえるわけでもないのに、つい答えを言ってしまいますよね。あれは、質問されているからなんです。でも「○○しなければならない」と言われると、人は途端にサボることを考えてしまう。テクニックとしては、そこを利用することですね。

――そこを利用？

言葉を操作して、「どうすれば自分たちは○○をできるようになる？」と問いかけるんです。問題の定義を、巧妙にすり替えているともいえます。
基本的に皆さん、「起こってほしくないこと」を問題と定義するのですが、僕らは「解決すると目標に到達できるもの」を問題として定義するんです。仮に、年収300万円の人が2人いたとして、5年以内に年収1億円にしたいという人と、5年以内に500万円にしたいという人では、きっと結果が違いますよね。
だから、会議は嫌々やるものではなく、「成果を出す」という高い目的のためにやっているのだと意識を変えることが重要です。

誰かの意図が入っていない「無加工のデータ」が重要

――会議の参加メンバーはどのように選ぶべきでしょうか？

私が見ている会議は経営会議が多いということが前提になりますが、基本的にはトップからメンバーを選んでいくようにしています。
ただし、現状から先に進みたい場合と、現状を安定させたい場合とでベストメンバーが変わることがありますので、メンバー選びは目的別に行うべきです。過去を報告する会議と、未来を創る会議のどちらなのかをまず見極めましょう。

――人数は？

大人数でやると意思決定ができなくなりますので、やはり6人前後がベストですね。経営会議でも、年商400億円クラスの企業までは6人で十分です。

――真っ先に「会議に必要なもの」といえば何が挙げられますか？

しっかりと事実が記載されている、加工されていないデータですね。誰かの意図や解釈が入っていない「事実」です。そして、そもそもデータをしっかり読める人は多くはいませんので、読める人を育てることも望ましいです。
会議の中で一番大切なのは、先ほどもお伝えしたとおり「問題を発見する」ことなのですが、「どうやらこれが問題らしい」と見込みがつけば、その仮説が“解釈”ではなく“事実”であることをデータで検証する必要があります。
ただし、そうしたデータをまんべんなく準備して会議に持ち込むのは不可能ですので、予め検索できるようにしておくべきです。僕が実際に見てうまく機能している会社は、会議の参加メンバー6人に加えて、的確にデータを出せる人が加わっていることが多いですね。

会議室選びは“気”の良さがポイント

――会議室は、どのような所がいいですか？

“気”の良い場所というのが大事ですね。例えば、落ち着いた雰囲気のホテルのラウンジと、ビジネスマンが忙しく行き交うチェーン店のカフェとでは、大きく雰囲気が変わりますよね。それと同じで、ちゃんとセットアップされて整った会議室だと、真剣に未来について考えたくなるものです。未来に向かうということは「可能性を見つけて行動する」ことの繰り返しですので、気分が暗くなると動けなくなってしまうんですよ。

――“気”の良い会議室を選ぶポイントはありますか？

やはり窓があって、光が入る会議室のほうが良いと思います。ちょっとした会議ならいいかもしれませんが、経営会議など、大切な会議は時間がかかるものです。窓のない会議室で何時間も会議を行うのはしんどいですよね。
あと、個人的には部屋のにおいはとても気にするようにしています。

――そうした会議の場合、社外の会議室を利用されることが多いですか？

経営会議の場合、初日は社外でやることが多いですね。携帯電話の電源はオフにしてもらい、関係者以外の会議室への入室は、休憩時を除き禁止にします。あと、会議中に部下の方がメモを持ってくるケースがあるのですが、参加者の集中力を削ぐので、絶対に禁止としています。
大きめな会社であれば、社内でも雰囲気の良い会議室がありますので、2日目以降はそこを使うこともあります。ただ、初日はこれまでと雰囲気を変えるために、社外の会議室を使うことがほとんどですね。

――ほかに、会議の進行などで気にされていることはありますか？

小さなメモ帳やポストイットを、各メンバーの前に準備するようにしています。意見を述べる際に、必ず紙に書いてから発表してもらうためです。
そうしないと、どうしても思いつきの発言になってしまうんですね。それが、紙に一度書くことで、意見が整理されて簡潔になるんです。あと、経営会議は長時間に及びますので、コーヒーや水などの飲物と、糖質や炭水化物を補給できるお菓子を用意してもらいます。

――最後に、より良い会議をするために心掛けることがあれば教えてください。

会議をするまえに、問題の定義を自分で変換してみることです。「○○しなければならない」を「どうすれば○○できるか？」と置き換えてみると、たいていのことは自分だけでも答えが出るはずです。
それは個人で解決できる問題であって、会議すべき内容ではありません。それでも解決方法が出ないものを、集団で会議するべきですね。