「会議のプロ」コラボラボが実践する“発言しない人”をつくらない会議術【スマート会議術第5回】

女性起業家の支援を目的に、新事業や新商品開発を手掛ける株式会社コラボラボ 。約2,000名の女性経営者が登録するコミュニティを運営し、女性やベンチャー企業の視点を求めている企業とのマッチングを行っています。

取引企業も、国内の大企業からFacebookなどの外資企業、内閣府といった行政組織まで多岐にわたります。異なる分野の才能を引き合わせ、化学反応を誘発する「ミートアップのプロ」であるコラボラボ代表取締役・横田響子さんに、「人が集う場」である会議への心構えについてお話を伺いました。

女性の活躍促進をビジネスにしたきっかけは、個人的な動機だった

――「女性起業家支援」を事業として始めるきっかけは、どこにあったのでしょうか？

10代のころから女性の活躍を促進するビジネスをやろうと決めていたんです。
私は中学・高校と共学でしたが、まわりに優秀な女の子が多かったんですね。しかし、同級生で優秀なのに社会で活躍しようと考える女の子は少なかったんです。
私は10代のころから「早く働きたい」「自分が活躍できる場所を作りたい」と思っていて、それがコラボラボを立ち上げるきっかけのひとつですね。

――企業に対して女性起業家を紹介されていますが、女性起業家と組みたい企業は何を期待していることが多いのでしょうか？

そもそも社内に女性が少なく、顧客に近い女性からの意見を求めたいという場合や、違う視点がほしいという場合が多いですね。それと「男女の違い」以前に、社内から出てこないアイディアがほしいという場合もあります。
特に大企業であればあるほど、消費者の立場なら当たり前の目線を忘れがちなんです。

弊社が紹介をしてディスカッションを行った結果、「なぜこんな素朴な提案が社内から生まれてこなかったんだろう!?」と驚かれる場合もあるくらいです。

――そんなに違うものなんですね。

よく「男性と女性の経営者に違いはありますか？」と聞かれるのですが、大きく違うのは「生活者視点」や「消費者目線」といったものだと思います。

女性は小学校低学年のころから、どんなヘアゴムを買うかといったレベルから真剣に商品を選んでいます。その分、ビジネスがスケールしづらい、大きな規模になりにくいといわれるのですが、女性経営者による提案は消費者の延長でありながら経営者目線でもあるというところが特徴だと思います。

会議を「プロフェッショナルの仕事」として徹底する姿勢

――企業文化や社会的背景も異なる大企業や行政と女性起業家との会議はコミュニケーションが難しいと思うのですが、どのような工夫をされていますか？

プロジェクトベースの会議ですと、代表的事例として内閣府の仕事があります。
そこでは主要団体が4団体あり、協力団体としてさらに4団体が加わっています。そうした多くの参加者がいる会議をうまく動かすためには、「誰がどんな役割を担うのか」と「誰がどんな分野を得意としているか」を把握し、責任配分を決めることからスタートするのがコツだと思います。

そして、そこで最初に決めたことをきちんと資料化する。そうすれば、あとから新しく追加された団体やメンバーにも、その資料を渡せば済むんです。

――スタートが肝心だと？

そうです。責任の所在を明らかにすれば、各自が自主的に動くようになります。ですので、最初に会議の「ゴール設定」と「役割分担」を明確にすることが重要です。
次に結果を見て、PDCAサイクルを回して改善できるようにします。

――しくみはシンプルなんですね。

内閣府のプロジェクトのように関わるメンバーが多い会議は時間も短く、3ヵ月に1回など頻繁には行われません。ですから、極力会議を効率良く進めるためにそうした方法を取り入れています。
とにかく、プロ同士の連携であり、大人の関係であるので、やるべきことは各自がやるという意識でやっています。

――行政・大企業・ベンチャーなど文化が違う方々が集まると思うのですが、コミュニケーションの仕方に工夫はありますか？

ないですね。やはり大人の関係ですので、もしコミュニケーションに問題があれば、次の年からプロジェクトを外れてもらうだけです。もちろん、強い想いがあれば挑戦してもらいますが、合わずに降りてもらうこともあります。

会議室やシステムは、会議の種類に合わせて臨機応変に対応すべき

――会議室を選ぶ際の基準はありますか？

内閣府の会議の場合は事務方が選びますが、私たちがコントロールできる打ち合わせでは自分たちで場所を選びます。特に何かを決定するための会議ではなく「アイディアを発散する場」では、いかにラフな場所で集まるかということを意識しています。これは、Facebookさんとの仕事を通して感じたことなのですが、アイディアを発散するためにはできるだけオープンでカジュアルな空間のほうがはかどるんです。

――会議の進行方法や場所において、これまで印象的だった会議について教えていただけますか？

「国・行政のあり方に関する懇談会」という内閣官房の会合が数年前にあったのですが、それは特徴的でしたね。まず、会議内容がすべてネットでライブ中継されるということ。そして、20～30年後の国のあり方を考えようという会議だったため、比較的若い世代が集まっていたことでした。

最初の会議室は厳かな円卓で行われたのですが、比較的フランクな会議だったこともあり、「こんな場所でラフな発言はできない！」ということになって、2回目からは机をすべて取っ払いました。

内閣官房の会合「国・行政のあり方に関する懇談会」 のサイト。

――会議室の雰囲気は重要だということですね？

参加者が17人ほどいたのですが、全員が2時間半の会議で意見を出すのは難しいんですよね。

そこで独自のシステムを使い、発言をリアルタイムに議事録として文章化するようにしたんです。さらには、話し合われている議題に関して、賛成や反対の意見や知っている関連事例などを、システム上でリアルタイムに投稿できるようにしたんです。

――それは便利そうですね。

ファシリテーターはそれらの情報をリアルタイムで確認できるので、次に誰をあてるのか考えることができるんです。なかなか画期的なシステムでした。

よく「しゃべらない人が会議に参加しているのは意味がない」と言われますよね。そのため、「会議に参加する人数は多くしないほうが良い」というのが一般的です。しかし、ツールと工夫次第で、参加者の人数が多くても十分に有益な会議は行えるのかもしれない、と感じる経験でしたね。

――では最後に、「会社の成長と会議の関係」についてのご意見をお聞かせいただけますか？

私は、会社の成長と会議の内容が良いか悪いかは、それほど直結しないと思います。ただ、成長している会社は忙しいから会議が短いという傾向はありますね。あと、元気がない会社ほど会議の場で誰かが誰かを怒っている。
数字で事実を速やかに伝えられずにいると、「誰かが誰かを怒っている」ような状況が生まれるんですよね。うまくいっている会社ほど、知りたい数字をきちんと出せる状況にある、という傾向があると思います。