ブレスト？オリエン？キックオフ？会議の種類は目的に合わせたスタイルを設定しよう

一口に「会議」といっても、その種類や内容、スタイルはさまざまです。会議の目的や目指すゴールに合わせたスタイルを事前に設定しておけば、参加者の選定から場所の選択、そして会議そのものもスムーズに行うことができます。
目的に合わせた会議のスタイルについて考え、必要に応じた会議スペースや貸し会議室を選ぶようにしましょう。

いくつもある、会議のスタイル

会議とは複数の人々が集まり、ひとつの結論を導き出すためのものですが、そのスタイルはさまざまです。ではこれから、代表的な6つのスタイルを紹介しましょう。

1．報告・連絡型会議

参加者が自分の担当領域についての報告をして、決裁者が判断を下すスタイルの会議です。会議そのものよりも、参加者同士の情報共有や組織としての意思決定の徹底という性格が強く、トップダウン型の企業で多い会議の種類になります。

2．意思決定型会議

参加者が自由に意見を出し、それを踏まえた上で最終的に決裁者が判断を下すスタイルの会議です。この場合、決裁者は最終決定とは異なる意見に対して、なぜその決定を下したのかを合理的に説明する責任を負います。

3．問題発見型会議

トラブルやアクシデントは、あらゆる場面で起こりうるものです。しかし、対症療法的な対応では再発を防ぐことはできません。「なぜこのトラブルが起こったのか」という原因を深く掘り下げ、本質的な解決方法を探る必要があります。
このスタイルの会議では、役職や立場にとらわれずに率直な意見交換をすることが良しとされています。

4．スケジューリング会議

スケジューリング会議とは、目標達成のための日程決めを行う会議です。例えばある決定事項について、「いつ・誰が・何をする」など、やらなければならないことについて予定を組みます。
1つのプロジェクトに対して複数の部署が関わっている場合、各部署で事前に当面の予定をまとめ、最終的に代表者が集まってスケジュール調整を行うのが一般的でしょう。

5．コーチング会議

コーチング会議では、上司や指導者が、部下に対してこれまでの経験から得た成功法や失敗例などについて情報共有をします。個々のスキルのほか、企業全体としての生産性UPにもつながります。

6．アイデア創出会議（ブレインストーミング）

いわゆる「ブレスト」で、新たなアイデアが必要なときに使われる会議です。ある課題に対して、短時間に集中して多くのアイデアを出し、その中から優れたものを抽出するという方法が一般的です。

ブレストでは自由な発想と自由な発言が求められる

前項で最後に挙げたブレストには、守るべきルールがあります。それを補足しておきましょう。

ブレストは、「いかに多くのアイデアを出すか」が重要ですので、発想を阻害する「否定」という行為はNG。「そのアイデアはつまらない」「コストがかかりすぎる」「現実的でない」…このような発言は厳禁です。

そのアイデアがおもしろいかどうか、実現可能かどうかは会議のあとで検証すれば良いのですから、ブレストの最中は1つでも多く提案することを心掛けましょう。また、ブレストでは全員が積極的に発言できる雰囲気づくりが大切です。参加者を絞って少人数にし、比較的小さな部屋で行うと効果的でしょう。まるで宴会のように盛り上がったブレストになれば成功です。

オリエンやキックオフ、コーチングの別の意味とは？

「オリエン」「キックオフ」といった言葉を良く耳にします。これは、複数の人が集まるという点では会議と同じですが、「検討し決定する」という本来の会議とは、少々目的が異なります。
また、先に述べたコーチング会議については、違った意味を含んでいる場合もあります。それぞれについて、順に説明していきましょう。

オリエン

「オリエンテーション」の略で、社内的には新人教育の一環として行われます。会社の方針や状況、ルールなどを説明し、理解してもらうためのもので、説明会と考えれば良いでしょう。また、受注した案件についての理解を深めるために、クライアントから説明を受けることもオリエンと呼びます。

キックオフ

プロジェクトがスタートする時点で、関係者一同が集まって行われるものです。リーダーによってプロジェクトの内容や目標などが説明され、参加者の役割分担を確認し合います。社外スタッフがいる場合には、お互いの自己紹介など、「顔合わせ」の機能も果たします。

コーチング

コーチングとは、簡単に言えば人材育成法という意味ですが、会議においては「参加者の知識やアイデアなどを上手く引き出すこと」を目的として、そのテクニックを使う場合があります。

日本人は大人しい性格から、積極的に発言する人は少ない印象です。とくに、新入社員や職務経験が少ない人の場合はなおさらです。会議をしても、結局いつも決まった人たちだけが発言をしている……。これでは、せっかくの会議も生産性の低いものとなってしまいます。

コーチング会議では、上手くコミュニケーションをとりつつ、参加者が自ら発言しやすい環境を整えることが求められます。そのため、会議の進行役であるファシリテーターがコーチングスキルを持っていると、効率が良いでしょう。

会議の目的を正しく認識することが大前提

このように、会議の種類やスタイルはさまざまで、それによってどのような姿勢で臨めば良いかが変わってきます。
報告・連絡型会議なら、自分の担当領域について精密な情報を用意しておく必要がありますし、どんな質問にも答えられるよう、準備しておかねばなりません。
ブレスト型会議であれば、その場の集中力と瞬発力が命です。
さらに、クライアントからのオリエンに参加するなら、テーマについての基礎知識を身に付けておくことで、より理解が早く、深くなるでしょう。

会議開催における注意点

最後に、会議を行う際の注意点についてまとめましたので、参考にしてみてください。

会議の目的をはっきりとさせる

会議のスタイルと併せて、その会議が何のために開かれるのか、会議の目的を正しく認識しておくことが重要です。認識・共有がきちんとできていないと、参加者の意識にズレが生じたり、どんな発言をすれば良いのかわからなかったり、ということになってしまいます。

こうした問題が起こるのは、会議のまとめ役に問題があるのであって、参加者が悪いわけではありません。ですが、「会議に呼ばれたけれど、目的が良くわからない」という場合には、事前に参加者からまとめ役に問い合わせ、確認しておくようにしましょう。

事前準備はしっかりと

会議の効率を下げないため、事前準備はしっかり行いましょう。会議のテーマや目的を明確にしたら、当日のアジェンダを作成し、事前に参加者と共有しておきます。そうすれば、会議の進行をスムーズなものにできます。

目的に応じた参加メンバー

会議のメンバー選出は、なぜその人が必要なのか、きちんとした理由付けが必要です。目的に応じた立場ではないのに参加をしても、有意義な発言はできないためです。

本当に必要な会議かどうか

会議開催を決定する前に、まず「本当に会議が必要か」について考えてみましょう。会議を開くとなると、参加者はその間、大切な時間を拘束されることになります。情報の共有やメールなどで済む問題ではないか、いま一度考えてみてください。