社内コミュニケーションはなぜ重要？活性化させるポイントと効果についても

人間関係をよくするためには、普段からコミュニケーションをとることが欠かせません。とくに仕事をする上では、円滑なコミュニケーションは何よりも大切といっても過言ではないでしょう。同僚など横のつながりや、上司・部下といった縦のつながりなど、社内ではさまざまな人間関係が存在します。

なぜ社内コミュニケーションは重要だといわれるのか、その理由と効果について、これから具体的に見ていきましょう。

社内コミュニケーションの重要性

ビジネスをする上で欠かすことのできない「報連相」。基本中の基本であるにも関わらず、意外とできていない人が多いといわれています。これは、日ごろからコミュニケーション不足の場合に起こりやすく、「どうもいいづらい」などの理由からついつい怠りがちになってしまうのが原因のようです。

また近年は働き方改革によって、テレワークやフレックスタイム制度など、独自の勤務体制を取り入れる企業が増えてきました。働きやすい環境が手に入るというメリットがある反面、対コミュニケーションについては、以前と比べて希薄になってしまう傾向にあります。

社内コミュニケーションに課題があると感じていて、早急に問題解決に向けて取り組まなければと危惧する企業は意外と多く、コミュニケーションの重要性は誰もが感じているところといえるでしょう。

コミュニケーション不足は業務にどのくらい影響する？

人事ポータルサイト「HR総研」が2016年におこなった「 社内コミュニケーションに関するアンケート調査」によると、大企業・中小企業問わず、社内コミュニケーションに課題を感じるかという質問に約8割の企業が「大いにそう思う・ややそう思う」と回答しています。

また、コミュニケーション不足は業務の障害になるかとの質問には、97％とほぼすべてが「大いにそう思う・ややそう思う」と回答したことがわかりました。このように、ほとんどの企業がコミュニケーション不足に問題を感じていて、何とかしなければと思いながらも、そのままになっているというのが現状のようです。

いっぽう、社内における情報共有については、メールやイントラネットがあるので「ある程度共有できている」と答えた企業が6割程度。しかし、「十分に共有できている」との回答はわずか4％と極めて低い数値にとどまり、「あまり共有できていない・ほとんど共有できていない」と答えた企業は全体の2割という結果となっています。

メールのcc機能やイントラネットがあるため、コミュニケーションが薄くても情報共有に問題はないと思える反面、やはりそれでは不十分だと感じる企業も多いことがわかります。

社内コミュニケーション不足によるデメリット

社内でコミュニケーションがとれていないと、実際には、どのような問題が起こるのでしょうか。

・作業効率が悪くなる
・社内（チーム内）の雰囲気が良くない
・個々の能力が最大限に発揮できない
・離職率の増加
・協調性の低下

社内でのコミュニケーションが希薄だと、このように、さまざまなことに影響が及ぶ可能性があります。ビジネスの基本である報連相ができない、部下への指示がきちんと伝わらないことが続くと、行き違いや無駄な作業が増えてしまいます。

また大企業では、部署同士のコミュニケーション不足が問題となることも多いようです。部署間で情報共有ができていないことが原因で、社内だけではなく、顧客に対してもトラブルとなってしまうことがあります。

また、社内の雰囲気がどこか殺伐としていてモチベーションが上がらないなど、職場環境にも問題があると個々の能力が十分発揮できず、結果的にチーム力の低下、さらには企業としての生産性が下がってしまうおそれもあります。

メールやイントラネットでの情報共有では、何か不手際があっても「見ていない人が悪い」という風潮になりがちです。社内で人間関係における不満や悩みがあるとストレスがどんどん溜まり、離職を検討する人なども現れるかもしれません。

このように、社内でのコミュニケーション不足は会社全体の士気を下げることになり、本来ならもっと伸ばせる業績も頭打ちということになりかねないのです。

社内コミュニケーションの効果

社内の雰囲気がいまひとつ良くない、みんな仕事を頑張っているのに思うような成果が得られないという場合は、一度社内コミュニケーションを見直してみることをおすすめします。コミュニケーションの活性化がどのような影響をもたらすのか、その効果については次のとおりです。

・互いの人間性を知ることで仕事がしやすくなる
・問題のスピード解決
・生産性の向上
・改革案やクリエイティブな発想が出やすい
・勤務時間の短縮
・企業イメージの向上

社内コミュニケーションが円滑になると、実に多くのメリットを得ることができます。日ごろからコミュニケーションをとっていると、親近感が湧きやすく業務連絡などもスムーズにできるため、個々のパフォーマンス向上やチーム力アップにもつながると期待できます。

また、報連相をきちんとすることで、課題やトラブルにもいち早くアプローチすることが可能となるでしょう。

情報共有がスムーズにおこなわれれば、業務は効率化されて生産性が向上します。作業効率が上がるということは、勤務時間の短縮にもとても有用です。また、コミュニケーションが活性化することで情報量が増えるため、改革案やクリエイティブな発想が出やすくなることもあります。社内の雰囲気がよくなれば、自由に発言しやすい環境への変化も期待できるでしょう。

このように社員の満足度がアップすると、就職・転職情報サイトなどでも「働きやすい職場」という口コミが広がり、企業イメージの向上につながるというメリットもあります。

コミュニケーション活性化のポイント

いきなりコミュニケーションの活性化といっても、何から始めればよいかわからない人が多数だと思います。一方的にコミュニケーションをとろうとしても、その目的や真意がわからないと、相手はとまどってしまうかもしれません。

そのため、まずは全社員を対象にアンケートをとり、日ごろどのような場面でコミュニケーション不足を感じるかなど、ひとりひとりの意見を聞いてみるのがよいでしょう。その上で、ニーズに応じたコミュニケーションを考え、実践してみることをおすすめします。

一口にコミュニケーション活性化といっても、その方法はさまざまです。クラブやサークルの発足や運動会の実施、イベントを企画したりレクリエーションを開催したりする、他部署との交流会や経営陣との定期面談をおこなうなど、有効な方法はたくさんあります。

また対面ではありませんが、社内報の配信も立派なコミュニケーションツールのひとつです。実際に多くの企業が社内報を発行しており、毎回、中身を楽しみにしている社員も多いようです。

まとめ

近年、SNSの普及による影響のためか、コミュニケーションをとるのが苦手という人が増えたといわれています。もちろんSNSも立派なコミュニケーションツールではありますが、対面ではないがゆえに、あらぬトラブルに発展してしまうことも少なくありません。

企業は人があってこそ成り立つものなので、今一度社内コミュニケーションの重要性について、みんなで一緒に考えてみてはいかがでしょうか。

社内コミュニケーションのために、チームビルディングや研修を行うのもおすすめです。国内最大級の貸し会議室検索サイト「会議室.COM」では目的に合わせた会議室・会場を紹介しています。会場探しには貸し会議室検索サイトを活用してみてください。

全国の貸し会議室・会場・ホールを探したい方はこちら！
＞研修・勉強会に最適な貸し会議室・ホール・レンタスペースを探す
＞セミナー・講習に最適な貸し会議室・ホール・レンタルスペースを探す
＞目的から探す