議事録の作成・共有に役立つアプリ・ツール5選

議事録の作成で困ることって？

議事録とは、会議の内容や決定事項を正しく記録した文書のことです。出席者があとから会議の内容を確認しなおすのはもちろんのこと、会議に参加していない人も、その内容を共有するために必要なものといえます。

議事録には「議題・決定事項・やっておく事柄（To Do)」をできるだけ簡潔に記載するのが望ましいです。しかし、会議の種類やテーマによっては内容が厚く、あとからわかりやすくまとめるのに四苦八苦してしまうことも珍しくありません。

時間が経てばたつほど記憶はどんどん薄れていくので、会議が長かったり内容にボリュームがあったりする場合は、議事録作成がどうしても煩雑になりがちです。しかし、会議終了後できるだけ早いうちに作成するのが鉄則となっており、目安は24時間といわれています。

正確性の担保として、会話内容をすべて録音できるICレコーダーを使用する手もありますが、これはこれで、あとから内容をすべて聞いて作成するのはとても手間な作業といえます。

議事録作成・共有に役立つツール・アプリ

「できるだけ短い時間で、わかりやすい議事録を作りたい！」と、作成担当者になったら思うもの。そんなとき、会議をしながらリアルタイムに近い状態で議事録を作成できるアイテムがある、となったらどうでしょう。時間のロスを防げますし、その場で正しい情報を共有できるなど、メリットは大きいですよね。

そのメリットを実現し、「議事録は、あとから作るもの」という概念をも覆してくれるのが、今回紹介する議事録ツールです。Wordテキストやメモ帳とは違い、バックアップとしても機能するほか、ほかの人とも内容をオンラインで共有できる優れものばかり。中には、リアルタイムで複数人による編集と作成ができるものもあるので、順に見ていきましょう。

GIJI

株式会社アジャイルウェアが提供する「GIJI」は、議事録に特化したクラウド管理型ツールです。2017年に事業譲渡を受けた旧サービス「SING」を、「GIJI」として再開発し、2018年2月にリリースしました。アカウントとネット環境、利用内容によっては費用が必要となりますが、議事録の作成・管理・共有などが簡単にできるので、使い慣れればとても便利なツールといえます。

GIJIの特徴
・基本情報の定型化などにより、誰が書いても見やすい議事録を作成できる
・直感的な操作で、並び替えやラベル付けなどを簡単に行える
・テキストでの書き出しが可能
・作成中の議事録を、参加者全員とリアルタイムで共有・編集できる
・会議終了と同時に仕上がった議事録を共有、承認の確認ができる
・作成された議事録は日付順でリスト表示され、検索機能もある
・「決定・宿題・重要」マークをつけられる
・オフラインでの作業が可能
・各メンバーについて権限を設定できる
・添付ファイルを追加できる

複数人がリアルタイムで編集することができるため、記載内容の漏れやミスが激減するというメリットがあります。会議終了後の編集ももちろん可能で、各人が「サイン」ボタンを押すことにより、承認完了となります。議事録の作成から承認までにかかる時間の短縮に、大きく貢献してくれるでしょう。

このように、会議が終わってから作成するイメージが強い議事録も、クラウド管理型のGIJIなら、会議前・会議中・会議終了後、どのタイミングでも作業に取り掛かることができます。会議をするからには議題は決まっているはずなので、そのアジェンダに沿った見出しを事前に作成しておき、あとは会議が始まってから適宜追加修正を重ねていくと良いでしょう。

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、Dropbox社が提供するサービスの1つ。ユーザー数も非常に多く、Dropboxを使い慣れている人はPaperについても違和感なく使用できると思います。

Dropbox Paperは登録者複数人でドキュメントの共有・編集ができるので、あらゆる資料の共有に便利です。Android版とiOS版のモバイルアプリもあり、出先でも気軽にアクセスできるのも人気のようです。

Dropbox Paperの特徴
・複数人でドキュメントの作成・編集、レビューや承認が可能
・ドキュメント上で、タスク管理やユーザーへのメンションなどができる
・特定部分へのコメントが可能
・Googleカレンダーとリンクできる
・フォーマットの自動化機能を持つ、独自の議事録テンプレートがある
・どんなファイルでも表示できる
・リンクをドキュメントにドロップするだけで、表示・再生ができる
・モバイル アプリ（iOS/Android）を利用すれば、いつでもアクセス可能
・タスクの期限が迫ったときなど、お知らせ機能がある

Dropbox Paperの一番の特徴は、Googleカレンダーとリンク可能な議事録テンプレートが備わっていることです。Googleカレンダーで予定を管理している人は多いと思いますが、議事録テンプレート内にあるカレンダーの予定をクリックすれば、日時や参加者など、その情報に紐付いた議事録フォーマットを作成できます。

Dropbox Paperはメンバー複数人で議事録を作成できるほか、コメント内容に対し「解決・未解決」を選ぶこともできるので、見た目にもわかりやすく、To Do管理に困ることはないでしょう。

Evernote

Evernote社がリリースしているEvernoteは、個人的な情報を整理するツールとして使用している人が多い印象です。しかし、Evernoteには便利な議事録フォーマットが用意されていて、Evernoteならではの使いやすさが魅力となっています。

Evernoteの特徴
・手書きメモやホワイトボードなどをスキャンできる
・撮影画像内の文字も含めた文字検索や、添付ファイルの中身も検索できる
・録音機能がついている
・共有ボタンからノートの閲覧・編集権限を付与することができる
・Evernoteアプリを使用していない人でも共有URLで閲覧可能
・モバイル端末からもアクセス可能で、いつでも最新情報が共有できる
・プレゼンテーションモードを搭載している
・ペーパーレス会議を実現できる

Evernoteの議事録では、手書きのメモやスマホで撮影した画像を、簡単に議事録に取り込むことができます。画像や資料の添付などはほかの議事録アプリでも可能ですが、Evernoteの議事録で特筆すべき点は、文字検索が可能だということでしょう。

議事録ノート内の文字だけではなく、画像内の文字のほか、WordやExcel、PDFといったファイルの中の文字まで検索することが可能です。そのため、必要な部分を見つけ出すのに苦労しませんし、会議中にホワイトボードを使用した際などは、スマホでパシャリと撮影してEvernoteに取り込んでおくだけでよいです。

また、共有ボタンでノートの閲覧・編集権限を付与することができ、アプリを使用していない人でも、共有URLから最新の議事録を見ることができます。このEvernoteの議事録は、ノートの内容が見やすいようにプレゼン仕様の大画面にすることも可能。録音機能も備わっているので、あとから内容を確認したいときなどに重宝するでしょう。

Stock

一般的なチャットツールは流れが速いと埋もれてしまいますし、さまざまな話題が入り混じるため、必要な情報を見つけるのに一苦労なことがあります。株式会社リンクライブが提供するStockは、このような悩みをすべて解決。タスク管理に紐づいたチャットが可能なので、ノート形式で作成した議事録について、簡単に情報共有することができます。

Stockの特徴
・余計な機能がなくてとにかくシンプル
・ITに疎い人も安心。直感的でわかりやすく、すぐに始められる
・議事録などのノートをフォルダー形式で管理できる
・ノートにはテキスト以外に、画像や動画もドラッグアンドドロップで簡単挿入
・ノートに紐づいたタスク管理が可能
・個人及び、チームのタスクも管理できる
・テーマごとにメッセージのやり取りができるため会話が煩雑にならない

Stockはチーム内の情報を、誰でも簡単に残すことができる便利ツールです。議事録の作成や事後共有はもちろん、議事録に関連するタスクもチームで管理できるため、作業効率アップを図ることができます。とてもシンプルでわかりやすい仕様なので、「IT関連は苦手」という人でも、安心して使うことができておすすめです。

Onenote

Onenoteは、マイクロソフト社提供のノートアプリです。一番の特徴は、とにかく自由度が高いこと。テキストや画像、Excelで作成した表なども、ひとつのノートに自由に配置することができます。ほかのアプリにありがちな、グレードアップによる課金はなく完全無料。使用できる端末数も、制限はありません。

Onenoteの特徴
・複数のノートブック、セクション、ページにまたがって管理ができる
・タグ付け可能
・テキストや画像やExcelなど、自由にレイアウトできる
・スタイラスや指で書き込める
・ノートの修正や装飾も自由。蛍光ペンやインクコメントの追加も可能
・音声ノートの録音や、動画の埋め込みができる
・複数人でノートブックを共有できる

自由度が高いうえに、直感的な操作が可能。例えばノートに貼り付けたExcelなどは、わざわざダウンロードしなくても、ワンクリックすればExcelが起動します。スタイラスや手書きやリストなど、さまざまな方法で記入ができるため、議事録中のメモ取りもスムーズにできるでしょう。

完全無料でどの端末からも使えて共有可能なので、誰でもすぐOnenoteを始めることができます。ただし、保存先がOnedriveなので、ドライブの容量が不足すると追加の費用が発生します。

まとめ

会議中はただひたすらメモを取り、会議終了後は、できるだけ早急に議事録としてまとめなければならないため、作成担当者には手間と時間の負担、プレッシャーがかかってしまいます。

しかし、会議中にリアルタイムで作成でき、しかも複数人で同時に取り掛かれるツールがあれば、議事録作成の負担はぐっと少なくなります。

「時は金なり」ともいいますし、手間や時間の負担を軽減し、誰にでもわかりやすい議事録を作ることができる環境は、理想的ですよね。会議の前から終了まで、その場でリアルタイムに共有できる便利な議事録ツール。今後機会があれば、一度使ってみてはいかがでしょうか。

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