会議中 メモるふりして…【会議のオキテ01】

会議にまつわる、あるあるを川柳にする「会議のオキテ」。
最近の会議ではノートパソコンを持ち込んでいる人も多いですが、皆さん、会議に関係あるメモや議事録を、きちんと取っていますか？会議の時間も立派な就業時間。とはいえ、長い会議は緊張感に欠け、集中力も切れてしまいますよね。集中力を切らさない会議のコツをご紹介します。

自分の稼働は1時間いくらですか？

会議には、ノートパソコンを持ち込むことが多いかと思います。
皆さん、議事録をとったり、大事だと思ったことをメモしたりしていますか？

いえ、大抵はほかの仕事をしています。会議の話を聞きながら、メールのやりとりをしている人は多いですね。ひどい人は、関係ないサイトの記事を読んでいたり、ショッピングをしていたり…。

「会議HACK!」で会議の達人たちにお話を聞くと、会議にノートパソコンの持ち込みを禁止しているケースは多いそうです。そうしないと、せっかく貴重な時間を割いて集まっているのに、集中できずに時間を無駄に過ごしてしまうからです。

毎月ちゃんと給料がもらえる会社員になると、ついつい自分の時間あたりのコストを忘れがちです。
例えば、あなたの月収が30万円とします。会社は保険や福利厚生費などを負担しているので、人件費は50万円くらいになります。すると、月20日働くとして1日25,000円のコストがかかる計算になります。時給約3,000円。5人で会議をすれば、1時間あたり15,000円が費やされるわけです。

会議に集中するためにノートパソコンの持ち込みを禁止にしてもいいのですが、それでは根本的な解決になりません。問題は、会議中にほかの作業ができてしまうことなのです。緊張感に欠け、集中力も求められていない会議が行われていることが問題なのです。

集中力の限界は20分

1時間の会議をダラダラするなら、時間を30分にして緊張感と集中力を高める努力をするのもいいでしょう。あるいは、必ず全員がテーマを持って、発言することを義務付けるのもいいでしょう。いつ誰がどんなテーマで発言するかは、緊張感を生むためにも、なるべく即興で決めるほうが良いでしょう。

「人間の集中力は20分程度しか続かない」という説もあります。議題を決めて、1時間を3分割するのもいいでしょう。時間がいっぱいあると思うと、緊張感も集中力も切れてしまうという経験は、皆さんもあるかと思います。

物理学者のアルバート・アインシュタインが、一般相対性理論を説明するときの有名な言葉があります。

「熱いストーブの上に1分間手をのせてみてください。まるで1時間ぐらいに感じられるでしょう。ところがかわいい女の子といっしょに1時間座っていても、1分間ぐらいにしか感じられません。それが相対性というものです」（「アインシュタイン150の言葉」／ディスカヴァー・トゥエンティワン）

長く退屈だった会議も設定さえ変えれば、きっと1分間ぐらいに短く充実した時間になるに違いありません。